提高固定资产转资信息质量——以X国有企业为例

南 元 ，王 瑞

（1.和田师范专科学校，新疆 和田 848000；2.新疆艺术学院，新疆 乌鲁木齐 830000）

1 引言

固定资产转资是企业工程建设项目由竣工转入到固定资产核算与管理使用中的重要环节，关系到固定资产投入使用后折旧费的提取、企业日常成本核算和经营效益的确定，是工程建设项目建设到竣工投运的关键一环。要实现“资产优良”的战略目标，必须重视工程项目的转资管理。

X国有企业的固定资产转资主要是预转资，在工程资产达到预定可使用状态，即所构建资产的整体或部分已具备使用条件或已实际开始使用，暂估入账。在审计竣工决算之后，按照实际的资产进行调整。因此，预转资的准确性直接影响着公司资产价值的准确性，提高预转资的准确性有助于提高会计信息的质量、公司的财务状况和经营成果反映，从而影响到公司管理层以此为依据做出的经营决策。

2 工程转资管理的特点

2.1 工程项目管理高度统一

X国有企业的各地市分公司未设置工程项目配套的采购物流部门、工程建设部门，自采购环节开始，均集中在省一级统一管理。项目投资建设前期调研时间长，项目实际建设的分公司采购需求审批流程长，导致物资需求部门采购需求不能做到及时灵活的调整，可能造成库存积压或库存短缺的问题，从而带来转资不准确的问题。

由于项目的高度统一管理，会导致从项目一级管理单位发起的项目申请以及变更业务流程长，项目采购需求不能及时灵活的调整，协调难度大，因此从地市一级发起的错误的信息在转资之前也不能及时调整，导致与实物有偏离。

2.2 转资流程长，多系统参与

X国有企业的工程转资是多系统内进行的全业务的项目管理。如图1所示，项目立项后在计划建设管理平台产生该项目的立项信息，之后在供应链管理系统中签订工程采购合同，项目管理人员再按照采购合同中的信息制作采购订单，再根据采购订单进行物资准备采购，采购后在采购管理系统内按照采购订单入库，当开始工程项目建设后从采购管理系统出库，物资出库后ERP中归集该项目产生的费用，随着项目的进度，项目管理人员进行预转资操作，在ERP系统中导入预转资资产信息，同时在资产管理系统发起预转资流程，转资会计根据项目管理人员提交的转资单，检查ERP系统中资产信息是否完整准确，按照项目管理人员定义的任务点进行费用的分摊，分摊之后项目管理人员进行再确认之后，转资会计完成最终的转资确认。

图1 X企业工程转资流程图

但是多个系统之间是单向的过程连接，并无相互的验证，因此很难保证转资业务前端的采购订单制作准确无误；而在费用分摊时虽是由采购订单相应物资出库产生的费用，但是并无与采购订单的校验，整个业务流程都无与项目立项的校验关系。这就导致实际形成资产的价值信息与立项不一致，与实物不一致。

2.3 工程类费用种类多，难以保证分摊的准确性

建设项目工程费用组成种类较多，而所有的工程费用都要归集到实物资产上。X国有企业的成本费用归集是通过ERP系统，在业务前端项目管理人员进行费用定义，再到财务人员按照定义好的任务点进行费用的分摊，最后实现所有的项目工程费用归集到资产上。要确保最后归集到资产上的费用是准确无误的，这就要求业务前端的项目管理人员在定义费用任务点时能够按照费用的种类准确定义，财务管理人员在实际转资操作过程中能够准确分摊。

3 转资中存在的问题及原因分析

3.1 转资中存在的问题

3.1.1 固定资产账簿中资产价值信息与合同、采购订单不一致

X国有企业存在少量资产在ERP系统中金额与采购系统内采购订单金额不一致的情况。如：资产编号为GS001，该条资产在ERP系统内归集的成本金额是3000元，而在采购系统内项目管理人员所做采购订单的金额是4500元，无其他待摊费用。

通过在ERP系统内查询，该条资产是由于分摊了其他费用，导致的价值不一致。这些所有被分摊到该条资产上的费用，其任务点都与该条资产任务点是一致的，因此是由于项目管理人员在定义费用任务点时出错，进而导致财务在分摊费用时将原本不属于该资产的费用归集到了该资产，导致了最终该条资产价值信息的不准确，从而也影响了后期的折旧。

3.1.2 固定资产账簿中资产价值信息与实物资产不一致

X国有企业的固定资产账簿中存在资产价值信息与实物资产不一致的情况，如存在同类、同规格、同计量单位的资产价值偏离度较大的情况。如表1中7条资产属于同类、同规格、同计量单位，资产的生产厂家都一样，甚至创建日期都很接近，然而资产的价值相差较大,以这些资产的平均成本作为参照，资产的差异率可见，只有2条资产的资产成本较为接近平均成本。

表1 X企业资产价值信息示例表

存在这种现象的原因：一是工程类项目的项目周期较长，不能及时完成竣工审计，不能及时发现问题，预转资之后形成的资产在X国有企业的各地市分公司这种情况较多存在。

二是数量的不准确导致价值信息的不准确，由于X国有企业高度集中统一的项目管理模式，项目管理人员为了不多次申请地点编码或多次申请资产新增，频繁的提交业务申请单，会选择将不确定资产进行合并转资，待该项目完工，再申请设计变更，审计决算时再去把之前已转资的价值较大的资产分成不同地点的多个资产，拆分调整后资产价值与审计一致。这样对于项目管理人员来说既减少了工作量又加快了转资速度。

