基于数据转型背景的电子档案信息安全研究

摘 要：进入信息时代，档案安全体系建设中较为突出的矛盾逐渐由实体安全向信息安全转移。电子档案的数字化特征，使之成为档案信息安全的热点和难点。本文作者从电子档案特征出发，围绕电子档案保护，提出解决电子档案信息安全问题的措施，供参考。

关键词：电子档案;保护;信息安全

進入信息时代，档案安全体系建设中较为突出的矛盾逐渐由实体安全向信息安全转移。大数据时代，电子档案的数字化特征使之成为档案信息安全的热点和难点。我们应按照《电子文件归档与电子档案管理办法》要求，及时、全面制定适应信息化建设的各项档案管理制度，进一步健全完善档案管理业务流程及技术规范，以确保电子文件和电子档案信息的安全有效。

1 电子档案的特点及保存管理难度

在现代信息技术快速发展的背景下，电子文件是整个信息技术领域中记录信息的重要形式[1 ]。电子档案是电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性，与传统档案有很大差别。

1.1 保管位置较分散

传统档案实行实体集中统一管理形式，单位的档案集中于本单位档案室，国家档案集中于各级各类档案馆。而电子档案则不可能按照上述方式集中管理，它的相当一部分是通过档案部门掌握其逻辑地址而进行控制;有些部分是通过下载将信息转移到保存介质上而集中于档案部门;还有一些电子档案是采用在线集中，即将信息转移到档案部门指定的地址中进行管理。电子档案管理相对分散且形式多样的特点，加大了管理的复杂程度。

1.2 保管技术程度高

电子档案是由载体、信息和系统三个部分所构成的。这三个部分的存在和影响因素不一致，也不同步。它们之所以能够构成完整的电子文件或电子档案，是人们通过一定的技术手段将其联结在一起的。电子档案的载体——磁盘是化工制品，老化、污损等都会影响它的质量，破坏记录信息;电子档案信息易受误操作、恶意更改或病毒侵害;计算机软、硬件系统的升级换代会造成原有环境下生成的文件无法识读和利用。对上述因素进行管理和控制的难度远超对传统档案的管理，是信息化环境下原始记录保管的重大课题。

1.3 信息再利用即时性强

电子档案信息在计算机网络系统中再循环的即时性强。传统档案信息在现行活动中的转化方式有两种：一种是在单位使用档案的过程中将有关信息提取出来，融入现行文件当中;另一种是档案部门编辑一些档案参考资料，提供给单位使用[2 ]。前一种方式的信息使用过程具有一次性;后一种方式的信息虽然专题性、系统性强，但转化过程慢，时效性较低。在计算机网络系统中，电子档案信息可同时以不同的形态分流，即电子档案在归档的同时，那些具有数据价值的信息进入数据库，成为新的电子文件来源。

1.4 可以在线利用

电子档案的利用可以采用非在线方式，但是更多情况下是采用在线方式。电子档案在线利用的方式对于用户来说基本上摆脱地域和时间限制，调阅文件主动性强、批量大和表现方式多，使文件查找速度快，可以实现信息或数据的共享。这种方式能够充分发挥信息系统的优越性。由于在线利用是一种信息管理者与用户非接触式利用方式，所以，利用过程中的信息真实性证实方式、信息复制和公布的权限、信息拥有者及内容涉及者权益的保护等问题，都需要在管理中加以解决。

2 解决电子档案信息安全问题的措施

2.1 做好数据备份，切实保证电子档案资料的完整性、可再生性

在电子档案的保护过程中，如果管理人员操作不当或者是疏忽，将一些档案信息删除了，或者是因为扫描过程中的重命名或者替换而将一些文件的数据覆盖了，且权限设计不合理而出现越权修改的现象，便会影响电子档案资料保存的真实性、完整性、可再生性。因此，为最大限度提升电子档案保护水平，需做好电子档案数据备份工作[3 ]。其方式主要如下：

2.1.1 数据拷贝。电子档案数据资料保存主要有磁盘、磁带和光盘等几种介质。通过将计算机中所保存的电子档案资料全部拷贝到存储介质中，简单方便，而系统中的相关设备需要严格按照各种载体的要求进行配置。但是，这种方法只适合于档案资料少量的情况。

2.1.2 磁盘阵列方式。磁盘阵列主要是为计算机配置相应的磁盘，有效扩大存储量。同时，档案资料在存储的过程中还可以做好实时备份处理，用于储存一些非常重要的数据[4 ]。这样利用计算机进行实时监控时一旦遇到故障，便会提示档案管理人员及时进行处理，有效减少电子档案数据资料的丢失情况。这种方式适用于管理大量的档案资料信息的情况。

