城建档案利用服务的研究

郭喜萍 铁岭市城市发展服务中心

城建档案集中包含了大量的城市政府相关信息，它主要包括涉及一个大型城市的重要建筑物、道路以及重要桥梁、公用设施、地下排水以及管线工程设计等的勘察、规划设计以及工程质量管理，贯穿着一个大型城市的整体人口、经济、社会、资源、环境等各个方面。尤其是在涉及一个城市公共基础设施建设的管理、商品房管理开发、公有住房管理出售等各项改革创新实施建设工作的各方面，城建规划档案一直发挥着重要的指导作用，突显城市经济社会建设和城市社会经济发展的重要历史价值。因此，城建档案的利用在需要接受社会公众广泛监督、实现政务公开方面，承载着来源于社会服务于社会的功能。

一、城建档案利用现状分析

第一，城建档案的实际保护利用在随着我国经济社会建设的不断快速发展而发生变化。因此，城建档案开发利用工作至关重要。其主要有效利用价值表现形式是在办理城市建设、工程管理与城市建筑设计、司法行政调查档案取证、办理土地产权转移登记管理产籍等服务过程中要提供有效城建利用档案依据，实现城建档案的实际有效利用价值，而产生巨大的社会效益和经济效益。但是城市建设和管理服务，对城建档案实际有效利用价值需求相对超前于城建档案本身，城建档案在利用观念和实际利用管理手段上往往显得薄弱而又不能满足经济发展的实际需要。

第二，从城建档案的实际保护利用以及服务市场需求的总体来看，城建档案在推进我国现代城市规划、建设、管理活动中，实际利用越来越广泛，服务着经济社会的各个领域。

二、各种因素对城建档案利用的影响

(一)社会环境因素的影响

从社会宏观上面来看，城建档案的资源利用方式受制于国家发展政策与经济社会发展环境的双重制约，带有一定的社会倾向性，引导城建档案的资源利用方向。例如，国有企业资产重组、企业资产兼并与体制改革等各项清理工作的深入推进，房地产国有产权应然是企业资产清理的工作重点。因此，这方面的档案近年来一直仍然保持着较高的资源利用率。

(二)本地区经济建设需要城建档案馆的支持

近几年，旧城改造、基础设施建设、房地产开发等项目建设需要提供档案利用的服务数量在逐渐增多。

(三)自身因素对利用的影响

1.馆藏状况：在馆藏内容方面，我们要丰富馆藏增加类。我们明确要求所有建设工程施工方在竣工时应提交给档案馆具有立项规划文件、建设工程用地规划文件、征地补偿文件、拆迁补偿文件、勘察测绘和施工设计论证文件、开工设计审批论证文件、竣工设计验收论证文件等这些必要性的文件。此外，馆藏各类档案中还普遍存在着一些较高利用率但价值不高的档案材料也往往占据着档案库房的多余空间，这些都大大加重了档案调档的工作难度。

2.服务状况：职工业务素质与现场接待人员查档服务水平可能受到一定程度限制。虽然大部分城建档案馆对城建档案相关工作人员在公众提供城建档案利用服务方面，已经成功进行了一定的专业知识系统教育和相关业务培训，并且已经取得很大的进步，但是城建档案利用服务社会意识还不高，没有将城建档案的潜在社会价值充分发挥转化成为现实的实际价值。

三、我国城建档案利用服务的主要趋势

(一)城建档案政务服务公开

在辽宁档案政务信息服务平台上展示了2016年城市基础建设工程相关设计文件档案管理综合利用暂行办法，依据《中华人民共和国档案法》第十九条的由国家档案管理部门负责保管的城市工程设计档案，一般正常情况下都应当自工程档案管理形成之满三十年向社会社会公众开放。档案相关管理规章《城市建设档案管理规定》(建设部政府政府令第90号)第十一条城建档案馆对接收的城建档案设计资料管理应及时对其进行收集登记、整理、编制等并作为档案检索信息管理工具。各级城建档案部门应当继续支持企业开发城建档案信息服务资源，并按照执行国家有关政策规定，向广大社会公众提供档案服务。并写上城建档案馆查询地址电话。

(二)城建档案利用服务多元化

在未来的建筑行业快速发展中，城建档案宣传利用技术载体的发展性和多样性，将直接促使城建档案利用载体宣传利用相关信息处理服务的专业性和应用载体会越来越多。目前纸质城建档案仍然用于传统的查阅、复印等利用信息处理服务，照片或者图像类的档案在城建宣传利用信息服务平台上仍然可以实时展现，音像视频档案文件可以被制作成影片用于广播电视新闻媒体专题报道节目，电子文件档案可以用于社交网络。档案利用信息服务载体综合利用信息形式在合理配置利用和有效开展档案宣传教育推广利用方面，潜移默化地直接影响城建档案信息载体综合利用信息服务的社会整体利用效果。

