在校史编写中助推档案工作发展<br/>——以黔东南民族职业技术学院为例

在校史编写中助推档案工作发展
——以黔东南民族职业技术学院为例

2021-11-23黔东南民族职业技术学院陈琳

办公室业务 2021年19期

文/黔东南民族职业技术学院陈琳

黔东南民族职业技术学院（以下简称“学院”）的馆藏档案承载着学院丰富的信息资源，记载了历史沿革、党群建设、教学科研、交流合作、招生就业、社会服务等诸多方面的工作，具有独特的历史性、原始性和直观性，为校史编写提供大量可靠的文字资料、珍贵的音像图片和直观翔实的实物展品。现就在校史编写过程中，如何进一步助推档案工作的开展进行探讨。

一、档案工作与校史编写的关系

学院档案馆按照《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》，在基于客观真实反映学院主要职能活动、便于保管和查阅利用的基础上，将档案的收集范围分为党群、行政、教学、科研、外事等12类，除了常规的纸质档案外，还不断充实扩展音像资料、实物展品、口述历史等进馆收藏。系统地、规范地收集各类载体档案，一定程度上保证了各类编研资料的完整性、准确性、可靠性。

校史是记录学院办学历程的编年史，体现了学院独特的办学理念和人文精神，具有“资政、存史、育人”的作用，其编写的过程需要依靠丰富的档案史料，需要持续不断地对文字、实物进行收集整理，需要对第一手资料进行去粗取精、去伪存真，最后经过提炼、加工、概括、升华才能定稿。校史既是开放展现历史档案的重要手段，又是促使档案工作进一步健全完善的助推器。

二、校史编写过程中存在的问题

（一）纸质档案受到不同程度的磨损。学院于2016年10月启动《黔东南民族职业技术学院志（1956～2015年）》的编写工作，秉承着求真存实的原则，需要翻阅大量的原始纸质档案。尤其一些历史节点、机构设置、干部任职、人物传记等，更是需要不断查阅相关资料以进行求证断论。例如为了核对学院“旅游与商务管理系”的更名时间，就要不断查找会议记录、会议纪要、批复文件等，多次的反复翻阅导致纸张受到一定程度的磨损，虽然在利用过程中尽量小心保护，但还是出现卷边的现象。学院办学历史悠久，尤其是一些老档案存放时间长、纸质本身就黄旧，因查阅利用而导致纸张受到不同程度的磨损。

（二）照片档案、实物档案归档不及时不完善。照片档案形式简单、直观形象、丰富生动，能够传递和表现出文字难以言喻的历史场景，在校史编写中具有独特的展现价值。由于日常工作中，往往侧重于纸质档案的整理归档，忽略了纸质照片、电子照片的收集整理，导致出现没有标准注述、漏归、缺失的情况。一是照片的注述不规范不具体，常见的情况是缺乏时间、重要人物位置的标注、事件等相关要素，选用该类照片只能凭当事人的回忆或者相关线索进行猜测，这在一定程度上违背了档案史料的真实性和原始性，只能忍痛弃之不选。二是反映学院历史沿革、重大活动、教学科研、社会实践的照片没有及时归档，造成明知确有其事，但却苦无照片编入院志的遗憾，如历届学生的毕业照片没有及时收集归档，使得能够展现学院浓厚办学历史的图文印证留下空白。

学院现存实物主要是历年获得的各项荣誉奖牌、奖杯、证书，各兄弟院校赠送的纪念品，教师出版的专著书籍等，不能系统地、全面地展现学院60年的发展变化，缺少历史厚重感。部分实物档案因为没有做好整理，出现磨损变质的现象，看不清楚上面文字、日期，从而无法为校史编写提供详翔实资料。

（三）凸显民族地区文化教育的特色档案较少。学院位于黔东南苗族侗族自治州州府凯里市，立足于少数民族地区，服务于民族职业教育，坚持“以服务为宗旨、以就业为导向、走产学研相结合的发展道路”的职业教育办学方针，在系部、专业设置上都有其鲜明的民族特色。但大量能够体现民族文化办学特色的档案都未能全面地收集、整理、归档，如非遗传承人培训、以苗侗医疗技术为基础的康复治疗技术专业资料、以民族地区特色旅游为依托的旅游管理专业资料；又如具有浓郁民族特色的校园建筑图纸、校服、校歌曲谱、教材教具等。在校史编写时，这些潜藏着民族文化底蕴的档案资料未能选编，实属遗憾。

