提升部门档案工作水平的方法

2021-11-23内蒙古自治区阿拉善盟贸易促进会杨芳

办公室业务 2021年19期

文/内蒙古自治区阿拉善盟贸易促进会杨芳

随着中国特色社会主义进入新时代，我们要解放思想、与时俱进，树立与新时代档案工作体制结构、职能任务、目标要求相适应的思想观念，打牢档案工作科学发展的思想基础，剔除一切不合时宜的档案工作思维定式、固有模式、路径依赖，创新思维，开拓档案工作新渠道。

一、部门档案工作现状

档案工作作为一项服务保障工作，必须在实践中紧紧围绕党和国家建设中心任务开展工作。一方面，要将档案工作纳入单位整体工作部署，提前进行论证、分工、顶层设计，与其他业务工作同部署、同跟进，防止条块分割、分散孤立、重复工作，形成纵向衔接、横向联动、纵横联合的一体化发展格局；另一方面，紧密结合新时代发展要求，积极为国家经济、文化、建设等领域服务，提供基础保障，担当作为，履职尽责。部门工作中涉及档案较多，各个工作岗位都建立了相应的工作档案。一个简单的部门，业务工作、人事、财务、公文收发、党建等工作档案必不可少。

（一）部门档案具体工作方面。建立重大项目、重要人事档案，规范档案收集工作，确保档案收集工作科学规范；完成档案接收工作，保存档案及相应的电子数据；及时更新档案电子统计台账，与传输、接收部门紧密衔接，做到随报随存。完善专业档案数据库建设，完成全部专业档案录入工作，列出目录清单方便查阅。

（二）部门档案人员配备方面。部门档案工作人员往往配备刚接手工作的年轻人或因身体原因导致不能担任其他重要工作岗位的人员担任，没有经过专业、系统培训，没有专业的工作技能，也没有设置A、B角色岗位替补。在实际工作中只求过得去不求过得硬，不能够运用先进的档案管理工具或方法把部门档案工作做到精益求精、无纰漏。

二、部门档案工作中存在的困难

部门档案工作有其独立性，但因为对考核评价的结果产生不了直接作用或不用对考核结果直接负责而不被重视。

（一）对档案工作重视程度不够。部门档案工作作为一个单位的基础工作，虽然发挥着举足轻重的作用，但是仅对各个工作环节产生作用，并不被纳入工作考核影响工作结果。因此工作中对待部门档案工作的态度没有被提高到一定高度。

（二）工作中没有独立使用的资金。部门档案开销往往与办公经费、公用经费合并使用，在配备专业设备、专技培训、专业软件采购等方面达不到独立资金支撑，部门档案工作人员想要进一步推动工作的热情时常被现实击败。

（三）工作人员专业技能得不到提升。作为一项受重视程度不高、对业务工作影响不能起决定作用、人员方面不能配备专业人才的工作，工作开展较为被动，只能依靠工作人员、依据上级文件、大范围组织的工作开展计划来推进工作，部门档案管理人员受系统档案培训机会较少，所掌握的档案知识不够全面、丰富，致使档案工作缺乏连续性，对于工作思路的创新或高质量完成达不到高标准。

（四）工作的信息化水平不高。新时代部门档案工作任务重、难度大、要求高，作为专业能力水平不高的部门档案工作人员理应适应新形势、迎接新挑战、谋求新发展，准确把握国家信息化建设的新趋势，及时了解部门档案技术手段的新动态，广泛借鉴其他单位创新发展的新举措，充分认清自身存在的差距和不足，切实增强开拓创新的紧迫感和自觉性。

三、提升部门档案工作的途径与方法

部门档案工作对其他工作的影响不容小觑，为全面建设社会主义现代化国家，我们要不断推动档案事业高质量发展，提升工作能力水平，改进工作方法，勇于推进档案工作“十四五”规划贯彻落实。

