校友档案管理互动网络平台的探析

文/青海师范大学 杨迎春

校友档案作为校友通信的重要保证，在召开校友会时具有重要意义，因此在校园档案管理中，校友档案管理工作的重要程度逐渐提升，只有高质量开展校友档案管理工作，才能够为师生、校友提供必要的服务。而网络信息时代发展背景下，建立校友档案管理互动网络平台已经成为提升校友档案管理工作效率和质量的必然途径，是推动校友档案管理现代化发展的必然途径。

一、校友档案管理互动网络平台建设的价值

由于校友档案自身的特殊性，以及在信息收集时，需要考虑校友信息流通性的特性，在进行网络平台建设时，设计人员应该尽可能使用目前使用较多的互联网技术，以此开发具备互动形式的交友档案信息系统，最终实现用户操作便捷，后台管理轻松的“傻瓜式”系统。利用互联网建立互动模式下的网络平台系统，可以在用户和管理人员使用互联网平台进行编辑校友档案的过程中，实现不限时间、不限地点、不限人员的操作效果，使校友档案管理系统从传统封闭模式，转型为开放型的服务模式，极大地提高校友参与的积极性和热情。

二、校友档案管理互动网络平台建设的技术

（一）物联网技术。物联网技术是现代化社会发展的产物，是现代化新一代信息技术的重要组成部分，其与互联网的主要区别，是用户的使用终端和使用范围拓展到了物体与物体之间实现信息的交流和互通，而对于校友档案管理互动网络平台的建设来说，除了可以依靠互联网技术进行平台建立外，还可以利用物联网技术，实现人与人之间、物体与物体之间的深入交流。

第一，在校友档案管理结构建立过程中，根据保密级别和资料重视程度加以划分，可以利用类似于超市条码的扫描系统，为校友平台的每一个人建立相应的条码或者标识，以此有利于用户之间的区分，以及日常数据查询的权限。第二，为了充分的发挥校友档案的实际作用，可以利用4G通信技术，尤其是手机、平板等移动终端设备，将无限通信的技术与校友档案管理互动平台进行有机结合，以此强化沟通、交互的及时性。第三，为了更加便捷和快速地建立校友档案平台，技术人员可以使用一些用户的信息软件，比如：用户PIP软件或者网页数据快照等相关平台。第四，为了有效地利用校友档案平台，技术人员可以在网络平台上定时发布一些宣传信息和相关资讯，以此实现校友档案信息的共享性，其中所涉及的文件和资源，用户可以利用BT或者其他资源下载软件。

（二）完善互联网技术。互联网技术在目前社会的主要体现是信息化时代的初级阶段，即电子社会时代进行全面转型为高级阶段，即信息社会时代，而建立校友档案管理平台，更多使用的是人们比较熟悉的互联网系统。比如：第一，在日常校友档案时，可以建立以此为主题的微信群和博客群，建立校友之间相互交流的平台和空间，促使档案平台得到有效的宣传和推广，从而可以利用新浪微博与手机建立一系列的互联网结构。第二，在校友档案日常运转时，后台维护人员可以通过博客或者微博平台，撰写校园类型的文章或者主题，促使校友积极参与讨论，以此创新校友档案的运行模式和信息交流方式。第三，在当下自媒体平台逐渐兴起的大环境下，校友当台可以通过参与各个自媒体平台，增加档案系统的人性化。第四，为了更好地引起校友用户的使用体验感，校友档案互联网平台还可以建立书签标志服务，在日常生活工作中，用户可在校友档案中把经常查找和观看网页并收藏，并且校友档案平台可以根据用户阅读和查找的习惯，进行档案文件的推送，促使用户在校园档案平台上，使用他人推荐的文件资源。第五，对于校园档案的人性化建设，技术人员还可以在整体结构平台内，增加IM系统即实时通信系统，可以使用户轻松的与管理人员或者校园管理者进行沟通和交流，同时也可以让大众快速接触档案内部的相关资料，一旦遇到特殊问题也可以及时与后台管理人员取得沟通，尽可能提高平台的使用体验。第六，为了保障校友档案平台的使用安全，系统平台建立了实名制使用模式，以此辅助散落于全国各地的校友、档案建立部门、档案工作者以及对教育行业关心的校友，并且以此作为基础在互联网上建立相关的人际圈，极大地保障了用户个人的资料安全和系统平台的服务质量。

