博物馆办公室文秘工作质量提升策略

文/成都杜甫草堂博物馆 廖珺

博物馆在社会公共文化服务中发挥着重要作用，是传承中华优秀传统文化的载体。办公室作为博物馆的中枢部门，具有上传下达、沟通协调的枢纽作用。文秘工作是办公室工作的重要组成部分。时代的进步和社会的发展，对当今博物馆办公室文秘工作质量提出了更高要求。进一步加强文秘素质建设，不断提升博物馆办公室文秘工作质量，对促进博物馆办公室工作顺利开展，保证博物馆有效运转具有重要意义。

一、博物馆办公室文秘工作的特点

（一）服务性。党的十八大以来，办公室的服务职能被赋予了新的内涵，即“服务发展、服务决策、服务落实”的“三服务”工作要求。文秘工作也应紧紧围绕办公室“三服务”工作扎实开展。博物馆办公室文秘工作的服务性主要体现在三个方面：一是围绕领导决策提供服务，包括起草各类文稿，搜集整理信息，调查研究并提供数据与资料等，当好领导的参谋助手。二是做好与博物馆各部门之间的沟通协调工作，将领导批示意见、重要决策及时传达给各部门，同时对各部门工作完成情况进行反馈，促进博物馆工作顺利开展。三是本着为人民服务的宗旨，做好群众服务工作。博物馆是社会公共文化服务机构，办公室文秘经常会遇到群众来访或接听群众来电的情况，应将群众反映的问题、提出的建议与诉求如实记录，并将处理结果及时反馈，不断改进工作质量，提升博物馆服务水平。

（二）综合性。博物馆办公室文秘工作内容较为繁杂，具有综合性的特点。主要涉及以下几个方面：一是文稿起草工作，包括草拟博物馆年度工作总结与计划、领导发言稿、汇报材料、调查报告、部分规章制度等。二是文件收发工作，包括来文登记及公文报送等工作。三是档案管理工作，定期对各类文件进行整理、归档，并按有关规定销毁无保存价值的文件。四是信访处理工作，妥善处理群众投诉、意见反馈等。五是接待与会务工作，包括制定接待方案并报领导审核，做好沟通协调；对组织召开的各类会议进行筹备，做好会议记录；及时编发活动简报等。六是督办工作，对领导指示、上级文件要求等执行情况进行督办，做好督办工作记录。

（三）机要性。博物馆办公室文秘因工作需要，经常会参与一些重要会议，或接触一些重要文件和资料，其中有来自上级机关的机要文件，也有本单位产生的保密文件及保密事项，这决定了博物馆办公室文秘工作具有机要性的特点。

二、博物馆办公室文秘工作存在的主要问题

（一）文秘人员综合素质较低，缺乏责任意识。从博物馆文秘人员自身问题来讲，主要表现在综合素质较低。一是自身业务能力不足，部分博物馆文秘工作人员安于“朝九晚五”的工作制，缺乏积极主动的学习意识，没有认真总结、分析工作中出现的问题，或静下心来认真揣摩业务技能，且不愿参加相关业务培训，知识体系更新较慢，自身业务能力不能完全适应博物馆发展需要。二是责任意识淡薄，主要表现在缺乏担当精神，遇到困难怕苦怕累，承担工作任务斤斤计较。三是眼高手低，不能很好领会并执行领导的想法和意图，自身工作思路难以和领导的思维合拍。

（二）管理不到位。从单位管理层面讲，博物馆对办公室文秘的综合管理还需要进一步加强。单位对文秘人员的定位应是专业技术人员，而不能简单地认为文秘人员就是“打杂的”，在选人用人方面，应挑选文字功底好、沟通能力强、勤奋干练、乐于奉献的人员担任。如果文秘工作人员素质不好，便难以适应紧张、繁重的工作需要。同时，管理者应对文秘工作者高标准高要求，培养一支素质过硬的文秘队伍，如果管理者对于工作中出现的问题不及时指出、纠正，抱着得过且过、听之任之的态度，办公室文秘工作也就难有起色。

三、博物馆办公室文秘工作质量提升策略

（一）抓思想政治建设。首先，要组织文秘工作人员加强政治理论学习，作为博物馆文秘工作者，除了认真领会党的路线、方针和政策外，还应加强对中央、省、市关于传承弘扬中华优秀传统文化，做好考古和历史文化遗产保护工作等方面相关方针政策的学习，鼓励文秘工作人员阅读政治理论原著，提高思想政治素质，将党最新的思想政策贯穿到博物馆发展理念当中。其次，要加强保密思想教育。将保密工作宣传教育作为一项政治任务来抓，组织文秘人员按照相关规章制度及上级指示，做好保密工作，认真排查风险点，切实有效地消除文件泄密隐患。最后，要加强党风廉政教育，严格遵守党中央一系列廉政规定。

