信息技术在档案管理中的应用探究

摘 要：信息技术的有效应用可以使档案管理工作获得高水平支持。本文对当前档案管理工作存在的主要问题进行了总结，结合信息技术创新发展的背景条件，从技术性工作的角度出发，提出了档案管理工作的改进策略。

关键词：信息技术;档案管理;应用策略

引言

目前，信息技术的创新推广速度较快，实现信息技术在档案管理中的有效使用，可以使档案管理工作获得高水平的支持。

1 信息技术在档案管理中应用存在的不足

1.1 档案信息化管理系统不够成熟

目前，部分企业的档案管理人员缺乏对现有信息系统可操作性的详细考察，没有结合软件开发的实际情况，制定信息化技术的应用步骤，导致信息化系统的安全性与稳定性难以得到有效维护。一些档案信息化管理系统的建设虽然进行了需求分析，但未能对档案信息化管理工作的主要原则进行总结，导致动态性管理方法难以在档案管理工作中实现普及推广。一些档案信息化管理系统在具体建设的过程中，没有结合系统功能特点进行数据模型的创新设计，难以保证信息化技术在档案管理工作中发挥作用。一些档案管理信息系统的建设、档案管理技术的设计缺乏对系统建设过程的创新调整，导致档案管理的基础性工作和信息技术难以得到高质量的结合，无法在档案管理业务模式创新方面取得积极成效，也使得档案信息化管理系统所具备的应用价值无法实现高水平开发。

1.2 档案数据检索质量较差

数据检索质量直接影响着档案信息的应用水平。但是，部分企业虽然推进了档案数字化管理，并对信息技术进行了推广应用，但对于档案信息查询服务的重视度较低，缺乏对档案检索目录的高质量设计，无法凭借主题词实现档案信息的快速搜索，难以在增强信息调取效率的基础上，体现出数据检索技术的优势。部分档案数据检索工作的实施对于可视化分析技术的价值缺乏足够的关注，没有使用图表等方式实现对档案数据的有效展现，导致档案信息的处理举措无法得到相应的调整创新，难以在数据模型的帮助之下，全面满足档案数据检索管理的实际需要。

1.3 档案服务能力缺乏有效拓展

部分档案管理人员虽然引进了信息技術，但缺乏对档案服务能力建设工作的重视，导致新型信息技术所具备的突出应用优势无法得到显现。一些档案服务能力的建设工作对于档案信息所具备的应用价值分析不够完整，缺乏对数据挖掘技术的应用，没有从信息全文检索需求的角度出发，对信息集成技术进行合理使用，导致档案的检索效率及精准性无法得到提升。一些档案管理人员在应用信息技术的过程中，对于数据资源的录入和整编缺乏必要重视，没有对档案管理系统各类权限进行合理设置，导致档案借阅管理及报表制作等基础性工作无法得到改良，档案数据的备份以及系统维护等业务难以得到信息技术的高水平支持。

1.4 档案信息资源缺乏有效整合

档案信息资源的整合是提升档案应用水平的关键。但是，部分档案管理人员在应用信息化技术的过程中，对于档案管理领域的信息孤岛问题缺乏足够的关注，没有对档案信息浪费现象进行有针对性的研究，导致信息系统普遍存在重复构建的问题。一些信息技术的应用对于档案信息现有的服务效果缺乏必要总结，未能对不同类型信息化系统的运行情况进行系统性研究，导致如财务系统和资源调度管理系统无法与档案管理系统实现充分结合等问题。一些档案信息整合工作对于实体档案数字化所带来的各方面影响缺乏完整的分析，没有对档案管理工作中的存量信息资源进行有效的整合，导致很多档案数据信息的备份管理需求无法得到满足，难以在实体档案数字化基础上更好地实现档案信息的同步备份。

