大数据背景下高校数字档案馆（室）的研究

2021-11-22陈晓静

科技信息·学术版 2021年17期

关键词：数字档案馆大数据高校

陈晓静

摘要：随着大数据发展全方位、多层次推进，形成了数量庞大且门类载体多元化的数据资料，如何对这些数据进行汇总，深入分析，更好地履行为党管档、为国守史、为民服务的使命，已经成为档案学术界和实践中重点关注的问题。

关键词：大数据;高校;数字档案馆（室）

一、现状述评

大数据背景下，高校在招生、教学、科研、管理等活动形成了数量庞大且门类载体多元化的数据资料，如何对这些数据进行汇总，深入分析，更好地履行为党管档、为国守史、为民服务的使命，已经成为档案学术界和实践中重点关注的问题。

（一）档案信息呈现海量增长状态

随着数据技术的发展和成熟，高校档案信息资源呈现海量增长状态，电子档案已经成为档案工作的主要内容。目前档案管理工作者更多的时间和精力是对每份文件进行收集、整理、鉴定等基础工作，无暇顾及挖掘档案的信息资源。在大数据环境下，我们可以通过建设数字档案馆（室）系统工程，实现对文件的云储存以及电子档案的自动收集、整理等工作。如此一来，在缓解档案库房可用面积紧张的同时又可以让档案管理工作者大力开发档案信息资源，竭诚为利用者服务。

（二）档案检索难度大

实施利用时，需要检索出目标性档案。传统档案管理中，对于档案的检索更多的是停留在信息层面，即对文件的关键字、题名等进行检索，查准率查全率低且检索结果单一。目前用户更加重视对大量档案数据的集中化分析，使检索结果更加真实、全面和客观，从中挖掘更有价值的档案信息。

（三）档案服务方式转变

传统的实体档案服务方式都是在接收到用户利用需求后，将可以利用的信息提供利用。如今，用户更希望在第一时间，在节约经济成本和人力成本的前提下，由档案馆（室）通过平台或系统，积极地向用户提供所需的信息。这种传播方式由原先被动多向主动单向的转变，意味着数字档案馆（室）顺势而生，以适应时代和用户的需求。

（四）全国示范数字档案馆（室）建设情况

截止到2020年1月7日，全国示范数字档案馆（室）为38个，全国范围内高校数字档案馆（室）示范单位为0个。这表明高校数字档案馆（室）的建设很薄弱。国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确要求到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆要全部建设数字档案馆，全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。

综上所述，建设数字档案馆（室）已成为高校档案工作提质增效与创新发展的必经之路。

二、研究目标和价值

推进建设符合国家、社会和高校信息化发展要求的数字档案馆（室），有利于整合高校信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高高校管理水平。

（一）档案资源数字化

通过对高校各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，实现档案存量数字化、增量电子化，确保文件的真实、完整、安全、可用性。

（二）档案管理信息化

高校数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用都可通过信息技术手段来实现。

（三）档案服务知识化

高校数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为高校提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

三、研究主要内容

（一）数字档案館（室）基础设施建设

基础设施包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备五个方面的内容。研究在已有相关基础设施的基础上，按照相关要求进行适当调整，遵循满足需求、适当超前、易于扩展、保障安全的基本原则。