信息化背景下高校档案资源的安全防护

2021-11-22宁夏大学档案馆马健翟伟

办公室业务 2021年18期

文/宁夏大学档案馆马健翟伟

高校档案是每个学校从建校到现在所发生的重大事件的存档，以及在各个时期学校的建设或者历史事件的文字记载，对于每个学校来说，都是非常珍贵的资料和精神财富。随着网络的飞速发展，高校档案资源传统的纸质化保存及利用方式已不能适应形势发展的需求，高校档案工作模式需要不断创新发展，而在创新发展的过程中，档案资源的安全性问题需要格外注意。

一、高校档案资源安全性建设的必要性

随着高校的扩招以及各高校规模的进一步扩大，高校档案资源变得越来越多越来越复杂，如果还是沿用原来的档案工作方式，必然非常麻烦，而且无法保证高校档案资源的完整性和安全性，所以对高校档案工作模式的创新发展是一种必然。在传统高校档案工作模式中，无法避免地会遇到一些安全性问题，主要表现在以下几个方面：

（一）传统高校档案管理工作没有得到充分重视。在传统的工作模式中，高校档案管理工作并没有得到充分重视，很多高校的档案管理工作还停留在保护档案实体和收纳档案这个层面，没有对档案进行分类管理和整理收集，这样就无法发挥高校档案的真正作用，而且在现实中，这样保存的高校档案的安全性很低，档案遗失或者信息泄露的可能性很大，为了解决这些问题，必须要对传统高校档案资源重新进行安全性建设。因此，高校要充分重视档案的管理工作，加强档案工作人员的管理培训，不断完善高校档案管理制度，定期整理归纳档案资源等，防止高校档案信息遗失或者外流事故发生。

（二）现代化信息技术对传统高校档案管理工作的冲击。现代化信息技术对于传统高校档案管理工作的冲击非常大，高校档案资源的管理工作方式产生了重大改变。在信息化时代，高校档案终于可以摆脱过去纸质化收藏方式的不便。将高校档案资源录入电脑网络，可以更加方便地对档案资源进行收集整理归纳，不仅有效解决了高校纸质化档案在实际应用中容易丢失损坏的问题，而且电子化的高校档案资源更便于整理，更便于查阅，彻底解决了高校纸质化档案在使用时很多不必要的麻烦。高校档案资源的电子信息化方便了对老师和学生们的分享，不仅极大地实现了高校档案的使用价值，还可以让更多学生了解到学校过去的历史和风采。但是信息化是一把双刃剑，有利也有弊，虽然电子信息化存贮高校档案资源有很多好处，但是无法忽视电子信息技术对于高校档案的冲击，最无法让人忽视的是电子信息的安全性太低，很容易造成高校档案信息的流出，如果落在别有用心的人手中，这些流出的档案资源就会造成很大的危害。再加上现在网络上的信息鱼龙混杂，网络造谣成本低廉，很容易出现利用电子信息化的高校档案资源伪造假信息的事件。层出不穷的电脑病毒给电子信息化的高校档案资源造成了很大威胁，这些都是现代化信息技术对于高校档案资源的冲击，所以在电子化高校档案资源的同时，要高度重视高校档案资源的安全性建设。

二、高校档案资源安全管理的主要内容

高校档案资源的安全管理是指对所藏高校档案实体和信息采取有效保护措施，避免受到自然灾害和人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。高校档案资源安全管理的主要内容包括：档案制度安全管理、档案实体安全管理、档案信息安全管理和档案库房安全管理。

（一）档案制度安全管理。制度安全是档案制度安全管理的根本，如果高校档案管理部门本身的档案管理制度不完善，那么在档案保存技术上做再多的改革创新也于事无补。要想保证档案资源的安全，首先要完善档案的管理制度，在管理制度上做到没有漏洞，要对原有不合理的管理制度进行删除或修改，根据现实情况不断加入新的安全管理制度。

