信息化条件下高校档案工作的转型研究

文/湖南科技学院档案馆 吴青霞 廖利香

电子信息技术的快速发展，对各行各业产生了极大影响。信息化技术的应用，为档案管理带来了巨大变革。2019年10月21日，第十三届全国人大常委会第十四次会议审议通过的《中华人民共和国档案法（修订草案）》中，增加了全新的第五章“档案信息化建设”。档案信息化建设推动着高校档案管理工作发展，要通过相应的转型升级和提质增效，实现高校档案信息化工作和数字化校园建设。

一、信息化条件下高校档案工作面临的转变

高校的档案信息化建设，要求档案管理重心从实物档案管理为主转变为实物档案和数字档案管理并重，且数字档案管理比例逐步增大。这要求高校档案管理要从理念意识、收集整理、存储保护和服务利用等方面实现转变，以适应档案信息化建设工作。

（一）理念意识。高校档案管理工作要想转型，首先要在理念意识上转型。认识当前的不足，才能实现思想上转型。一直以来，高校档案馆作为教辅部门，服务于教学和科研，不能直接产生社会、经济效益，其发展不被高校所重视。校内各院系和职能部门领导及兼职档案员未能很好地理解高校档案工作对高校发展的重要意义，在档案材料移交时，主动配合做得不够。这造成高校档案馆工作人员的工作积极性和自信心不高。高校档案馆是比较单纯的部门，档案工作具有较强的政治性和保密性，也具有一定的保守性。档案管理工作者必须按部就班，按质按量地做好每天的档案管理工作，学习新技术、新知识的动力不强。在传统的观念中，档案工作主要是纸质档案信息收集、整理、保管和查阅利用。在学校教职工和普通民众眼中，档案具有一定的神秘色彩，有特别需求时，才前往档案馆申请利用。当前党和国家对档案工作的重视程度日益增强，制定和出台了一系列档案法规制度，为档案工作的进一步开展提供了法律依据。信息化不断发展的背景下，人们对信息需求不断增加，高校档案管理工作者开展信息化、社会化服务已是大势所趋。无论是高校档案馆主管领导、校属各院系、职能部门领导，还是档案馆领导、档案管理者、校内教职工，都要改变传统的档案理念，应充分认识到档案对学校、对个人发展的重要意义，加深对信息化、社会化服务的认识。

（二）收集整理。传统的高校档案收集对象以纸质档案为主，采取部门立卷制度、档案征集和个人捐赠等方式，收集的档案门类较少，且不齐全、不及时。信息化条件下，高校档案收集对象除了纸质档案外，还有电子档案，而且有向电子档案“单轨制”发展的趋势。收集的范围广而全，收集方式灵活多样，收集难度随之增大。传统的高校实体档案整理主要包括分类、鉴定、排序、标号、去钉、目录输入，工序比较繁琐，耗费档案工作者较多的时间和精力。在信息化条件下，高校纸质档案和电子档案将在很长一段时间里长期并存。电子档案的整理较之纸质档案更加复杂，档案管理者需要掌握纸质档案数字化和电子档案归档范围、格式转换等技术。

（三）存储保护。传统的高校档案资源为纸质材料或实物等，按照部门、类别和年份等进行分类，以“份”或“卷”等形式保存于档案室的架或柜，并做好防火、防水、防湿、防尘、防鼠、防光、防虫、防霉、防高温、防污染“十防”工作；配备空调和除湿机等设施设备，基本满足工作要求。材料的进出和使用，都进行台账登记。材料的保管，需要极大的耐心和细心。随着档案信息化建设工作的实行，高校档案信息以数字信息形式储存于各种形式的硬盘中，或联网电脑，或单机电脑，或备份硬盘、光盘等。各种载体受保管环境、保存技术和使用人员等影响，具有一定的使用寿命，操作失误或损坏，可能造成信息化内容无法恢复。另外，联网的工作电脑还容易受到电脑病毒、木马植入或黑客攻击窃取信息，需要相关技术人员进行维护。