2 信息技术在档案管理中的优化应用策略

2.1 提高档案信息化管理系统的成熟度

档案管理人员在探索信息技术的应用途径过程中，要加强对档案信息化管理系统构成情况的分析研究，并对工程项目建设的基本原理进行考察，使档案信息化管理方案的构建可以具备更强的可操作性，并保证档案管理所需的软件可以在这一过程中实现高质量应用。要加强对档案信息化管理需求的分析，并对系统当前的功能优势及使用性能进行考察，保证系统具备足够的稳定性与安全性。档案信息化系统的建设工作需要加强对说明书制定工作的关注，尤其要对档案管理标准化体系建设所需的基础条件加以分析，保证档案动态化管理方法得到有效构建。要加强对档案信息化管理系统功能和数据构成情况的考察，并对系统架构以及功能模块进行有效的创新，保证系统安全管理体系可以在这一基础上得到更加成熟的构建。档案信息化管理系统的建设还需要加强对计算机软件开发状态的关注，尤其要保证档案管理人员充分参与到系统建设工作中，确保软件开发过程可以得到明确，为档案管理系统价值的充分开发提供有力支持。

2.2 提高档案数据检索工作质量

在探索信息技术在档案管理工作中的具体应用策略过程中，一定要加强对档案信息构成情况的分析，并结合档案信息查阅需要，对档案信息检索途径进行优化，使档案检索工作目录得到创新调整，进而满足档案信息的多元化查阅需要。档案数据检索工作在开展的过程中，必须加强对信息技术普及规律的重视，并将各类主题词及相应的检索内容加以总结，使档案信息利用需求可以得到优化，有效提升档案检索工作效率。要加强对可视化分析技术的重视和应用，尤其要对图表形式的信息进行重点研究，使数据检索精准度得到提高。档案数据检索工作还需要对特殊信息进行集中处置，尤其要对数据分析模型进行灵活使用，为档案信息利用效率的优化提供精准支持。

2.3 提高信息化档案服务水平

档案管理人员在探索档案服务新方式的过程中，一定要将档案管理信息系统所具备的突出应用优势进行总结，尤其要对档案信息的整合和组织工作进行深入研究，使档案信息化体系的建设可以在档案价值开发方面发挥作用，以便可以更加有效地满足信息化档案服务需要。档案管理人员在制定信息化服务策略过程中，一定要加强对档案信息服务条件的重视和考察，并对数据挖掘技术进行合理使用，保证符合档案信息全文检索需求的举措得到相应优化，为信息集成技术充分发挥应用价值提供帮助。要加强对档案信息检索能力构成情况的关注，并对信息检索速度的影响因素进行深入研究。档案管理人员需要根据信息系统当前的运行规律，对档案进行的收集整编方法做出调整，合理设置档案调取权限，并对档案统计报表等基础性功能加以完善，确保数据的维护及备份功能得到强化。要根据档案管理信息系统开发的基本规律，对档案管理信息化需求进行全方位考察研究，尤其要对网上档案信息浏览平台进行高水平构建，并保证相应的网页检索功能得到强化，为信息化档案服务体系的完善提供帮助。

2.4 提高档案信息资源的整合水平

在制定档案管理信息化方案过程中，需要加强对档案管理工作中信息孤岛问题的重视和分析，尤其要对档案信息资源浪费问题进行严格统计，使信息系统可以有效避免重复建设问题，并保证信息匮乏现象可以得到充分规避。要加强对档案资源质量特征的分析考察，并对档案信息管理以及档案服务体系建设的相关需求进行总结，确保不同类型的信息化系统可以与档案信息调取应用需求相符合，有效提升档案服务综合质量。要加强对档案管理工作中信息化系统实际运行情况的关注，并对财务管理和资源调度管理系统进行整合，结合档案管理团队办公自动化的目标，制定档案信息资源整合的具体策略，使档案数字化管理体系的建设可以获得高质量的信息源，并保证档案信息的来源能够得到相应的优化。在档案信息资源整合的具体实施过程中，一定要加强对档案管理信息化总体方案的关注，尤其要对数字化档案管理优势进行总结，使各种类型的存量信息实现高质量整合，为档案信息的备份和调取提供有力支持。

3 结论

信息技术的创新发展可以使档案管理工作得到全面优化。因此，对档案管理工作的实际情况进行总结分析，并结合信息技术的主要优势，进行档案管理工作相关问题的总结，制定信息技术在档案管理工作中的有效应用策略，对提升档案管理工作综合质量具有十分重要的意义。

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作者简介：王亚琴（1986— ），硕士研究生，菏泽市行政审批保障中心馆员。