2.1.3 双机双控系统。双机双控系统在应用过程中能够有效避免一台机器发生故障而影响整个系统的现象，服务系统不会被中断，相关数据也不会受到损失。当有一台计算机出现故障的时候，另外的计算机会立即接替工作。通常双机双控系统在应用过程中主要涉及双机热备份方式和双机双工作方式，这样通过使用完整的档案资料管理系统，能够有效防止整个档案管理系统出现故障，从而有效提升电子档案资料的保护水平[5 ]。

2.1.4 修复处理受损害的电子档案。在电子档案的管理过程中，应该对一些受损的磁光盘电子档案进行保护性的修复处理，这样能够有效减慢电子档案磁盘变质的速度，保证电子档案信息的稳定性和耐久性。但是，当前电子档案光盘还无法永久保存信息，所以为了切实保证电子档案资料的完整性，便需要每隔一定时间进行转录[6 ]。但是，在转录过程中应注意电子档案资料需要一定的设备条件和技术软件环境的支持，防止电子档案资料因时间久远、模数制式不同而造成信息无法读取或者是转录，达到提高电子档案资料保护的目的。

2.2 建立网络信息安全体制，制定严格的档案管理制度

在电子档案保护过程中，档案管理人员应切实消除电子档案资料信息的安全隐患，全面抓好电子档案保护网络建设，通过规范电子档案保护管理，并根据实际情况制定严格的管理制度，制定明确的电子档案保护工作细则，逐步构建起系统完善的安全体系，做好电子档案保护网络的安全防御。通过构建完善的电子档案网络信息的安全防御体系，并采取科学有效的措施来避免一些不利因素和危害产生，切实保护好电子档案[7 ]。

2.3 做好电子档案的安全防护，提升电子档案保护实效性

2.3.1 全面做好电子档案资料用户的身份验证和访问权限管理控制。通过在电子档案保護系统中设立档案信息系统的用户身份验证和访问权限控制，有效避免一些非法用户在电子档案管理系统中违规访问的现象，有效降低电子档案信息系统受到侵害的可能性。

2.3.2 做好电子档案信息的数据加密传输和局域网线屏蔽。如果在电子档案保护的过程中采取局域网系统，便需要在电子档案保护的浏览器端计算机输入登录档案管理信息系统用户码、口令等，并充分利用网络途径直接将服务器端的档案信息进行加密传输，有效屏蔽连接内部的计算机局域网的线缆，防止网络传输的档案信息被他窃取，为保证电子档案信息的安全性奠定坚实的基础。

2.3.3 设计审计和报警功能。通过全面记录电子档案信息资源保护的安全性操作，并合理地将电子档案管理信息系统的报警功能和审计功能紧密结合起来，提高电子档案及信息管理系统的实时安全预警保障能力。如果有人不按照电子档案管理信息系统的安全管理要求操作，系统则会自动向维护人员发出报警信号。同时，作为电子档案保护的人员还需要及时在网络服务器和各台电脑上面安装一些防病毒软件，并定期进行升级，最大限度防止计算机感染病毒，切实保证电子档案信息的安全性[8 ]。

2.4 创设良好的电子档案保护环境，分类放置电子档案保护设备

在电子档案保护过程中，需要管理人员根据不同的档案介质放置电子档案管理设备，安装设置自动恒温恒湿的空气调节装置，切实做好电子档案资料保护的防盗、防光、防高温、防火、防磁、防污染等措施，保证各种存储介质的安全、可用及系统的安全运行。

总之，要做好电子档案保护工作，应建立健全网络信息安全管理体制，采取多元化的管理措施，制定严格的档案保护制度，创设良好的电子档案保护环境，做好电子档案的安全防护，提升电子档案保护的实效性，切实保证电子档案资料的完整、真实、安全、有效、可用。

参考文献：

[1]余亚荣，毕建新.《“十四五”全国档案事业发展规划》解读：构建基于信任的国家电子档案管理体系[J].山西档案，2021（1—7）.

[2]李守利，张磊.疾控中心档案管理与档案利用[J].中国卫生产业，2017，14（33）：131—132.

[3]邱丽杰.如何做好城建档案馆电子档案异地备份工作[J].城建档案，2021（06）：113—114.

[4]郝睿.基于区块链的电子档案信息安全防护研究[J].办公室业务，2021（12）：101—102.

[5]许蓉.做好档案的科学管护 完善档案安全体系建设[J].办公室业务，2021（09）：88—89.

[6]谢达.档案实体与信息安全培训[J].中国档案，2020（07）：44—45.

[7]赵洁.档案实体安全和信息安全管理中存在的问题与解决对策——以天津中德应用技术大学为例[J].科学咨询（科技·管理），2020（07）：69—70.

[8]张新，王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2018（05）：70—71.

作者简介：龙洋，吉林省通榆县医疗保险经办中心副研究馆员。