（二）抓业务能力建设。一是加强业务学习，提高文秘人员综合素质。博物馆文秘人员应掌握多种知识体系，以适应博物馆办公室需要，更好地发挥参谋助手作用。例如，要学习秘书学相关知识，掌握公文写作、文书处理、档案管理、会议组织等多方面知识，熟知秘书工作的原则、内容、特点、方法，才能提高工作的专业化水平；要学习汉语言文学知识，具备良好的文字功底，练好遣词造句的基本功；要学习文物博物馆学、考古学、历史学等方面的专业知识，有较好的传统文化修养，能充分结合博物馆实际情况开展工作；要学习法律知识，便于依法行政；要学习办公自动化知识，提高办公效率，适应时代需要。同时，还要学习信息学、信访学、逻辑学、调研学等多方面知识，才能成为一个具备良好专业素质的文秘工作者。二是办公室如有多名文秘人员，应互相学习，加强沟通交流，必要时可实行轮岗制度，提升文秘工作者的整体业务水平。三是加强业务培训，提倡边工作边学习，鼓励继续教育。需结合岗位实际，加强文秘人员业务和技能学习，使办公室每一位文秘工作者都能适应紧张工作需要。同时，建立内部考核机制，可定期或不定期对文秘进行考核，调动工作积极性，坚决杜绝“吃老本”的现象，营造乐于吃苦、人人争先的工作氛围，争创一流工作业绩。

（三）抓工作作风建设。没有良好的工作作风，工作质量与效率便无从谈起。良好的工作作风至少应包含以下几个方面：一是积极主动。要让办公室文秘人员具有干练的办事能力，须从劳动纪律、办事效率、服务态度等方面对办公室文秘人员从严要求，加强管理，呈现良好精神风貌，能够以饱满的热情全身心投入文秘工作，为领导、各部门、单位整体发展做好服务工作。二是求真务实。应注重培养调查研究的工作作风。调查研究是办公室文秘工作的重要任务和基本方法，在实际工作中，部分博物馆文秘工作者因缺乏深入的调查研究，所写文稿空洞无物，缺乏说服力，内容“浮在水面上”。文秘在起草文稿前，应当进行充分的调查研究，使文稿数据建立在实践的基础上，形成“短、实、新”的文风，为领导决策提供真正有价值的资料。三是谦虚谨慎。文秘工作者既要充分运用自己的智慧，当好领导的参谋助手，又不能骄傲自满。要善于虚心向领导和同事学习。四是无私奉献。能够正确看待名与利，得与失，默默无闻做好服务工作，甘做幕后的奉献者，并能够乐在其中。

（四）抓心理素质建设。要提高博物馆办公室文秘工作的质量，还应加强文秘工作者的心理素质建设。博物馆办公室文秘应当具备以下心理素质：一是耐心细心。作为一名文秘工作人员，长期与文字打交道，各类重要文稿需要逐字逐句进行斟酌，包括标点符号都要认真核对，这需要文秘人员具备耐心细心的素质。此外，博物馆办公室文秘在承担信访工作时，仍需具备耐心细心的心理素质，对观众的问题做详细解答，乐于助人，对外展现博物馆的良好形象，避免出现“脸难看，事难办”的现象。二是吃苦耐劳。博物馆文秘工作因重复率较高，工作较为繁琐，部分文秘工作人员容易产生倦怠心理，认为工作单调乏味，影响工作效率。此外，因文稿起草讲求时效性，文秘在工作中经常会遇到加班加点写稿、改稿的情况，这就需要文秘工作者吃苦耐劳，能够克服工作中会遇到的种种困难。三是乐观开朗。遇到压力较大的情况时，文秘工作人员应学会自我调节，时刻保持健康、稳定的情绪，才能积极主动地做好各项工作。

四、结语

博物馆办公室文秘工作是办公室工作的核心组成部分，做好博物馆办公室文秘工作，对推动博物馆建设发展具有重要意义。只有不断加强文秘工作者思想政治、业务能力、工作作风、心理素质等方面的建设，切实解决制约办公室文秘工作有效推进的现实问题，才能提高博物馆办公室文秘工作的质量和效率，促进办公室工作顺利开展，使办公室在博物馆运转中真正起到枢纽作用。