（四）档案编研不丰富，档案宣传不深入。学院每年编有年鉴、大事记、干部任职简表、职称晋升简表、荣誉获奖统计表等，但仍有许多典型的大事要事，没有对其进行过专门的收集整理、查证研究和编研，例如四校合并组建学院、新校区建设、办学10周年成果、历届教代会和党代会、巩固扶贫成果等具有历史深意和未来查考价值的事件，而这些有关学院发展变迁的关键节点事件又必定是校史编写的参考重点。

档案凝结着历史连接着未来，当前加强档案宣传已成为时代发展的自觉和行动必然。依托各类载体档案，通过多种途径方式来展现学院历史文化，使得师生既可以得到精神熏陶和激励，又可以凝心聚力推动教育事业大发展。此次校史编写，映射出我院档案宣传力度较为薄弱的缺点，没有持之以恒地在广大师生中进行多途径、多角度的档案宣传动员，让师生员工了解什么是档案、如何收集保护档案、怎样发挥档案的现实和历史价值。

三、提升新时代档案工作水平的具体措施

（一）开展档案信息化建设。为彻底解决纸质档案在查阅过程中容易产生磨损这个问题，并积极响应国家提出的加快档案信息化建设的要求，2020年6月，学院档案馆启动馆藏档案数字化工作，从经济可行性和使用价值等方面出发，择重将文书档案、教学档案、照片档案等进行数字化加工并挂接档案管理系统。档案信息数字化建设既减少了纸质实体因为反复利用导致磨损或遗失的概率，又极大地提高了查阅利用效率，进一步增加了档案实体的安全性，最大限度地延长了保管期限，这是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，更为将来建设数字化档案馆奠定坚实的基础。

（二）强化归档意识，细化归档范围。在教育部颁布的《高等学校档案管理办法》的基础上，根据《贵州省档案局关于印发贵州省归档文件整理规则实施细则的通知》，制定《黔东南民族职业技术学院归档文件整理规则》，将文书档案（含党群类、行政类、外事类）以“件”为单位进行整理归档；其余类别档案，如教学类、基建类、财会类等以“卷”为单位进行组卷归档。两条归档线索，既符合上级有关文件的归档要求，又保留了高等学校组卷归档的特点。使得档案归档范围更加具体化、细致化、科学化，便于各系部的兼职档案人员能够及时地将各类有保管价值的档案进行整理归档。

结合学院办学实际，细化声像档案的归档范围，开拓归档思路，强化注述标准，重点从宣传部门、各系收集具有历史价值的声像档案，按照“谁产生、谁负责、谁归档”的原则，执行声像档案整理规定。扩大各类载体档案的征集范围，如学院在不同历史时期的校徽、校牌、校服、楼宇牌等；在对外交流中收到的贺信、题词、签名、书画等；教职工使用或形成的教具、仪器设备、工作证、手稿等；学生使用或形成的学生证、借书证、饭菜票、奖状、录取通知书、派遣证等；杰出校友名录、校友聚会合影、离退休教师口述历史资料等。

（三）围绕民族教育特色，加大特色档案挖掘力度。以学院办学理念为宗旨，以校园文化建设为导向，依托民族地区文化教育特点，深度挖掘师资教育、人文浸润、专业建设、建筑风俗资源，进而整合和优化民族文化特色档案，确保特色档案资源得到统一的收集、整理、归档和提供利用。积极通过多途径的征集方式，有计划、抓重点、分阶段地把具有民族职业院校文化特色的文字资料、影音图片、手工技艺、服饰音乐、实物绘画等的各种载体档案征集进馆。建设特色档案库，充分利用数字化先进技术，加强对特色档案的现代化管理和利用，使民族特色档案文化和历史文化、育人文化相互交融，充分发挥民族地区高职院校的人文魅力。

（四）挖掘编研素材，强化宣传示范。档案管理和校史编写在促进学院持续健康和谐发展方面起到了重要的推动作用。校史编写需要大量的史实资料、文献图片，日常档案工作一定要有新视野、新领域，有明确的超前性，建立健全的检索体系，按年度或按专题做好文件资料汇编，正确处理好档案积累和编研挖掘的关系，做到先“厚积”而后“薄发”。通过校史编写等编研工作，找准档案宣传的切入点，对前来利用档案的学院教职工、历届毕业生、社会各单位等进行《档案法》和档案保护意识的宣传，说明档案与每个人的生活、学习、工作息息相关，提升档案主体意识，让大家认识档案、了解档案、走近档案，从而真正关心和重视档案。