浅谈如何加强事业单位会计档案管理工作

2021-11-23铁岭县财政金融事务服务中心朱晓薇

办公室业务 2021年3期

文/铁岭县财政金融事务服务中心朱晓薇

会计档案管理作为事业单位管理体系中的重要内容，近年来随着社会经济的不断发展，对事业单位的会计档案管理水平也提出了更高的要求，但是很多事业单位在该方面工作开展过程中受到了人才、技术等多种因素的制约，导致了会计档案管理的职能无法充分发挥。因此，我国的事业单位还要加强对会计档案管理工作的重视力度，结合现有档案管理状况，采用针对性的优化策略，不断提升自身会计档案管理的专业化与现代化水平，才能够满足市场经济发展的实际需求，对于事业单位的持续稳定发展也有着积极意义。

一、会计档案管理工作内容

（一）档案归档。结合我国颁布的《会计档案管理方法》中相关要求，对原始凭证、上机日志以及发票等多项会计资料进行整合和储存工作，随后还要做好凭证、账册以及报表等方面的打印输出，在经过会计主管部门的审核之后，将整理好的资料转交给存档部门进行保管，在会计信息档案管理过程中，存档过程中还需要实现数据信息的双备份，确保档案归档的安全性。

（二）档案保管。事业单位在会计档案的保管过程中，首先要进行保管清册的创建，对于归档的会计档案内容进行登记，此外档案保管人员要定期将财务归档中的会计资料按照顺序、种类、序号等类别进行整合、立卷与登记，通过具有磁性介质的方式来进行会计档案的保管工作，在备份软盘上面还需要进行保护标签的设置，最后还需要将这些硬盘保管在整洁、干燥以及防磁的环境中，并且做好定期检查与复制工作。

（三）档案借阅。在会计档案借阅过程中，首先要做好相关手续的办理工作，不得将档案带入室外，在遇到特殊情况需要进行会计档案的复制时，还要经过财务部门的审核批准方能够将档案带出室外，并且要对归还的期限跟日期进行明确。如果其他单位需要进行会计档案的借阅，还需要有单位的介绍信，并且要由财务部门或者其他负责人进行审核批准后方能够借阅。

（四）档案移交。会计档案一般还要经过年终核算的整合、梳理之后完成装订，随后交由财务部门进行为期一年的保管，为后续的查阅工作奠定良好的基础。在达到一年的保管期限之后，还需要由财务部门进行编造清册工作，随后将其移交给相关档案管理部门进行保管。在进行会计档案的移交过程中，要求会计档案管理人员能够对档案信息的名称、序号、保管起止时间等信息进行详细记录，还要在经过事业单位财务部门核查与监督基础上做好会计档案的移交工作，由双方经办人在移交清册上进行签字确认。

（五）会计核销。当会计档案保管期满时，需要由事业单位的会计管理部门提出销毁请求，随后在经过财务部门的共同审核之后，进行会计档案销毁清册的制定，随后在档案管理部门监督下进行会计档案的销毁工作。

二、事业单位开展会计档案管理工作的重要意义

（一）提升事业单位经济活动管理水平。会计档案能够对事业单位的整体财务状况进行反映，还能够对事业单位的业务往来以及资金使用情况进行明确，帮助财务管理人员对单位的经济活动情况进行明确。除此之外，历年的会计档案还能够对单位自身的发展历史以及改革现状进行反映，对于事业单位各项发展决策的制定也能够起到良好的参考价值。

（二）经济社会发展的必然需求。对于事业单位而言，会计档案也是自身单位财务以及经济业务的重要体现，对于事业单位在发展过程中的每笔预算以及执行情况也可以进行详细的记录。因此通过查阅会计档案的方式，能够帮助事业单位对自己的预算执行情况以及财政情况进行明确。此外我国《会计法》中对于会计档案管理也有着明确的规定，因此做好会计档案管理工作也就成为了增强工作法制化的具体要求，因此我国事业单位还需要加强对会计档案管理工作的重视力度，做好各项档案信息的妥善保管。