(三)城建档案利用服务查询功能由单一性向多样性转变

城建档案利用服务由查询功能的单一性，发展成为具有编纂、宣传和综合利用功能的多样性。

1.城建档案资料编纂管理形式不断创新。现阶段由于目前我国城建专用档案的专辑编纂学术研究工作水平相对较低，还有的只是停留在城建档案主要内容的编辑简单化和再整合，我们还仍然需要不断提高城建档案专辑编纂学术研究工作水平，进行各种不同主题性的档案编纂研究调研、制定、收集各种类型相应不同研究主题的城建档案，编辑资料集结打印成册，开发城建档案的重要应用价值。方便广大社会公众的及时进行查找和合理收集利用。

2.城建基础档案管理服务宣传教育工作服务形式不断创新。城建档案信息资源综合利用管理服务形式可以依靠不同的形式服务，一方面，为广大社会公众提供基于我国传统的城建基础档案信息资源综合利用管理服务。另一方面，也可以直接做成各种声像档案通过广播电视、网络媒体进行推广宣传。丰富城建档案的工作宣传。

3.城建档案管理资源综合利用服务形式不断创新。城建档案管理资源综合利用档案管理服务形式应逐步走向平民化、便捷化，使档案资源综合利用管理服务更多地体现具有服务宽度和发展方向，包括积极建立学术官网、创建学术期刊，重视学术刊物内容建设为广大社会公众提供了高学术水准的档案科学技术研究成果，将为加快促进经济社会档案资源综合利用城建档案服务事业发展进步推向一个新的历史高度。

四、对提高城建档案利用率的建议

(一)控制和优化馆藏

首先，要严格确定执行标准和适用范围。要按照城建档案的管理具体性、重要性、利用率等四个指标体系来准确满足现在和未来的实际工作要求，对城建档案制定接收档案标准和统一确定工作重点档案范围。以声像照片资料中的档案管理工作为题举例，其实很多档案声像照片资料中的档案都完全是按照我们每一个人的主观性和爱好等来进行收集拍摄的，珍贵的档案声像资料画面往往未能真实地被记录下来，因此，要及时研究制定一套有效的档案声像资料形成、收集、整理、管理以及相关工作措施与管理操作流程规范。其次，要严格控制鉴定档案主要管理工作量的内容，即不仅仅是包括对所有需要进馆的档案相关资料进行检查以及验收资料进行收集整理，也包括对所有进馆前的相关资料档案的秘密保护等级记录制定统一的接收标准，还有些档案不在相关标准规定范围内，但是确实具有充分利用馆藏潜质和有价值的进馆档案也应及时收集起来保管。最后是在类型上还要注意保持数量多样化。目前我国馆藏照片档案的类型仍然相对比较单一，大部分只能是纸质类等文件类型档案，极小的一部分只能是照片类等文件类型档案。但是照片文件档案越来越多地已经受到馆藏档案照片利用者的广泛青睐，鼓励社会公众定期捐赠档案照片，也就是希望通过定期开展档案摄影艺术创作比赛等方式来帮助公众拍摄和收集整理合并收集制作出一批具有长期保存和可利用收藏价值的档案。

(二)重视城建档案的利用保护，提高我国全民的城建档案保护意识

1.政府可以通过申请资助建立一个国家永久性城建档案保护陈列馆。例如，展馆室内可以公开展览一些综合利用大型建筑物的实例，有关“城市记忆工程”，旧城区建筑改造的大型实景图片或其他有关建筑声像视频资料等档案；在我国城市建设管理工作上具有突出贡献的全国先进人物谱等。

2.每月组织人员进行一次全市城建档案科普宣传教育以及实践培训活动。根据近年来城建档案的资料整理以及利用调查情况分析，发现一些房地产开发商与一些住房业主之间的房地产产权转让纠纷，而且到城建档案馆来查档的人越来越多，而且在原来的很多人普遍不懂得如何利用查阅城建档案，可以此作为案例对广大市民们进行城建档案宣传教育，减少此类违法事情的再一次发生，保护广大市民们的合法权益。

(三)城建档案是一种多功能的信息源，城建档案工作是一项信息性的工作

1.城建档案利用工作的根本目的，就是利用开发城建档案信息资源，将保存的城建档案及其信息利用资源充分提供给广大社会各界利用，发挥其潜在的利用价值，从而为经济社会的持续发展和推动人类的社会进步做出贡献。“利用档案”和“提供档案信息利用”工作是城建档案信息利用业务工作的两个基本方面，是它泛指对档案利用者和档案工作人员而言，二者紧密相联，相辅相成。

2.城建档案工作是反映城市建设及其发展过程历史的真实记录，是政府建设、维护、管理一座城市的重要依据，城建档案工作具有真实记载历史、科学提供参考和可借鉴等的作用。把档案利用服务事业作为城建档案工作联系社会的一个重要窗口，工作质量做得如何，也是直接衡量城建档案馆档案业务管理工作整体开展的顺利程度和衡量档案工作效果主要标志。

