数字化技术在档案信息化管理中的优势与应用

孙华迪

摘要：通过剖析数字化技术的应用，从而阐述其对于档案信息化管理进行资源优化配置进程中的作用与意义。

关键词：数字化技术  信息化构建  资源优化配置

前言

当今早已经迈入全球化信息时代，经济高速发展，社会文明高度融合，使得档案机构作为其中最为宝贵的信息资源的掌控者，必须采用各种先进技术和设备，真正实现档案工作现代化，以适应新时期新形势下的发展要求。

一 传统档案模式的局限与弊端

档案事业的真正价值在于对档案资源的存储，及档案信息的利用。传统载体的档案以纸质档案为主，是实物存储的形式，在一定程度上，起到了一定时间内档案凭证的保护作用。但由于档案保护技术有限，随着时间的流逝，人为和自然因素的影响，以及保管条件的欠缺和不当，档案损坏程度日益加剧;有些珍贵的历史档案介质已经无法利用传统保护技术实现永久保存。

随着新媒体资源的档案数量急速剧增，新型信息介质和记录方式不断涌现，档案工作也在悄悄发生着翻天覆地的变化。馆藏档案的信息化管理，可以很好地解决有效保护实物档案与信息的问题。对于那些在档案机构馆藏、且无法应用传统保护技术实现永久保存的实物档案、介质档案，以及在民间损坏严重的历史档案，也可以应用现代信息技术进行处理，得以妥善保存。

二 档案信息化管理与数字化技术的可行性发展

档案信息化管理概念的模式源于20世纪八十年代初期，由中央档案馆等机构开展了计算机在档案管理应用的调研和可行性论证工作，并着手开发档案管理实验性的应用系统，拉开了我国档案信息化规划的序幕。其后的九十年代，在信息技术快速普及、网络应用高速推进的时代背景下，我国档案信息化建设进入了飞速成长阶段。2002年11月，《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的重要目标和首要任务，标志着档案信息化建设的整体规划已经被提升到国家战略的高度。随着“国家数字档案建设与服务工程”于2005年底提出，国家层面的宏观组织得以深化加强，各级各地档案行政机关也开始纷纷为当地的档案信息化建设制订专项规划，将档案信息化纳入政府国民经济与社会发展信息化的规划之中;其后，国家还制定了相应的法律明确电子文件的凭证和法律作用，电子文件将成为新的“历史的真实记忆”。至此，档案信息化工程变为整个档案管理事业的必由之路。

所谓档案信息化，是在国家档案行政管理部门的统一规划下，在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设，可以应用信息技术生成管理，确立网络环境中档案管理与社会服务的基本框架与解决方法，实现档案信息的社会化服务。而档案信息化的核心技术支持，在于档案信息的数字化建设与数据库管理。

档案信息的数字化，可以利用数字化技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，具有规范性、安全性和高效性的三个特质。

三 档案事业信息化管理未来发展优势与趋势

檔案数据库管理可以利用电子网络远程获取档案文件信息，从存储方式上来说，是一种广泛无形的信息组织;从运行特性而言，档案信息的数字化，仍是以存储内容为中心，具有传统档案模式远远无法比拟的高效性、时效性，及稳定性。

数字化技术在档案事业中的广泛应用，是数字信息长期保存系统的集合，是存储和利用资源的信息途径，具有馆藏资源数字化、信息传播网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。作为以电子文件等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，则可以起到对数据中心充分发布利用的作用，并具有高效有序处理和集成管理的功能，同时将集成管理理论应用于存储文件档案信息资源管理实践的全过程，突破传统业务流程机构部门间的限制，从优化资源配置的层面对档案信息资源要素进行处理。

数字化技术是现代信息科学技术的重要组成部分，是计算机数据处理与信息管理系统的核心，根本目标是要解决数据的共享问题。通过研究数据库的结构、存储、设计、管理以及应用的基本理论和实现方法，并利用这些理论来实现对档案库中的数据内容进行处理分析，从而解决了计算机信息处理过程中大量数据有效地组织和存储的问题，实现数据共享、保障数据安全以及高效地检索数据和处理数据。

结语

档案信息是信息社会的核心资源，信息资源将改变产业结构和经济增长方式。数字化现代技术在档案工作中的应用，将会大大提高档案部门处理信息的能力，从而能够高速、及时、准确、全面地提供服务。应用数字化技术管理档案信息，实现开发、共享档案信息，并以此基础上进行现代化管理，档案的价值才会得到更充分的体现。因此，数字化技术在档案信息化管理中的意义重大而深远，它能够大大提高档案工作的效率和质量，促进档案信息资源的开发利用，推动我国档案事业良性地、迅速地，健康蓬勃发展。

参考文献：

[1]詹正茂  艺术文化经济学[M].北京：中国人民大学出版社 2007

[2]冯强 档案管理[M].北京 ：中国农业大学出版社  2015

[3]仇壮丽 中国档案保护史论[M].湖南：湘潭大学出版社  2007