企业电子文件归档和电子档案管理探讨

郭进

摘  要：通过使用电子文件和电子档案不仅能够确保资料的真实性、完整性、安全性和可用性，还能提高电子档案的管理效率和质量，最大限度发挥出电子档案的使用价值，为企业的经营管理提供高效服务。因此，企业需要提高电子文件归档和电子档案管理的重视度，采取有效的优化措施强化电子文件、电子档案管理，提高企业的管理水平，推动企业持续发展。

关键词：企业   电子文件归档   档案管理   电子档案

中图分类号：G276                           文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）08（b）-0093-03

Discussion on Enterprise Electronic File Archiving and Electronic File Management

GUO Jin

（Guangdong Tianlian Power Design Co.， Ltd.， Guangzhou， Guangdong Province， 510670 China）

Abstract： Through the use of electronic documents and electronic archives， it can not only ensure the authenticity， integrity， security and availability of data， but also improve the management efficiency and quality of electronic archives， give full play to the use value of electronic archives， and provide efficient services for the operation and management of enterprises. Therefore， enterprises need to pay more attention to electronic file archiving and electronic file management， take effective optimization measures to strengthen electronic file and electronic file management， improve the management level of enterprises and promote the sustainable development of enterprises.

Key Words： Enterprise; Electronic document archiving; File management; Electronic archives

企业中的文件种类比较多，所需要的存储空间也比较大，这加大了存储、查找、管理难度，如果仍旧使用传统的纸质档案管理方式，很容易出现文件丢失、损坏、泄露问题，危害企业的经济利益。因此，企业需要积极应用电子档案资料，加强电子文件和档案的管理，利用信息化技术和大数据技术，提升文件档案的利用效率，同时要确保电子档案的完整性、安全性和可用性。

1  企业电子文件归档措施

1.1 加强组织管理，明确人员责任

对于企业的电子文件管理工作，企业必须建立相应的管理组织体系，明确企业电子文件管理相应部门的管理职责以及每个工作人员的工作职责，信息部门需要为整个档案部门员工的日常工作开展提供信息支持和技术保障，这样档案工作人员才能及时发现、解决电子文件编写、归档、管理中的各项问题。电子档案部门需要从工作实际出发，为电子文件归档管理制度提供建设性意见，从而制定出科学合理的电子文件管理制度，并且需要对电子文件归档管理相关的各个环节进行密切监控，电子文件形成环节、鉴定环节、归档环节等都是重点监控内容[1]。同时，还需要确保管理系统与办公自动化软件的有效连接，这样才能全方位、多角度地对整个电子文件进行有效管理，及时发现电子文件损坏、丢失问题，同时采取有效的措施高效解决问题，提高电子文件歸档质量。

1.2 做好电子文件收集与资料积累工作

电子档案管理中不可或缺的一环就是电子文件收集与资料积累工作，它们有着至关重要的地位。跟传统的纸质文件收集工作相比，电子文件收集不仅方便高效，而且收集范围也在持续扩大，收集方法多样化。在企业电子文件归档管理中，电子文件的收集整理工作可以由电子文件编写部门负责，正式电子文件包含发送、接收文件。电子文件编写部门将文件发送给相关人员后，不仅需要对原始文件内容进行归档整理，还需要归档修改后的文件内容以及发送记录，接收文件后同样需要进行归档工作[2]。部分文件可能不在正式文件范畴内，但是它的文件内容价值高，可供参考的东西比较多，此类文件必须严格按照正式文件的归档整理流程进行收集保存，收集整理过程中一定要认真仔细，避免重要文件遗漏给企业带来损失。

1.3 强化电子文件归档的“四性”保障

进行电子文件归档时，需要做好“四性”检测，为电子档案文件的后续管理利用提供强有力保障。“四性”检测内容具体为：真实性检测主要是检测固化信息、数字摘要、元数据、电子属性、信息包等[3];完整性检测主要是检测归档文件中数据数量、大小、数目编号、文件内容的真实性和完整性;可用性检测内容是比较多的，涵盖了电子文件数据、目录、信息等方方面面，主要是确保人们能够使用、检索电子档案;安全性检测是电子文件归档最重要的检测环节，通过检测查看电子档案管理过程中是否存在人为改动或非法侵入的情况，提高电子文件保管的安全系数。

