新形势下做好测绘档案管理工作的思考

2021-11-23永州市自然资源和规划勘测事务中心刘敏

办公室业务 2021年3期

文/永州市自然资源和规划勘测事务中心刘敏

测绘档案是各级测绘单位和部门在开展测绘生产、基础设施建设以及科学研究活动中形成的，然后按照具体的归档制度保管起来的各类技术文件、技术标准、计算资料、成果、照片等资料，这些资料具有较强的保存价值，是我国经济建设、科学研究、国防建设的重要基础。

一、测绘档案管理工作面临的主要问题

（一）测绘档案类别增多。测绘工作的开展涉及的专业知识有很多，比如遥感、规划、大地测量、摄影测量等，随着科技的不断发展，国家已经开始大力推行数字化城市建设，这样一来，城市建设过程中，除了应用传统的测绘方法外，先进的无人机、三维激光扫描等技术也被应用进来，形成的档案类别和内容大大增加，传统的纸质文本资料开始被数字化测绘信息产品所替代。

（二）档案管理理念落后，信息收集难度大。如今已经进入信息时代，实现档案管理信息化已经是大势所趋，然而很多单位在进行测绘档案管理工作时依然采用传统方式，而有些人员认为实现档案管理信息化是浪费人力、财力的不必要措施，无法为相关单位带来可观的经济收益，因此测绘档案管理信息化方面的发展往往缺乏主动性。城市建设项目通常周期较长，另外，项目还具有布点多、面积广、线路长等特点，这就决定着档案收集工作的难度较大，稍不注意，就可能发生遗失或者遗漏的问题。

（三）缺乏完善的管理制度。虽然很多测绘单位中都制定了独自的管理制度，但在档案管理方面的制度却并不完善，鉴于以往测绘单位未将档案工作重视起来，导致此方面的管理制度形同虚设，且其中很多测绘制度长期未得到更新，难以适应如今的测绘工程建设。如今测绘生产体系发生了很大的变化，档案内容也在由格式、载体形态向信息化模式转变，工作模式不同，管理制度应围绕新的管理模式进行优化，但很明显，部分测绘单位缺乏此方面认知。

（四）测绘档案调用频繁。测绘工作具有一定的经常性，很多项目之间或多或少都具有一定的关联，任何一个项目的开展随时可能会调用以往的测绘资料。如果应用纸质材料保存测绘信息，调用相关信息的时候往往需要查询实物，不仅会降低信息获取效率，还容易给原件的存储造成一定的影响。另外，频繁的进出纸质资料保存库房，很容易破坏整个库房的环境，大大降低元件的储存寿命。

（五）档案管理工作较为复杂。随着城市化进程的不断加剧，地理信息产品的应用日益广泛，将地理信息产品和其他信息产品组合起来就会形成综合产品，使得地理信息产品的利用价值逐渐被显现出来。部分测绘档案管理人员为了追求私利，泄漏测绘档案信息，还有些甚至将科研成果占为己有，极大程度地增加了测绘档案工作的复杂程度。针对这些问题，相关部门和工作人员必须结合实际情况，采取有效的措施加以解决，旨在为城市建设提供准确、全面的档案信息服务。

二、加强测绘档案管理工作的有效途径

（一）建立健全测绘档案管理制度。作为测绘档案管理部门，在实际工作中，必须严格落实《档案法》《保密法》等相关法律法规内容，严格执行相关标准和规范，正确认识法律法规内容在测绘管理工作中的重要性，制定符合实际情况的细则内容。如测绘档案归档工作的开展，可以正确区分国家级基础测绘和省级基础测绘，按照不同的要求和流程进行信息的接收、汇交和验收；再如测绘档案的保管与防护工作，可以很好地区分数字档案和非数字档案，根据具体的防护要求，开展档案防护工作，避免档案在存储和应用的过程中发生污染、流失或者泄密，延长档案资料的使用年限；测绘档案的查阅，所有查阅人员必须持单位正式介绍信以及本人相关证件，办理申请审阅手续，得到管理部门的批准后方可查阅档案；档案的鉴定与销毁，针对已经满期限的档案进行鉴定，针对需要升级的档案对其保管期限重新进行调整，针对毫无价值的档案进行销毁处理。