3.组织做好城建档案管理工作能够检验档案服务优劣，既不仅可以直观看出城建档案的分类收集，整理、编目、鉴定保管、编研以及档案开发和监督管理等在城建档案管理各个环节服务质量优劣好坏，也能看出城建档案管理工作人员的业务水平和整体文化服务理念，服务态度。我们十分重视做好档案利用服务工作，及时认真听取人民群众意见反馈，对各项档案利用工作的有效开展、改进，必将起到极大的指导促进作用，从而有效地推动城建档案管理利用档案服务整体务水平的不断稳步提高。

(四)做好事前充分准备工作是当前做好城建档案资源利用服务管理工作的重要基础

1.牢固树立正确的利用服务方向意识。引导档案管理工作人员牢固树立正确服务理念，是认真搞好管理服务工作的根本素质前提。在快速发展时代条件下，档案管理综合利用业务技术管理服务工作人员，始终应紧紧围绕促进国民经济和社会发展的各项事业服务。在这一总的工作方针原则和政策指导下，去认真扎实做好档案综合利用业务和信息化等技术服务资源的合理利用，整合档案利用开发和各项重要基础设施档案利用业务管理相关工作。除了树立坚定利用服务方向意识，还必须牢固树立坚定利用敬业理念和良好的服务态度，做到人员要始终具有高度的事业心和社会责任感，有默默无闻、吃苦耐劳、精益求精、甘愿无私奉献的精神，才能耐心主动地为档案利用者服务，并不断提高工作质量和服务水平。

2.正确处理全宗与馆藏之间关系的是档案工作者应具备的一项基本素质。只有业务熟练，对整个系统馆藏全宗的具体内容、全宗的具体表现形式、全宗与整个馆藏之间的相互联系及在存放档案资料库架上的具体位置了如指掌，才能为广大档案资源查访者及时随地提供便利快捷的档案查询处理服务，从而有效地减少查阅档案或者调卷档案的重复工作性和盲目性，并且能增强档案查询工作的主动性和及时服务的有效性。

3.及时准确把握社会公众需求。通过多种形式组织做好社会公众调查和媒体查访者的相关信息及时反馈收集工作，把握现代社会对合理利用服务档案的迫切需求，是我们做好利用服务档案工作的重要关键。因为只有“知己知彼”，我们才能有的放矢地把变被动转化为主动，从而准确把握做好利用档案工作的基本规律。自觉主动地做好利用工作。

(五)档案打印复制品提供利用服务

1.关于档案打印复制品提供利用服务，多数只是作为对凭证出示证明的使用，出示凭据证明一定内容要准确，不可显示出任何重大差错，并必须加盖有效单位公章。关于制作利用现有档案复制本，一部分也就是主要作为对制作现有利用档案的重要性及利用广泛程度及现有档案最大使用量进行综合分析考虑，目的就是为了有效地保护原始档案，为了更长久的利益提供最大利用量的档案复制服务。档案摘录副本可根据实际档案利用量及档案制作单位的实际利用需求，制作档案时的副本或摘录形式分为两种：一是档案副本摘录内容主要应准确如实反映所有利用档案打印复制资料原件的所有重要性及组成功能部分，摘录档案单位人员可只随意自由选取其所利用需要的某些部分。二是可以采用现有档案印制复印、手抄、打印、印刷或利用影像艺术摄影四种档案复制制作方式两种均可，但对所有利用档案打印复制资料件的利用制发档案权限规定范围和利用档案复制批准书的利用档案权限复制范围等都应严格按照档案管理、以利便于进行利用档案安全性的保密和对利用档案单位权益的有效进行维护。

2.在管理利用工作服务相关工作中的人应能够充分发挥人的主观能动性。通过创新开展档案信息利用服务工作管理行为，最重要的就是能够充分发挥人的主观能动性，通过运用多种形式，多种服务渠道，把创新档案利用信息主动及时地传递反馈给档案利用者，避免那种单纯被动管理利用工作服务的接收工作管理形式。在关于管理信息利用服务工作接收服务者的相关管理工作中，要尽量通过不断简化管理利用工作服务程序，提高管理利用工作服务者的工作效率，在充分注重企业保密、保护企业合法权益的基本前提下，以促进档案信息利用最大优化服务为主要利用服务活动目标。每一个参与创新开展档案信息利用服务工作者，应当在无任何理由条件自觉履行解除有效接收这一工作服务机制过程中的各种制约，从而最终有效形成接收工作服务合力。做到充分发挥和突出服务创新档案利用服务工作。

五、结语

对于城建档案的管理利用，表现了“以人为本”的服务价值理念，不仅我们档案管理工作人员业务技术精湛业务熟练，态度热情，提供了大量多种形式的档案咨询服务，服务价值理念在我们目前已有的服务理念发展基础上也还要不断寻求有新的发展变化。我们在深入研究如何建立和利用管理企业数字档案馆及如何利用纸质电子档案文件的问题时候，要充分吸取先进企业数字档案馆利用建立的实践经验，利用外部可行性的条件，把利用纸质城建档案相关信息与利用电子档案文件利用信息紧密联系结合起来以便于进行专业知识上面的创新。