2  电子档案管理措施

2.1 规范管理电子档案移交工作

电子文件编写部门主要的工作任务就是对电子文件进行移交、归档处理。电子文件的归档方式有两种：其一是逻辑归档，其二是物理归档。这两种归档方式借助的办公平台存在差异性，企业可以根据内部实际情况选择合适的归档方式。各部门将电子文件移交给档案部门后，档案部门需要立马审核、判定文件内容，避免电子文件存在内容失真、丢失问题，如果移交的电子文件不符合相关规定要求，必须要求相关部门检查整理后再重新移交，从而确保电子文件的真实性。如果电子文件内容真实完整、安全性好，档案部门经过审核后就需要确定好文件价值，明确规定好保管期限，最后进行移交手续办理，移交部门与档案部门需要同时审查移交清册，并且妥善保管移交清册。整理归档电子文件时，档案部门需要首先确定好基础单位，再严格按照相关的管理制度和规范标准进行文件分类归档工作，确保各种文件摆放在正确位置上[4]。如果归档电子文件在公文类别范畴，档案部门就需要重视此类文件的审核工作，审核的著录项目需要根据实际情况进行适量调整增加。如果隶属于其他类型，此类电子文件就可以进行常规审核操作，审核过程中需要注重审核文件信息的真实性和完整性。如果归档电子文件具有较高的保存价值，档案部门就需要采取电子方案与纸质档案两者同时使用的保存方式，从而使归档电子文件的安全性得到进一步提升。

2.2 高度重视电子档案保管和安全备份

电子档案保管主要是使用专业安全的服务器存储好电子档案，归档载体即为专库或专柜，需要注意的是归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。如果归档载体是单片形式，就需要一定数量的载体竖起来存放在盒子中，盒子的上方不能放置重物避免将归档载体压坏，而且需要与磁场保持合适的距离，同时需要做好保护措施，避免灰尘、虫鼠损坏载体。电子文件检查工作可以计划为一年一次，检查内容为电子文件的读取情况、处理设备的运行情况;检测工作可以计划为每两年一次，主要是抽取一定数量的样本载体对文件内容进行“四性”检测;每4年检测一次光盘，如果检测过程中发现归档载体存在问题，需要及时采取有效措施解决问题[5]。此外，还需要做好电子档案的安全备份工作，每天一次的增量备份、每周一次的全盘备份是常用的备份方式，企业中的信息部门需要提供技术保障，从而提高电子档案存储的完整性和安全性。如果电子档案的存储价值比较大，不仅需要做好增量备份和全盘备份，还需要采取异地备份方式，以此来全面确保电子档案存储的可靠性。

2.3 提高电子档案的利用率

企业领导不仅能够调阅各类电子档案，还能查阅电子资料的收发记录，在此基础上需要提高电子档案的利用率，充分发挥电子档案的应用价值。电子档案严禁在企业外部流传和使用，企业内部可以流传一些通报文件或者机密性不高的规章制度，如果电子档案内容中包含有企业机密，就只能通过企业内网流传，并且内网系统需要隔离外部网络。如果电子档案涉及到企业的财务情况、发展计划、决策内容、科技研发成果等，就只能在高层领导中流传使用。如果员工需要查阅一些电子档案，但是权限不足，就需要通过系统向档案管理部门提出申请，申请审批通过后才能查看文件。当其他人员需要借阅电子档案时，档案管理部门只能提供复印的纸质文件，不能将原文件存储载体外借给他人[6]。借阅人查阅电子档案时，需要保护好档案，避免电子档案信息被其他人修改，而档案管理部门需要详细记录每个借阅人的部门、姓名、借阅时间等，制作成管理台账。

2.4 打造高素质、高质量的档案人才队伍

与传统的纸质档案管理方式相比，电子档案管理工作方式有很大的不同，这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，其不仅需要准确掌握档案管理业务知识，还需要熟练应用各种办公化系统和信息技术。因此，在进行电子档案管理时，企业需要重视档案管理人才，优化人才结构，打造高素质、高质量的档案人才队伍，提高档案管理效率和质量。首先，企业需要组织档案管理人员定期开展业务培训活动，邀请知名的专家讲解电子文件与电子档案的管理内容、管理目标、管理原则、管理措施等，拓展管理人员的知识面，增加他们的知识储备，同时还需要进行计算机操作演练，提高档案管理人员的操作技能。其次，企业可以通过招聘的方式招揽专业的档案管理人才，一方面能够为企业节省部分培训成本;另一方面也能确保招聘人才尽快融入工作，发挥人才优势，提高档案管理实效。

3  结语

综上所述，做好电子文件归档和电子档案管理工作能够提高档案管理效率和质量，节约管理成本，为企业的经营发展提供助力。因此，企业需要加强电子文件归档和电子档案管理，以使其更好地服务于企业的经营发展。

参考文献

[1] 冯静.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策[J].兰台内外，2020（36）：57-58.

[2] 李从卫，傅艳华.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].机电兵船档案，2020（1）：73-75.

[3] 宋正宇.信息时代下办公室档案管理工作的途径[J].科技创新导报，2020（5）：148，150.

[4] 张强.企业电子文件归档与电子档案管理工作探究[J].兰台内外，2019，266（29）：23-24.

[5] 張冰.基于互联网技术的档案信息现代化管理[J].科技创新导报，2019（27）：179，181.

[6] 张阿敏.“互联网+”时代高校档案管理网络化建设研究[J].文化创新比较研究，2021，5（5）：178-180.