（二）加强测绘档案的保管与保护。一是防治结合。首先避免水、光、空气灯光对测绘档案造成侵害和影响，主动发现问题和解决问题，及时纠正档案的保存条件，改进档案的保存方法，进一步提高档案的保管质量。二是借鉴其他单位良好的测绘档案的保存经验，实现测绘档案保护的升级和优化。三是加强档案保护，以更加积极和端正的态度，促进档案体系更加和谐和有序运转。档案管理人员要不断强化自身的责任意识感，建立良好的职业精神。迅速地接纳新兴信息，拓宽知识面，将知识经验融入档案管理的工作中。

（三）加快测绘档案存储与服务基础设施、信息化建设。大多测绘档案属于保密性资料，具有较高的保存价值，保存期限普遍较长，随着测绘工作的继续开展，测绘档案资料也会不断增加，为了更好地储存，必须建设功能更加完善、空间更加充足的现代化档案存储设施。主要建设内容主要有：库房、基础服务设施、专业技术设备、安全防护设备等。为了实现基础测绘成果的异地备份保存制度，必须按照具体的要求在特定的空间距离外，完成异地测绘档案信息备份和保存，这样，即使基础测绘成果遭到损坏，也可以在最短的时间恢复其利用价值。

测绘档案信息化，实质就是转变测绘档案的储存方式，因为纸质储存方式不易储存和读取，将其转换为电子信息数据，储存过程和读取过程都更加便利。测绘档案信息化不仅是时代发展赋予测绘档案管理工作的新任务，更是加强测绘成果资料科学化、规范化保存的重要手段，同时还是提高档案信息服务水平、促进测绘事业和谐可持续发展的迫切需求。纸质档案的存储和读取往往都不能脱离档案原件，长期的翻阅和调取会给原件造成巨大的伤害，测绘档案信息化处理可以将日常的档案信息以数字化、电子化的方式保存起来，极大程度上提高了人们调用档案信息的效率，同时也降低了调用过程给原件所造成的损坏，有效提高了原始测绘档案的寿命。就目前国内来说，测绘档案信息化的方式主要有：纸张扫描、图像优化、根据文档信息重新录入电子信息、将数字化技术加工成电子化信息数据，然后将这些内容整合起来，建立相应的档案数据库。档案信息化可以将档案信息转存到磁带或者光盘上，这样一来，即使载体或者原件消失，信息也会继续长期保留。另外，完成信息化处理后，通常会出现多个副本，可以实现异地保存，避免这些测绘档案信息资料不会遭受到毁灭性的破坏，保证了保存过程的长期性和有效性。

（四）加快测绘档案管理软件的研发，丰富测绘档案资源。加强资源积累，根据测绘工作的实际需求，采取有效的措施，逐渐提高测绘档案数量，丰富测绘档案馆藏品种，切实提高测绘档案的馆藏价值。利用征集和交换等方式将必要和必需的测绘档案资料收集起来，比如常见的具有一定研究价值的旧地图、各国出版的各类地图产品、测绘相关历史资料等。扩展档案资料的收集渠道，扩大档案资源种类，根据测绘部门实际情况，收集电子档案、照片音像等档案资料。另外，针对损坏情况较为严重的旧档案资料，及时开展修复和抢救工作，保护好国家宝贵的基础测绘财富。

和其他行业的档案管理工作不同，测绘部门在日常管理工作中，管理工作主要针对的对象就是测绘科技档案，这类资料和普通的文书档案之间具有非常显著的区别。首先，测绘科技档案更具专业性，档案分层更多，档案结构情况更为复杂。其次，不同的档案，其实体结构差别较大，想要统一管理标准难度较大。再次，测绘科技档案不仅有成果图件、科技文档，还包含一定量的数据成果内容。最后，在实际管理过程中，不仅需要应用到档案目录，还需要应用到图形目录。正是因为测绘档案具有较强的复杂性，所以给其日常管理和应用带来了较大的困难，为了更好地管理这些档案，必须开发出一个进口业务流程、功能足够强大的测绘档案管理软件，以满足档案科学馆藏的需求。这类软件不仅要具有成果资料档案刻录、用户信息登记、成果资料档案的分析功能，还应该具备数据档案归档、出具资料存储的功能，总的来说，应用这类软件的主要目的就是提高档案存储和应用效率，提高档案管理水平，确保可以更好地为用户提供一站式的服务。