试论基层单位兼职档案管理人员档案管理意识的培养

摘 要：本文基于基层单位档案资料管理现状，强调了兼职档案管理人员加强档案管理意识培养的必要性和迫切性，并论述了兼职档案管理人员进行管理的可操作性意见，旨在通过对兼职档案管理人员档案管理意识的培养，进一步提高基层单位档案工作的质量和水平。

关键词：意识;档案管理人员;基层;兼职;措施

档案资料管理工作是基层单位的一项基础性工作，是确保单位日常工作有序开展的基本保证，其重要性不言而喻。工作中，我们应当牢固树立“信息就是资源，资料就是财富”的观念，努力搞好档案资料管理工作，各级领导也要把能否掌握积累资料的基本功，作为考核和奖励办公室文秘人员的一项重要内容。[1 ]目前，基层单位的档案管理人员普遍是兼职，在实际工作中存在兼职档案管理人员对档案资料管理工作重视不够，档案管理意识较为缺乏的问题，需要我们认真对待并加以解决。

1 基层单位档案管理兼职人员档案意识方面存在的问题及后果

1.1 基层单位及兼职档案管理人员工作中常见的两个不容忽视的问题

1.1.1 缺乏保存文书材料的习惯。有些部门能够按上级要求上交各种材料，但是材料上交后，往往没有将材料备份后留在本部门保管。久而久之，当需要再次提供材料或者以材料作为今后工作参考时，从本单位档案中查找不到所需要的材料，不得不求助于曾经要求提交材料的上级部门，工作往往容易陷入被动状态;或者束手无策，有的甚至会出现凭记忆重新编造材料的错误行为。

1.1.2 档案资料管理杂乱无章。一些兼职档案管理人员虽然有保存档案材料的意识，但是对于需要保存的材料，在材料产生的第一时间不能按照问题或类型，或者时间顺序进行整理，而是随意放置在各个文件盒中，过后又没有整理的习惯，时间长了，当需要用到以往的某个文书材料时，面对随意乱放的杂乱无序的材料，免不了要“翻箱倒柜”，这样既浪费时间，又给自己增加了不必要的工作量。

1.2 基层单位档案管理常见的问题引起的两个方面不良后果

1.2.1 直接影响单位工作效率，对单位和部门工作查考及接受各项评估检查尤为不利。由于日常工作中形成的一些材料并不具备归档的价值，因此，对于一些基层单位来说，做好档案资料整理工作，更多的不是将有价值材料归档，而仅仅是为本单位工作开展提供便利，不自觉地造成一些材料散失。在工作中形成的各类文件通知、各种数据信息、各项工作记录等文件材料，如果没有得到妥善保管，今后一旦用到，或者有类似的工作需要参考，要么花费大量时间和精力到处寻找，要么需要全部返工重做，给工作的正常开展造成了极大不便。一些业内专家认为，单位行政工作能否顺利开展，很大程度上取决于档案工作水平，一定程度上说明日常文书材料管理对基层单位日常工作开展的影响和作用。在建筑行业，工程档案是建设项目施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据，在工程建设、运行、管理、维护等项工作中发挥着重要的作用，如不及时收集归档，很容易散失，给日后查找利用造成很大障碍。

1.2.2 從源头上影响基层单位归档文件材料的完整性。档案具有凭证和参考两大作用，对于单位工作的正常有序开展至关重要。作为基层单位兼职档案管理人员，在单位每年的档案归档工作中，需要划定归档范围、向各部门发出归档通知，再由各部门按照归档范围，从上年形成的文件材料中选取归档文件材料，做到应归尽归。由于兼职档案管理人员普遍没有接受过档案管理方面的培训，缺乏档案管理意识，在实际工作中，档案材料归档工作会有较明显的参差不齐。一般来说，单位制定的归档范围相对固定，数年不变，工作责任心强的部门大多能按照档案室的要求进行归档，甚至会与兼职档案管理人员沟通，超出归档范围提交有价值的材料归档;而对于工作经验欠丰富且工作责任心较差的部门人员来说，往往也只能手头找到多少归档多少。由于各部门工作具有一定的专业性，兼职档案管理人员并不清楚其他部门的工作重点和要点，也就是说并不完全了解哪些材料是必须归档的。如果兼职档案管理人员档案管理意识不强，工作责任心不强，难以保证做到应归尽归，容易造成归档材料缺失，造成不可挽回的损失。