3.1.3 存在资产无厂商和规格型号

X国有企业的预转资是通过ERP转资的，其中资产的厂商、规格型号以及地点的正确与否都是通过转资会计人工比对来实现，因此并不能保证其正确性，在X国有企业的年末检查中每个地市都存在这个问题，均有部分资产的厂商、规格型号为空。

3.2 转资存在问题的原因分析

3.2.1 项目管理各系统之间无校验关系

3.2.1.1 转资与立项之间无校验关系

X国有企业工程项目的立项、设计变更、批复是在计划建设管理平台实现的。在计划管理平台完成立项之后，就会在ERP系统中打开此项目，但是在ERP系统中并无通过计划管理平台的立项与设计变更映射产生的该项目具体的价值与信息，而ERP系统中资产的资产价值与信息都是通过项目管理人员人工制作采购订单，然后人工导入ERP系统的，因此并不能与立项、设计变更去校验，以保证转资信息的准确性。

3.2.1.2 采购与立项无校验

采购订单是在供应链管理系统发起的，通过合同去校验制作相应的采购订单，也并无与计划管理平台立项的校验关系，因此采购订单中物料与设备的价值、信息都不能保证与立项中一致，也会导致后期转资后在ERP中形成的资产与立项不一致。

3.2.1.3 采购订单与转资无校验

ERP转资过程中，项目管理人员通过人工导入预转资资产的各类信息，形成待摊费用，转资会计再根据项目管理人员已经定义好的费用任务点进行分摊和转资，没有与采购订单的校验，因此会出现资产与采购订单不一致，如在存货盘点时发现实物资产价值与账簿不一致。

3.2.2 项目管理人员定义任务点错误，导致分摊错误

3.2.2.1 同一个项目存在不同批次的同类别资产，购置价格也不一致，但是通常情况项目管理人员会以类去定义费用任务点，未考虑不同批次不同价格的影响，从而导致同类型不同价格资产的任务点是一样的。若按项目管理人员定义的任务点，财务按ERP系统预先设定的规则分摊，就会导致资产的价值与采购订单不一致。

3.2.2.2 在ERP系统转资过程中存在对应任务点但是不能按ERP系统预先设定的规则去对应分摊，转资会计只能按照项目管理人员要求进行手工分摊，导致资产与实际价值不相符。

3.2.2.3 项目管理人员对实际项目的建设情况了解不够，实地验收流于形式

发起转资之前，项目管理人员在资产管理系统发起预转资，并实地盘点该批新增资产是否准确，由于建设项目存在分包建设以及一个项目管理人员管理多个建设项目，有时可能存在分包商管理实际项目的情况。因此实际操作中实地盘点并不能准确确定资产的实际价值，实地验收也就流于形式，因此在转资前不能发现新增资产与实物不一致。

4 提高转资价值信息准确性的建议

项目转资管理应依托有效的保障措施来实现，将固定资产转资工作标准和流程固化到信息系统中，系统要提示具体岗位在规定的时间做规定的事。例如设备基础土建费、设备安装费与设备的匹配，审计费等多个受益对象的费用分配，设备类资产设备名称、规格型号、购置费、制造厂家等信息的自动获取等。

4.1 优化后转资流程的互相校验

在转资流程中加入数据管理器（如图2所示），数据管理器可以与计划管理平台、供应链管理系统、资产管理系统、ERP数据进行相互校验。由立项去校验采购，采购主设备再去自动配备辅料，从而生成采购物料，再通过出入库的信息校验转资，自动生成ERP新增资产信息，财务会计在ERP进行费用分摊时可以直接与立项进行校验，保证新增资产信息、待摊费用信息准确。

图2 转资过程优化图

后期项目存在调整事项也应通过立项变更去触发采购订单的变更，从而实现全流程管理。目前是通过退采购订单实现后期调整，人为性的操作较多，且容易造成库存的差异。发生设计变更时，数据管理器能够提醒项目管理人员采购订单的不匹配，进而项目管理人员可以按照设计变更在供应链管理系统修改采购订单。采购订单变更时，数据管理器也会提醒ERP系统进行转资调整。

4.2 加强对项目管理人员的培训，增加人员的配置

任务点定义的不准确，大多是由于项目管理人员没有认识到任务点之间的不同以及定义任务点需要注意哪些事项，因此应加强对项目管理人员的培训，提高转资前端采购订单、任务点定义的准确性，从而提高转资的准确性。

增加人员配置，在预转资阶段对前期不确定资产进行分开转资，在转资开始阶段保证转资的准确性，避免后期审计决算后进行调整。同时预转资盘点时，增加专业人员进行现场盘点确认，可以引入第三方盘点，以保证新增资产账面价值信息与实物相一致。

4.3 ERP系统内加入价值信息的强提醒

在ERP转资确认阶段加入价值信息的强提醒，建立最后一道防线确保转资新增资产价值及信息的准确性。如对于同类同规格型号同数量同厂商的资产，价值差异超过一定比例（如10%）进行提醒，提醒转资会计确认资产的最终价值，保证了资产价值的准确性。同时对于资产信息缺失厂商、规格型号、责任人的，ERP系统设置强校验，缺少信息转资确认将无法完成。

5 总结

提高转资信息的准确性，既要转资流程中各系统之间的相互验证，也要人为操作的准确性。同时还要积极与前端业务部门的联动与沟通，加快项目结算，提升项目工程财务管理工作水平，理顺管理流程以达到规范化要求。财务部门积极主动与前端业务部门沟通配合，掌握项目竣工时间，及时了解项目进度，收集竣工验收项目明细资料，做到事中提醒，了解工程竣工验收，核实资产状况，为竣工决算编制和转增资产做好相关准备工作。从而提升转资信息的准确性以及项目转资率。