新时代办公室档案管理工作优化策略

文/晋中市卫生学校 张永诚

一、办公室档案管理的基本内涵

办公室档案是学校教育发展过程中形成的，被纳入了整体发展的项目规划当中，是学校领导作出决策的重要参考依据，对教育工作者来说具有不可替代的作用。办公室档案是长时间对无数教育工作者成果的一种汇聚，在学校日常教育工作中，需要依靠大量的教育档案资料作为支持，严格意义上讲，办公室档案是教育进步的一个基础平台，为校园教育提供了一个可持续发展的框架。

办公室档案是教育历史的再现。校园办公室档案具有真实性、客观性等特点，同时办公室档案还具备一定的利用价值。从办公室档案管理的宏观角度来看，最终目的是为了服务教育、回馈国家，促进国家教育事业的全面发展。

二、办公室档案管理的要点

（一）不能忽视档案管理制度建设。档案管理工作的主要内容有行政档案归档、基建档案、人事档案等，需要对上下级传达的各类文件进行整理归档，为了保证整体的工作效能，学校建立了档案管理制度，校领导高度重视办公室档案管理工作，是落实相关工作的前提。

（二）不能轻视档案管理工作。办公室档案管理是学校非常重要的一项工作，当前，个别档案管理工作人员忽视档案管理工作。简单来说，就是档案管理工作人员相关意识强弱对档案管理工作有重要的影响，直接关系到档案管理工作效率。很多档案管理人员非专业出身，这是需要重点改进的部分。

（三）要重视新技术的应用。在信息化发展的过程中，能否及时引进新技术是很重要的，这关系到档案管理的创新发展。在现实中，很多单位仍采用纸质档案管理方式，因此在档案的保存、利用和查阅过程中，档案资料会逐渐增多，档案工作项目繁琐，流程复杂，档案管理人员的每日工作大多数是当年资料的归档、归类、编号、装订，效率不高，长此以往容易出现工作疏忽。国内大部分学校的档案借阅过程稍显繁琐，因为尚未做到电子化，导致档案使用率不高。

三、新时代办公室档案管理工作优化路径

（一）转变工作理念，提升专业水平。首先，学校领导以及工作人员要积极转变传统思想，要充分重视档案管理工作，有意识地对档案管理工作进行改进、优化，充分意识到档案管理工作的价值，保证在档案管理过程中，工作人员持正确的工作态度。其次，要确保在岗工作人员具备一定的专业水平，并随着时间的增长稳定提升，在工作的过程中，校方积极开展相关培训活动，进一步提高工作人员的专业水平、提高档案管理工作效率。要“请进来”“走出去”加强学校档案管理业务。一方面，邀请本地档案局的相关领导检查指导工作，举办相关的档案管理培训班；另一方面，组织校内管理人员前往其他学校学习先进的工作经验。

（二）健全管理制度，优化管理体系。办公室管理制度的完善需要有针对性地进行，需要校方制定出完善的措施，保证档案管理工作顺利进行。对于已经构建了相关管理制度的学校来说，必须认真贯彻落实相关管理制度，保障办公室档案管理的有序开展。构建办公室档案管理精细化和科学化的管理办法，提升工作效能。首先，定岗定责，权责对等。根据定岗位、定责任和定标准的基本要求，完善办公室档案管理责任体系。根据办公室档案管理工作流程和相关职责，设置科学性的岗位。学校需要对岗位职责进行明确，确定岗位工作流程以及各项程序，明确工作衔接的各项环节，做到岗位分明、职责分明，确保每一位在岗人员各司其职做好其本职工作。根据局部功能最大化、整体功能最优化的需求，把办公室档案管理标准具体划分到每一个工作岗位，确保岗位工作规范。另外，学校按照有关规定并结合实际情况，制定《档案管理工作办法》，根据管理办法形成严格的管理和分类，使编号、装订、分类等井然有序，而本质上档案管理工作目标就是提供社会服务，为了充分提高档案管理的作用，要建立健全保管制度、保密制度、利用制度等，让整体的档案管理工作有法可依、有章可循。

（三）优化档案管理流程，保障办公室工作有序运作。工作流程需要遵循科学、简约、清晰等原则，这也是优化办公室档案管理的前提。优化办公室档案管理，需要多借鉴现代化管理理论与实践相关的资料，进一步完善和优化办公室档案管理各项工作流程。同时，要结合办公室档案管理工作职能，构建信息调研机制，让各项工作能够按照流程运行。构建严密的考核机制，学校要明确考核标准，构建考核机制。对于一个容易量化以及程序性的工作，需要尽快设计量化标准，而针对那些主观因素比较强以及非程序性的工作，需要尽快设计定性评价标准。我校坚持从源头做起，平时注意做好公文的处理和登记，保证符合规范要求，将纸质文件归档的同时，也注意电子档案的备份和归档，加大资料收集的力度，在工作中采取“追、拿、复、要”方法确保文件归档应归尽归，使学校档案管理水平进一步提升，丰富了办公室档案资源。

（四）做好档案数字化工作，提升档案利用效率。

想在办公室档案管理工作中落实信息化管理模式，传统的思想和管理方式都需要发生改变。就目前而言，有关办公室档案管理的相关资料和文件蕴含着巨大的参考价值，但是由于在职人员缺乏服务意识，只是单纯将相关资料和文件进行收藏，并没有发挥其应有的价值，因此，在优化办公室管理工作、实现办公室管理工作信息化的道路上，转变固有思想是非常重要的。

另外，办公室档案管理需要将服务作为工作宗旨。而想要实现服务为宗旨的目标，搭建网络服务平台是其中最基础的工作。传统办公室档案管理在方式上稍显陈旧，手工存储档案信息的方式有很多不便之处，在这样的情况下，计算机网络的重要性凸显出来，能够进行大量档案信息的存储，便于在庞大的办公室档案中查询所需，并且不必消耗过多时间。科学的考核方式需要充分利用计算机网络，便于相关工作指标的自主生成。针对工作中不容易量化的工作指标，在必要的情况下给予人工辅助，做到人与计算机网络的有机结合，最终提高工作水平和效率。具体有以下三点建议：1.利用计算机网络与人工结合的方式，对文件进行分级分类、编号登记管理。2.在调阅或是借用办公室档案的时候，需要严格按照相关规定，实施严格的审核、登记、收回管理。3.计算机文档和纸质文档需要一同保存，要做好相关文档的保护工作。

四、结语

总而言之，办公室档案的管理决定了教育工作的顺利开展效果，而本质上，建立现代化的办公室档案管理模式，能最大程度上保证管理的有效性。基于此，应当做好相关规章制度的确定，做好信息化之下的档案管理工作优化。办公室档案具有非常重要的参考价值，怎样管理好、利用好，仍然需要不断研究与分析。学校需要不断优化管理，做好信息技术的引进，做好人员的筹划和绩效考核管理，提升工作效率，做到档案的优质管理。