2 关于增强兼职档案管理人员档案意识的几点措施

2.1 兼职档案管理人员应具备收集管理档案的基本素养

由于基层单位编制所限，档案室所配备的人员基本上是兼职人员，其档案管理意识相对淡薄，有些人甚至误认为归档文件材料对于单位无足轻重。如何培养兼职档案管理人员的档案意识，有专家提出这样一些要求：“一是全面系统，科学管理，分门别类，有规律可循，力求‘事前有计划，事后有整理;二是收集、整理的档案有‘据可查，做到文件柜内既有有形的档案，心中又有无形的档案;三是对档案资料‘说得准、道得明、依据全;四是善于督促其他人员将档案资料按时存档。”[2 ]这说的很有道理，我们应当坚持，提高自己收集整理档案的基本素养。

2.2 兼职档案管理人员应树立“以我为主”的档案管理理念

档案管理的立卷归档原则是“以我为主”，对于本单位工作中形成的各类文件材料，应有意识地及时主动做好收集与整理，以便归档文件材料齐全完整，今后工作有据可查，切忌出现坐等其他部门帮助提供，靠在其他部门保存的材料中翻看是否有本部门材料的被动现象。应当说，“以我为主”这一原则在基层非档案管理部门中能不能执行到位，是能否做好部门日常档案资料管理的关键。

2.3 兼职档案管理人员要善于对日常工作中形成的材料及时地进行分类管理

在基层档案管理中，常见的分类方法有按问题分类和按年度分类两种，对于材料相对较少的基层非档案管理部门来说，先按问题分类，再按年度分开更加方便实用。在文件材料形成阶段，兼职档案管理人员可以按照问题，将日常形成的文件材料分装在不同的盒子中。即，按照党务类、行政类、教学类、人事类、工会类等档案管理“一级类目”，先相对分成不同的类别，再按照档案管理“二级类目”做更加精细的划分。比如文件材料中，又可按照部门形成的文件和收到的批复、会议记录本、部门各类上报单位的材料等，将不同类型的材料装入不同的文件盒。由于日常形成的材料相对来说不多，可不以档案保管年限对材料进行永久、30年和10年的划分，我们建议按照年度对文件材料初步进行归类保管，这样一方面容易查找到相关材料，另一方面也可为来年档案整理归档提供便利。此外，对于部门常常用到的、不受年度限制的各种材料，应当复印后统一归入固定的文件盒中，并在盒子脊背上标明“常用材料”等字样。

2.4 做好同一材料的电子版与纸质版的“互通”工作

在这方面应注意两点。一是同一份文件材料的纸质版所在文件盒的位置与电子版所在电脑文件夹的位置应一一对应。二是同一份文件材料可以利用电子版文件名作标识的办法，实现与纸质版材料的位置对应。在档案管理中，专业的档案管理软件可以帮助档案人员快速地找到档案的准确位置，而基层非档案部门往往没有配备这样的管理软件。但是，在进行日常文书材料整理时，我们可以借鉴专业软件的管理方式，在电子版材料的文件名上作标识，实现电子版与纸质版的一一对应。

增强兼职档案管理人员的档案管理意识，不仅能进一步提高工作效率，使日常工作井然有序，还能从源头上确保本单位归档文件材料的完整、准确，是一项事半功倍、不容忽视的工作，应当引起基层各部门和单位及档案主管部门的高度重视，积极加以推进。

参考文献：

[1]邓小玲.浅谈高校办公室文书资料管理[J].有色金属高教研究，1994（2）：95.

[2]胡国兰.论高校院系教学秘书的管理素质与档案意识[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2008（10—2）：115.

作者简介：赵丽颖，吉林省白城市洮北区烈士陵园管理中心副研究馆员。