三、校友档案管理互动网络平台的具体应用

（一）数据化技术应用。技术人员建立校友档案互联网平台时，不仅可以使用互联网技术和物联网技术设置各种具备互动性质的功能区域，比如：根据平台的使用范围和目的，依靠RSS、网络书签以及blog网络技术，以此设立档案平台的动态模式资源库，以便于实时更新校友档案的资源库，并且及时更新用户网站的数据结构。在平台建立时技术人员需要采用IM技术在档案平台上建立技术咨询以及互动功能，并且在平台结构中建立相应的用户会员制度，以此保证校友档案的安全性。除此之外，系统还需要建立网络书签模块，以用户实名制作为信息数据建立的基础，并且在用户栏中添加订阅功能，以此实现平台内部简单的信息检索和保存使用效果。比如：剑桥大学的校友在进行校友档案注册时，一旦使用真实姓名和身份信息后，系统会根据用户的身份进行学科和校系进行分类，并且用户还可以拥有平台相应的权益和校园福利，充分地体现了档案平台内部的互动性和服务性。

（二）档案平台主要系统建立。包括以下三个系统：

1.档案信息集成系统。现阶段，校园档案互联网平台对于校友的档案处理和利用的重点，仍然维持在怎样满足学校对于用户的需求，因此一定程度上忽略了社会的服务性以及信息的共享性，所以，传统模式下的网络平台主要依靠线下的硬件设备与线上的软件平台，并且没有考虑到互联网对于信息机制的实际要求。同时不同档案平台和机构对于不同类型的信息，所使用的相关技术也各不相同，这样很大程度上阻碍了信息资源的共享，不利于档案系统对于不同行业和单位的跨业操作。所以，校友档案互联网平台建立时需要考虑相应的信息化集成系统、管理模式集成系统以及功能服务系统等。

2.用户反馈系统。在档案平台建立过程中，技术人员需要针对档案信息的收集和传播方面进行相互协调和管理，加上档案平台中，用户的体验意见、使用需求以及功能效果等信息的反馈十分重要，所以建立档案互联网信息资源系统需要以反馈信息作为基础依据，并且根据实际的平台使用情况，与输出的信息数据进行相互比较，从中找出相应的信息差距，同时协调校友档案资源共享平台中各个区域工作之间的关系、服务方向以及服务质量，从而针对输出的信息进行再次调节，以此作为进一步建立校友档案信息的信息支持。

3.安全控制系统。对于校友档案信息平台来说，校友用户的个人信息安全十分重要，关系着用户的资料和隐私，其校友档案互联网信息平台的安全控制系统，主要指的是在校友档案平台信息共享时，平台安全控制 系统需要保证用户的个人信息、商业机密、知识产权以及企业发展机密的安全性。

第一，针对校友档案信息平台的安全控制建立，首先需要根据相关的国家法律法规，强化发布文章和内容的审核力度。第二，在校友档案运行范围内，规定校友档案信息所运用的范围以及平台利用程度，进而划分校友档案信息的级别和管理程度。第三，根据校友档案管理制度建立完善的网络管理制度和规章体系。第四，在档案信息平台内部建立用户权限功能、密码钥匙、用户个人信息检测、网络访问控制系统、网络病毒防控系统、危险信号跟踪检测系统、网络数据加密系统、网络数据备份等功能，以此强化网络结构运行过程中的发展和管理，确实的保障网络环境下校友档案信息的安全性和稳定性。

四、结语

开发和建立校友档案互联网信息平台，可以有效地使校友档案进行信息化与网络化，进而实现校友档案的互联网信息归档、线上组卷、网上信息传递等远程服务，充分发挥校友档案网络平台的网上检索、网上阅读以及互动式服务等功能，相比传统的校友信息档案平台来说，运用物联网技术和互联网技术的全新档案平台，可以充分发挥校友档案内部结构中，信息和咨询的重要作用，有利于当前教育行业的发展和普及。