农业科研院所档案管理绩效评价研究

文/中国热带农业科学院科技信息研究所 周海慧

新常态下，农业科研院所快速发展，对档案管理工作提出了新的要求，提升农业科研院所档案管理工作水平，对于促进农业科研院所的科技创新与可持续发展非常重要。农业科研院所均设立部门对档案进行统一管理、制定了专门的档案管理办法，档案管理工作的制度化、标准化、专业化以及信息化水平均不断提升。农业科研院所档案管理绩效评价，已经成为创新型科研院所的主要组成部分。

一、评价的必要性

近年来，农业科研院所改革紧锣密鼓地进行，在职称评定、绩效考核、人才评价、学科评估、资源配置、院所排名等方面探索切入点和突破口，取得了明显成效，这给农业科研院所的档案管理工作提出了新的要求。农业科研院所档案管理的绩效评价，是围绕档案管理工作的全流程，构建评价指标体系，对档案收集、整理、保管并提供服务等工作的绩效考核。农业科研院所档案管理的绩效评价为提升农业科研院所档案管理水平、档案资源利用效率、激发档案管理员工的创新活力奠定了坚实的基础。

二、指标体系的构建原则

（一）科学性。绩效评价不仅要有理论依据，还要正确反映档案管理工作的实际现状、存在的问题，为档案管理水平的提升提供决策依据，为工作的开展和发展决策提供实践支撑。

（二）系统性。绩效评价不仅要有总体评价指标，也要有具体层面的评价指标，不同层级之间界限清晰、不同指标之间界限清晰，兼顾系统性和差异性。

（三）可操作性。绩效评价指标要贴合工作实际情况，通俗易懂、易于衡量、便于被人接受，指标值易于获取，评价结果可以用来进行横向、纵向的对比，也可以用来指导员工提升档案管理水平。

三、指标体系

农业科研院所档案管理绩效评价指标体系，可以从规章制度、基础设施、标准化、信息化、服务成效5个不同角度去探索，可以考虑分为3个层次。

（一）规章制度。制度环境的好坏直接关系到档案管理工作的成效，直接反映了单位档案管理工作的标准化、规范化。二级指标可以分为档案管理制度、档案管理员守则、档案管理人员中党员比重、档案馆发展规划、分管领导级别、年度工作会议次数6个三级指标进行体现，档案管理制度包括档案借阅制度、档案保密制度、档案接收制度等，可以通过调查获取相关制度条目的名称和数量来对档案管理制度进行评价；档案管理员守则是规范档案管理从业人员日常行为、提高档案管理从业人员素质、树立档案管理从业人员良好形象的依据，可以通过查看档案管理员守则是否上墙来进行评价；档案管理人员中党员的比重可以评价档案从业人员的责任心；发展规划是档案管理工作长远发展的指针，可以通过查看是否有专门的档案建设规划或者是否将档案建设规划纳入科研院所的整体发展规划中去；分管领导的级别可以评价科研院所对档案管理工作的重视程度；年度工作会议次数可以评价农业科研院所档案管理工作落实情况。

（二）基础设施。农业科研院所档案管理的基础设施主要是仪器设备、库房等，可以用年投入资金额、仪器设备数量、库房面积、档案密集架、办公室面积等指标来评价。农业科研院所档案管理需要一定的经费来运转，例如档案从业人员的日常办公支出、档案从业人员的继续教育与培训等，年投入经费越多显得对档案管理工作越重视；档案管理工作需要配备计算机、抽湿机、扫描仪、打印机等，所配备的仪器设备数量也是体现档案管理工作质量的一个标准；库房面积以及档案密集架数量是档案工作开展的物质基础和档案库房利用效率提升的根本保证，库房面积越大、档案密集架越多，所需保存的档案越多，体现对档案管理工作的重视，真正做到档案应收尽收；办公室是为档案管理工作服务的，所配备的办公室面积可以作为档案管理绩效评价的一个依据。

（三）标准化。档案是农业科研院所规范化管理的重要载体，档案标准化建设将使农业科研院所各项工作开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、各项对外推介有史可溯，是农业科研院所高质量可持续发展的基石。农业科研院所档案管理的标准化建设可以通过是否确立有专门的管理机构、专业的人才队伍、定期培训与交流、标准化查阅流程、标准档案的归档数量等来体现，通过是否设有独立的档案管（室）、档案学专业的管理人员、年度专业培训次数、年度业务交流次数、标准化的查阅流程、标准规范的归档档案数量等来评价，直观上体现为档案管理与服务工作标准化的流程、标准化的配备、标准化的操作、标准化的程序、标准化的管理、标准化的服务等。

（四）信息化。档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。农业科研院所的科技档案非常多，常规纸质保存工作量大，因此推动农业科研院所档案管理信息化是当今农业科研院所档案管理工作的重中之重。档案管理的信息化建设通过“是否设立有档案信息化专项经费、是否建有档案查询信息服务平台、馆藏档案数字化占比、电子文件网络归档率、是否能够提供网络远程查阅服务”5个3级指标进行体现，具体调查获取是否每年有固定经费支持，是否建有统一的档案管理信息服务平台和档案资源数据库、数字化档案数量、电子文件网络归档情况、年度远程数据查询或下载等信息化服务次数等。

（五）服务成效。服务成效是档案管理绩效的体现，体现的是工作效果、被认可程度以及服务满意度等。农业科研院所档案管理服务成效可以通过次均档案检索查询时间、数字化档案归档准确率、年度投诉次数、满意度等进行体现，选取的具体指标可以是年度档案资源检索利用频次、每次检索耗费时间、符合归档要求的农业科技档案数量、实际归档档案的数量，是否按时完成问题档案的整改归档工作、科研人员对档案管理工作的满意程度、上级部门和领导专家对档案管理工作的满意程度。

四、数据处理与结果计算

（一）指标权重的确定。指标权重的确定采用德尔斐法（Delphi technique），即专家打分法。

（二）数据定量化和无量纲化处理。针对评价体系中的定性指标可以采用定量化的处理方法，结合指标特性设定规则并赋予一定的数值。例如针对是否设立专门管理机构指标，如果设定了，可以赋值为1，否则赋值为0；又如针对满意程度指标，如果非常满意可以赋值为5，如果满意可以赋值为4，如果一般满意可以赋值为3，如果不满意可以赋值为1。为避免各指标数据不同的量纲和数量级会对评价结果的准确性造成影响，可以采用SPSS统计软件中的“标准Z值”方法进行无量纲化。

（三）评价结果。采用综合评分分析法，其具体计算公式为：WPE=ni=1WiXi，公式中：WPE为农业科研院所档案管理工作绩效评价得分，Wi为三级指标Ci的权重，Xi为三级指标Ci无量纲化后的值。

五、结论与建议

农业科研院所档案管理工作绩效评价是不同单位之间档案管理工作水平的一个评价标准，便于不同单位之间对比，查漏补缺，同时也是同一单位不同档案管理人员工作效率的一个评价标准，对于激发个体创新效能，进而提升档案管理人员之间的协作，提升农业科研院所档案管理水平具有重要意义。农业科研院所开展档案管理绩效评价，有利于发现档案管理与服务工作中存在的问题与不足，搭建起农业科研院所档案管理绩效评价的长效机制，持续提升农业科研院所档案管理工作的质量与效率。