（一）加强思想认识，提高重视程度。部门档案工作虽然不是一项决定全局的工作，但却能影响工作进程甚至结果。在人事档案中，则可能影响人员发展、破坏和谐工作氛围。提高对部门档案工作的重视程度，有助于工作中获得事半功倍的效果。1.重视上级部门对部门档案工作的部署与要求。以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的一系列重要指示批示精神和党中央的决策部署，立足新发展阶段、贯彻新发展理念、构建新发展格局，以高质量发展为主题，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，深化档案信息化战略转型，强化科技和人才支撑，着力推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化。2.加大部门档案工作重要性的宣传力度。每年将《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等内容列入必学项目进行学习，并组织全体人员共同学习；围绕以上内容进行研讨，深化对《档案法》及《实施办法》的认识，鼓励全体人员谈学习心得体会，查找在各个工作环节中涉及档案的不规范情况，进行整改；要求负责档案工作的人员每年专题讲授档案培训课不少于2次，讲授不同领域对档案的规范、规章制度、操作流程等，帮助全体人员学习档案知识，利用好档案资源。3.用好监督武器，形成考核机制。部门档案工作受到其他部门监督较少，专项业务工作档案作为工作中的参考依据只保存到本部门使用。为推进部门档案工作扎实开展，提升部门档案业务工作水平，在工作部署阶段，本部门应将档案工作分解考核指标进行考核，指定具体工作人员、分管领导，按阶段、按规范流程向本单位汇报，及时发现工作中产生的问题，尽早解决，坚决杜绝形成工作卡点。

（二）发扬进取精神，提升工作质量。1.制定规范的部门档案工作流程。在档案移交的基础上，将所有文书档案、电子档案配置专人，实行集中管理。统一管理方法、设计印制统一档案用具、统一造册标准。在文件借阅、复印、转出等环节，严格管理，登记造册，责任到人，避免出现管理不善、丢失等现象。2.档案工作人员要努力学习管理档案的专业知识和提高管理档案的业务能力。做好档案工作需要耐心、细心、高度的责任感，工作人员不仅要学习好管理档案的专业知识，学会使用多种管理档案的技能、方法、设备，更要将理论知识落实到工作的每个环节加以实践来进一步提高工作效率。要全面了解和掌握档案工作要求，不断提高工作技能，勤总结、勤改进、勤创新，推动部门档案事业不断向前发展。3.从平时做起，养成管理档案的自觉性。将成立的资料单独放在一个文件室里，按照不同类别有序排放，将类别和顺序写在标签上贴在档案袋便于查看；保证存放档案的地方干燥通风，日常保管做到独立保密，定期检查整理，放置有序，类别清晰，方便查阅。4.以严谨认真的态度对待部门档案工作中出现的新情况、新问题。时刻以大局为重，注重部门间的横纵联系、相互配合，充分发挥部门档案资料对领导及其他工作人员的参谋助手作用，对全局性工作产生积极影响。

（三）加大人员培养，升级档案设备。1.将部门档案工作人员、部门档案岗位设置到与其他工作岗位同等重要的位置，做到部门档案人员发展或提升不受限制。主管领导需要增强责任意识，重视对人员的政治素养、专业素质和职业素养的全面把握，特别要密切关注工作人员的政治水平和素养，从而能够明确人才培养的目标。在部门档案人才培养过程中，重点选拔出具有良好道德品质和较强业务能力的人才将其培养为管理人才，安排其担任部门档案管理工作中较为重要的职务。2.加大档案工作人员培训力度。鼓励部门档案工作人员多方式提升档案工作专业水平与技能，多向专业档案部门、同行业档案人员学习。强化部门档案管理工作人员的服务意识，提升工作主动性和前瞻性，主动、超前和深化部门档案服务。3.设立专项档案工作经费。加大对部门档案工作的投入，建立部门档案事业与本单位其他业务工作统筹发展的经费增长机制，切实把部门档案事业发展所需硬件、经费等纳入制度化轨道，确保部门档案事业投入有规可循、有章可依。要针对部门档案事业发展中存在的具体困难和问题安排专项经费，确保部门档案工作顺利开展。

（四）利用科技手段，加强信息化建设。随着机关办公自动化建设的发展，电子文件已逐步成为政务工作的主要信息载体，电子文件的归档与管理已成为档案部门一项十分重要的课题。工作中应当把电子文件的归档与管理工作摆上重要日程，尽快实现电子文件与档案的一体化建设。一方面，要将电子文件归档纳入办公自动化系统之中，使电子文件归档成为日常办公的一项内容，确保电子文件按时归档；另一方面，要依据国家统一的管理办法和技术标准，制定更加细化、更具操作性的实施细则，进一步管理好电子文档，为电子政务工作提供更加专业化的信息服务。