（三）增强会计档案应用效果。事业单位管理人员在实践中通过对会计档案管理的思考，能够从管理理念及时更新、管理方式优化及管理机制完善等方面入手，实现会计档案管理目标，满足其科学应用要求，不断增强这类档案在实践中的应用效果，为事业单位长效发展及管理思路拓宽提供专业支持，有效应对新时期的形势变化。

三、事业单位档案管理工作现状分析

（一）对档案管理工作重视力度不足。我国很多事业单位在自身管理工作开展过程中，还存在对会计档案管理工作重视力度不足的问题，在会计档案管理工作中的资金跟技术投入力度不够，这导致了会计档案管理工作水平难以满足事业单位自身的发展需求，对于事业单位各项工作的开展也造成了一定的阻碍。此外部分事业单位的会计档案管理人员并没有经过专业的技术培训，在档案管理工作开展过程中还存在建档水平不足、档案移交不及时等问题，对于会计档案信息也没有进行认真的审核，从而导致了会计档案管理职能难以充分发挥。

（二）缺乏规范有效的会计档案管理制度。在会计档案管理工作中有着比较多的流程，但是目前很多会计档案管理还没有构建行之有效的档案管理制度，也就无法达到规范化跟制度化的管理要求。一些事业单位在会计档案管理工作开展过程中还没有对移交时间等参数进行明确，在会计档案的保管跟使用过程中也没有严格按照会计法的相关职能来开展工作，这也就导致了会计工作在开展过程中存在着比较多的问题。

四、事业单位提升会计档案管理水平的具体措施

（一）强化会计档案管理意识。为了获得良好的会计档案管理效果，首先要求事业单位能够加强对该方面工作的重视力度，在结合各个单位实际情况的基础上，进行会计档案管理责任制的严格落实，还需要将会计档案的立卷、管理以及移交等内容体现在财务人员自身工作中，对于在会计档案管理中出现严重失误的人员，也要给予一定的惩罚处理。只有在事业单位内部形成规范化的会计档案管理模式，才能够确保各项档案管理工作的落实效果，满足事业单位自身的实际发展需求。

（二）理顺会计档案管理流程。会计档案的管理流程比较复杂，在具体实施过程中还会受到一些外界因素的影响，因此事业单位还需要根据《会计法》中相关要求以及自身发展需求，对现有的会计档案管理制度进行不断优化与完善，才能够促进会计档案管理效率跟质量得到进一步的提升。首先要进行会计档案定期移交制度的制定，要求在规定期限内将会计档案移交给单位档案管理部门进行统一管理，对于已经建立档案室的事业单位，可以结合档案室的具体要求与规章制度来进行相关手续的办理，随后将会计档案移交给档案室进行管理。对于还没有建立档案室的事业单位，会计档案需要暂时由财会部门进行妥善保管，但是要由专人进行负责，出纳不得兼任会计档案管理工作。

（三）做好会计档案管理岗位的业务培训。会计档案管理队伍的素质水平会直接影响到档案管理效果，因此我国事业单位还要加强对会计档案管理队伍培训工作的重视力度，引导档案管理人员不断加强学习，提升自己的业务能力跟职业素养，从而让会计档案管理工作的开展奠定良好的基础。在会计档案管理过程中，还要严格遵循《会计法》的相关制度进行工作，这样才能够让会计档案管理的职能得以充分发挥。

（四）加快会计档案电子化进程。近年来，我国互联网技术得到了迅猛的发展，因此事业单位在会计档案管理工作中还要加强电子信息化技术的建设力度。较之于传统的纸质档案，电子档案还有着异于存储、操作简便以及安全性高的特征，对于后续的档案查阅也能够起到良好的促进效果。因此我国事业单位还要进一步加强会计档案电子化建设的资金投入力度，根据自身实际情况进行档案管理信息化系统的构建，并要积极应用信息安全技术来提升会计档案的管理安全性。