提高办公室档案管理工作效率的思考

摘 要：新时代办公室档案管理工作有了新的发展，但在实际工作中依然存在一些问题，档案管理效率还不高，影响办公室工作的高效开展。本文主要对目前办公室档案管理效率方面存在问题及提升效率的途径进行探讨，供参考。

关键词：档案管理;办公室;效率

办公室是社会组织中具有中枢作用的工作场所，档案管理是办公室工作的重要组成部分，也是单位工作的基础。实现高质量的档案管理，不但能够充分保证档案的完整性，提高档案资料查询与利用效率，同时能够充分发挥档案在办公室及整个单位管理工作中的价值，有效促进单位工作的顺利实施。随着经济的不断发展与社会的进步，信息技术逐渐被应用到各个领域，传统的纸质档案管理已经不能满足需求，在办公室档案管理工作中应加强对网络信息技术的应用，创新档案管理办法，解决工作中影响工作效率的问题，进一步提升档案管理效率——这成为当前各单位办公室管理工作的重要内容之一。

1 当前办公室档案管理效率方面存在的主要问题

1.1 工作人员的档案管理意识较为薄弱

在办公室档案管理工作中，相关工作人员的管理意识较为薄弱，成了对档案管理工作质量与效率产生影响的重要因素。现阶段，大部分档案管理工作人员并不是专业管理人员，有些甚至是临时工。加上部分单位对办公室档案管理工作的重要性缺乏认识，未能将其放到应有的工作位置。一些单位的办公室档案资料未得到妥善保存，长期随意堆放，造成了比较严重的不利影响。

1.2 传统的办公室档案管理方式落后

办公室档案管理工作中仍存在档案管理制度不完善，岗位职责划分不清，对管理人员约束力度不足等情况，当出现档案管理问题时，不能明确责任人，互相推诿，从而大大影响了档案管理效率。并且传统方式的办公室档案管理落后，通常采用人工抄写，然后再将抄好的档案进行保存，没有推进档案管理信息化，效率低下，出错率高且易丢失，也影响档案的原始性。随着经济社会的不断发展进步，传统的办公室档案管理方式存在着很大的局限性已经很难满足各单位的发展需要。

1.3 办公室档案管理标准缺乏规范性

一些单位整体档案管理标准不统一，在对档案信息进行处理时，采用不同方式记录信息，造成不同办公室信息互相使用时的一定困扰。档案管理标准不同，各个办公室都会形成不同档案模式，在进行档案存储、管理、利用、检查时，会面临大量问题，直接影响档案信息的管理和利用效率。

2 提高办公室档案管理工作效率的有效途径

2.1 增强档案管理工作意识和能力

办公室档案管理工作人员应该转变自身思想观念，充分认识到档案管理工作的重要性。必要的，可设置专职档案管理岗位，安排专业的档案管理工作人员管理档案。应定期开展档案工作人员业务培训，根据档案管理的具体工作内容邀请相应的专家进行讲座教学，不但讲述与档案管理相关的理论知识与技能，也要对档案管理工作的实际发展动态以及未来的发展趋势进行讲述，不断拓宽办公室档案工作人员的视野，转变其观念，让他们能够主动学习新的方法、技术或理论，有效提升专业水平和工作效率。档案办公室工作人员应积极主动地了解单位现阶段的发展情况，并在平时的工作中把档案的收集、整理、保管、保护、利用等项工作做好。应该加强档案管理相关法律法规的宣传与推广教育工作，有效提升档案工作人员的保密意识与法律意识，不断提升档案管理工作的合理化与规范化，坚持依法管档用档，保证档案安全。还应对每个时期办公室档案管理工作中存在的问题进行研究与分析，找出其未来应该努力的方向，促进办公室档案管理工作的稳定可持续发展。

2.2 建立完善的档案信息管理系统

档案信息能够在某些方面比较充分地反映单位的工作状况。随着社会进步，很多单位业务工作发展速度十分迅猛，档案管理的工作量直线上升，需要记录管理的档案信息日益增加。计算机管理软件系统为实现办公室档案管理信息化提供了有利条件。建设比较完善的办公室档案信息管理系统，推进档案管理信息化建设，将会直接推动办公室档案管理现代化，提高工作效率。在办公室电子档案数量不断增多的情况下，通过科学合理选择计算机档案管理软件，可以促进办公室档案管理工作效率和质量的提高。因此，各单位应完善档案信息管理系统，完善信息存储，建立适用规范的数据库系统，将档案信息数字化，实现档案收集、存储、管理、检索、利用等项工作的数字化，提高档案管理及各部门工作效率，促进各单位工作的持续、快速发展。

2.3 建立统一的档案管理制度

办公室的档案资料和文件之间息息相关，统一的技术操作标准与档案信息管理规范，是推进办公室档案工作的重要制度基础。要想有效提升办公室档案管理工作的质量与效率，就应该依照办公室档案管理工作的特征及实际情况，对相关的管理制度进行完善，并且在办公室文件管理过程中对档案收集与整理工作进行规范，做好相应的文件形成及保管工作，不断提升办公室档案管理工作的质量。同时，完成档案整理后，需按照档案内容、性质与重要程度的不同，标注标签，在档案室有序存放。储存地点应符合安全保存档案的要求，且做好警示标识，提醒非相关人员不准入内，避免不相干人员随便进入档案室，造成重要档案资料损坏或被窃取。不仅如此，针对机密性高的档案，应单独放置，且一段时间后对档案的保密期限进行跟进记录，同时相关人员应随时间变化与机密程度变化，对档案材料进行解密、升密、降密，对部分无须保密的文件做适时处理，有的可在相应档案信息平台共享。各单位应不断加强相关制度的宣传力度，促进制度的落实，实现对档案管理工作的有效约束。

2.4 改善工作理念，强化思维创新

常言道“资源有限，创意无限”，创新思维是创意的重要前提。在新时代背景下，办公室职员应与时俱进，不断学习新的工作方式方法，在实际工作中不断更新自身理念，运用和强化创新思维。这样的职员不会过早做出定论或者仓促行动，而是会先发散思维，再结合理论、实际进行工作。应强化职员思维上的创新，从根本上促进办公室档案管理工作的创新，促使办公室从传统的执行型转变为科学的开拓型，进一步推进办公室档案管理工作模式与具体方式方法的创新发展。

各单位应不断提高办公室档案管理人员的基本素质和工作能力，完善档案信息管理系统，积极推进档案管理信息化，提高档案管理工作的效率，更好地为整个单位业务工作的发展服务。

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作者简介：阮丽，吉林省长春北湖科技开发区管理委员会，硕士在读，研究方向：档案管理。