（四）服务利用。传统的高校档案工作的重点是管理，重在保管，而非利用，以档案工作管理者为中心，利用方式被动、单一。档案管理者习惯于坐等档案利用者来馆查询利用，其利用内容局限于档案复印、借用、提供证明等，需要遵循严格的档案利用审批手续；咨询方式主要有面对面、电话、QQ、邮件等，利用方式必须是当面进行。档案资料限于馆内使用，馆际间的信息和资料交流较少。随着信息技术的发展，高校档案管理正在逐步走向现代化。部分高校档案馆逐步将传统的纸质档案资源转为数字档案资源，应用档案馆网站和移动服务端如微信、微博等为利用者提供利用服务。但是大部分高校的档案信息化还停留在档案目录数字化阶段，全文数字化还未实现。现代信息技术只是在档案利用时起到了辅助查找的作用，仍然需要档案管理者根据档案软件系统里查询的档案编号，前往库房查阅纸质档案。大多数高校档案馆档案管理系统未能实现与校内OA系统的无缝对接，在校内的数据信息共享不能实现，更别谈区域间的信息整合和共享。当今社会的高校档案工作要重视资源数字化和各种馆藏资源的服务利用，档案管理工作重点应放在信息资源加工制作、整理传播以及二次开发利用等方面。

二、信息化条件下高校档案工作的转型对策

面对当前“档案信息化建设”的要求，厘清档案工作传统方式和信息化发展的差异，有助于档案馆工作转型探讨。

（一）创新档案服务理念。一是高校档案部门主管领导应创新自身的档案服务理念，充分认识到档案工作，尤其是档案信息化对学校教学、科研、建设等方面不可忽视的作用，在思想上重视档案工作；在人力、物力、财力等方面加大对档案馆的投入；在档案管理工作者职称评聘、职务晋升、外出交流培训学习方面适当给予倾斜，增强档案管理工作者的职业自豪感和工作成就感，从而激发其学习新事物、新技术的潜力，努力为学校和社会民众提供更优质的服务；制定档案绩效管理制度，使上至领导，下至兼职档案员和普通教职工都重视档案工作，保证档案收集的完整性和及时性。二是档案管理工作者应更新服务理念，充分认识到档案信息化是适应当今社会发展的必然趋势，树立“大数据、大档案、大服务”的理念，利用自学和外出培训交流机会，提升自身的档案信息技术管理水平。三是档案管理部门要加强档案的宣传力度，可以通过档案知识讲座、档案展览、制作并分发各门类档案知识手册给校内教职工和学生。档案管理者还要加强新媒体技术如档案网站、微信、微博等在档案宣传中的应用，为用户提供良好的服务体验，使高校领导充分体会到档案对高校发展的重大作用，使广大教职工意识到档案工作是一件于己有利的事情。不必走出档案馆大门，即可通过网络构建开放的档案馆系统性服务。

（二）加强档案安全管理。档案安全，是档案工作的生命线和底线。当前，档案安全主要包括档案实体安全和档案信息安全。为确保档案的安全性，必须做好以下几个方面的工作：一是强化对档案馆工作人员和兼职档案员的信息技术培训和网络安全教育，增强档案管理人员的安全意识，提高他们对档案信息安全问题的处理能力。二是高校应加大人力、资金、设施等安全保障方面的投入，引进档案信息化专业人才，配备档案信息化建设相应设备，为数字档案提供安全保管，构建安全环境。三是加强档案安全管理制度建设。档案馆要加强服务器的管理，制定安全应急预案；将档案信息划分为不同的层级，根据不同角色设置不同权限。档案馆不仅要制定制度，还要将制度上墙，并且使之根植于每位档案人的心中，从而落实到具体工作中去。四是采取多样化的技术防范措施，保证档案信息安全。档案信息安全技术主要包括数据加密、访问控制、身份认证和安全通信等。

（三）构建档案服务平台。档案的价值在于服务利用。高校构建档案服务平台，是档案得以充分利用的基础。一是要实现高校内档案数据资源的整合。高校要建立档案信息资源共享机构、共享标准和共享机制，积极推进文档一体化进程。在此基础上，高校将办公自动化系统与档案管理系统实现无缝对接，保证档案数据收集的完整性和有效性，方便后期的加工、利用和共享。二是要实现馆际合作和资源共享。开展国内同类高校、省内不同高校和同一区域非高校档案馆之间的档案信息化资源建设和开发利用合作，打破各自为政的“信息孤岛”，整合同类或相近数字档案信息资源，实现档案信息资源共享和区域信息化共建。三是要基于新媒体技术提供智能服务。高校档案馆可以利用微信、微博等平台为学校师生、社会民众提供移动端智慧服务，实现毕业生网上查询个人档案去向，推进档案业务代办和档案利用解答互动等功能。高校档案馆可以通过档案馆网站建设，及时更新档案网页内容，加强档案管理员与档案利用者互动的及时性，提供特色档案服务。