档案数字化建设与应用管理的几点思考

陈欣卉

（广西电网股份有限责任公司南宁供电局，南宁 530229）

0 引言

网络信息时代大背景下，数字化已经成为档案管理的重要途径。完善的数字化建设与应用管理体系不仅有助于全面提高档案管理水平，而且正在成为档案实现应用价值再创造的重要推手。

1 档案数字化建设对档案管理的促进作用

1.1 全面提高档案管理质量与效率

基于数字化平台的档案数字化建设对于档案管理最显著的促进作用当属提高管理品质与效率。在传统模式下，档案的资源利用价值不易于长久保存，甚至随着时间推移，较为久远的档案极有可能在多次查询或借阅等活动中出现损伤甚至损毁的问题，尤其是纸质介质类的原始档案损伤多数具有不可逆性，极大地影响档案对于相关单位及机构的资源利用价值。不仅如此，传统的档案管理工作普遍存在效率低下且准确度不高的问题。一是体现在档案的管理工作方面，人工操作始终难以完全避免失误或错漏，二是在档案的应用方面，一方面档案应用方极易因查询和借阅的低效率而降低使用意愿；另一方面，容易进一步增加工作人员的负担，并可能由于归档和借阅等多种活动的同时进行而出现相互干扰，从而提高了人工管理的失误率。

相比之下，基于网络与信息技术的档案数字化管理能克服大多数传统管理的缺点。一是保证了档案的完整性。通过扫描等方式可将纸质档案全面、快速、准确地转换为数字档案集中存放于数字化档案管理平台，数字化后的档案在传阅与应用过程中也不会出现错误或缺失等问题。二是提升了档案管理的效率。基于数字化的档案管理平台划分了前后台的应用，前台应用面向档案使用人员，后台应用面向档案管理人员，二者操作相互独立互不影响，对管理员和使用人双方都是极大的便利。三是降低了档案管理的成本。在大数据时代，大量档案的应用及管理等工作更凸显了数字化档案在管理速度和效率方面的优越性，相较于粗放投入人工的传统管理模式，数字化能够极大程度地压缩档案管理的人工成本。

1.2 进一步提升信息资源价值应用水平

唐太宗曾有一句名言：“以史为鉴，可以知兴替”。指对比古今朝代更迭可以发现社会兴衰的变化，而记录历史、反映历史的正是各式各样的档案信息。档案作为重要的信息载体，借助档案来了解政治、经济、科技、文化等社会各方面的发展变化是大多数人对于档案管理的认识视角。随着信息技术、信息产业、信息网络的不断发展，信息化对于经济社会发展的影响也愈加深刻，在信息化时代，信息资源、材料资源及能源共同构成了国民经济和社会发展的三大战略资源。

信息技术与网络的高速发展，使得在数字化的时代信息资源呈海量的增长，出现了“大数据”的概念，越来越多的企业甚至是国家通过对大数据的采集及挖掘分析获取了更多的价值信息。例如，京东商城用户画像档案应用，采用大数据挖掘分析技术对用户进行特征勾勒，产生用户画像档案并通过统一数据服务接口供商城网站其他应用调用，旨在提高与用户间的沟通效率、提升用户体验。在推荐搜索功能时调用，可针对不同用户属性特征、性格特点或行为习惯进行数据分析，从而对更可能符合该用户偏好的商品进行优先推荐，很大程度上可提高用户的购买转化率甚至重复购买。在网站智能机器人JIMI 调用，可基于用户画像对用户设定咨询应答策略，便于快速理解用户意图、开展针对性商品评测或商品推荐、个性化关怀等，在大幅提升JIMI 智能水平和服务力度的同时，也提高用户对商城的忠诚度及黏性。可见，借助快速增长信息化平台和网络技术，不仅要便捷快速获取档案资源，更要提升信息资源价值应用水平，全面、深入获取档案资源的信息价值，为使用者创造难以预计的可观收益。

2 数字化档案建设及应用管理常见问题

2.1 档案管理应用不足

一是档案管理规范化限制应用。即使是同一单位不同部门之间也可能存在档案格式不统一、不规范的情况，即便实现了档案管理的电子化、数据化，然而因为档案管理未统一规范，造成了信息资源应用的壁垒；二是应用与业务融合不足。大多数单位的档案应用往往局限于后勤、行政管理业务，仅实现了档案的管理应用，未对档案当中的信息价值进行挖掘分析，将档案的资源价值与企业的业务应用深度融合以支撑企业战略发展。

2.2 复合型人才队伍建设相对滞后

档案数字化不仅涉及基础管理知识，更涉及网络应用与信息安全防护技术，需要管理人员具备较高的理论知识与实践技能水平。然而时下的一些单位在数字化建设过程中将重点集中于信息化硬件设施的配备与安装，却忽略了人的“软件”因素，部分档案管理人员缺乏网络与信息技术基本认知，对数字化管理认知和熟悉程度有限，在具体管理过程中难以发挥应有的技术优势。

2.3 安全防护不足

网络时代掌握了信息便是掌握先机，档案安全防护是一个系统工程，在数据采集、传输、存储、应用等各环节环环相扣，随着大数据、云平台技术在数字化档案存储及管理中应用，在带来便利的同时也带来了更多的网络风险，任何一个环节的安全防护不足都可能使敏感信息泄漏造成企业甚至国家的重大损失。

3 全面提升档案数字化建设及管理应用水平

3.1 强化数字化支撑能力

一是规范管理标准。从档案管理建设初期进行规划，建立统一制度用以规范档案采集、存储、使用各环节标准，最大限度地避免信息壁垒困境的产生；二是提升数字化档案管理实用化，推进信息资源在业务的应用，通过加装数据转换装置、扩展数据接口等方式实现档案资源与业务的融合；三是持续开展档案管理数字化、智能化建设，利用前沿技术不断更新数字化档案的应用方式，通过大数据、云计算、人工智能等方式开展数据挖掘分析，提升档案信息资源的应用价值。

3.2 提升管理队伍综合素质水平

要实现档案管理数字化，不仅需要既有档案管理知识又兼有网络与信息技能的复合型人才，更需要全面普及数字化管理理念，要求非档案管理岗位人员同样应当了解和掌握相应的档案信息化理论与实践技能。一是提升内部能力。定期聘请信息管理、网络安全等专家开展面向全员的专题讲座、技能培训；开展相应竞赛，以赛促学，提升管理人员学习主观能动性。二是强化外部支撑。与先进管理企业开展交流合作，扩展技术及业务领域知识，发现自身短板及不足并落实相关提升措施。

3.3 做好安全防护

信息资源是国民经济和社会发展的三大战略资源之一，建立安全可靠的档案管理系统更有助于敏感信息的保护及信息资源的应用，应当明确数据采集、传输、存储、应用等各环节的网络安全防护边界、责任主体和防护要求。一是做好网络边界防护。企业中档案管理系统与业务平台往往存在不少数据接口，数据的交互与网络跨区服务通常使得档案管理平台成为安全防护的薄弱点，在档案系统建设规划中采用可信可靠的网络安全产品及服务，提升档案系统关键设备的防护水平。二是深化态势感知能力及防护体系建设。持续完善对档案系统的网络安全风险监测及预警，定期对档案系统开展漏洞修复与安全渗透测试，全面降低安全风险。三是做好系统防护。完善档案灾备体系、建立灾备系统；对系统使用人员进行分级，对权限进行最小化管理；增加面部识别、指纹或声纹识别等多因子认证途径，避免身份盗用风险。

4 结语

做好档案数字化建设不仅只是构建统一规范的管理系统，更要注重管理观念的数字化、网络化、系统化。档案数字化建设的实质是借助网络与信息技术充分延伸档案管理应用的范围，在全面提升档案管理品质与效率的基础上，系统化地对信息资源进行深入挖掘分析，使档案作为珍贵信息资源的应用效果成倍提升，不断实现价值再创造的预期，强化信息资源服务于国民经济与社会发展的作用，提升信息资源战略意义。