（二）档案实体安全管理。档案实体安全管理是高校档案资源安全管理的基本要求。即使进入信息化时代，但是高校实体档案的安全性还需要得到高度重视。现在高校档案资源的电子信息化不完全，很多高校利用原来的实体化档案，这些实体化档案是我们的重点工作对象。所以不能因为电子信息化的档案方便就不重视实体化档案。在档案实体安全管理中需要特别注意就是对实体档案的收集、分类和保存，实体档案由于拿取不方便，不如电子档案容易整理，正因为如此，才更加重视档案实体的安全管理。

（三）档案信息安全管理。档案信息安全管理是现在高校档案资源安全管理的一个重要战略选择，随着信息技术在高校档案管理中的大规模应用，信息安全成为高校档案资源安全管理的重点考虑因素。现在的网络信息环境并不安全，所以各个高校的档案管理部门应该高度重视这个问题，在高校档案工作模式的改革中努力探索，寻找适合于高校档案信息安全管理的方法。

（四）档案库房安全管理。档案库房安全管理是高校档案资源安全管理的一个必备的硬件条件，作为保管实体档案的重要场所，档案库房的安全管理是需要重点注意的地方。档案库房是学校重要的硬件，需要考虑的问题非常细致全面，如档案库房中存放的实体档案，要做好防潮防蛀以及防止纸张老化破损等细节工作。在这种细节问题上，高校档案管理部门需要格外注意。

三、高校档案资源安全防护的措施及策略

高校档案资源安全管理需要遵守严格管理、预防为主、防范结合、确保安全的基本原则，并在保证基本原则的基础上对原有工作模式进行改革。

（一）保障档案制度安全管理的对策及方法。从根本上保证档案制度安全的对策有以下几点：第一，要加强对档案资源安全管理的领导。有些高校档案管理部门对档案资源安全工作不够重视，所以要先解决思想问题，对这种信息量大的档案管理工作一定要从思想上重视起来，不能因为繁琐而忽视。学校领导要委派责任心强、认真踏实的人负责档案管理部门的工作，不同的岗位要让不同的人去管理，这样就不会陷入混乱的局面，在管理上做到职责清晰。第二，教育管理人员要严格履行档案管理的规定。可以制定“谁管理，谁负责，谁接手，谁保管”的责任制度，让管理人员真正负起管理高校档案资源的职责，而不是敷衍了事。培养管理人员的责任意识，必须按照已有的管理流程做事，这样才能形成一个行之有效的档案管理流程制度，并且可以在长期的坚持下形成一个良性循环。第三，要及时建立健全相关的档案安全管理制度。在端正态度的前提下，要建立健全相关的管理制度，有些高校的档案管理制度不严谨，甚至有些过时，在现代化信息技术的冲击下，需要不断完善相应的管理制度体系，才能做好高校档案资源的安全管理。

（二）保障档案实体安全管理的对策及方法。保障档案实体安全，需要重点做好实体档案的收集、保管和利用工作。档案的收集可以参考《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》并结合高校的实际情况，进行科学的收集、划分归档范围和保管期限。学校的各归档单位，需要严格按照规定向学校档案管理部门提交有保存价值的文件和资料。学校的档案管理部门在收集到文件和资料后，要按照要求将文件和资料进行归档。当实体档案归档后，高校档案管理人员需要先按照规定对实体档案进行分门别类，然后确定实体档案的保管期限，再进行保管。对于一些放置时间比较长的档案，要注意经常查看，以防虫蛀或者霉变现象，影响后期使用。

（三）保障档案信息安全管理的对策及方法。档案信息安全管理因涉及信息技术，所以要格外注意，在管理方法和技术防范上要有所创新。要注意及时备份电子档案资源，可采取本地异处备份和外省（区）异地备份相结合的方式，以防病毒侵袭、火灾、水灾、地震等自然灾害对电子信息化档案资源的意外损害。一些涉密的档案信息，要格外注意保密处理，要经常更新保密安全系统的相关密码，并及时查看是否有入侵的痕迹。因为电子信息技术的更新换代非常迅速，所以在档案资源信息化方面，学校档案管理部门要及时更新，对一些无效的信息要及时清除。

（四）保障档案库房安全管理的对策及方法。高校档案库房的安全管理重点在于保障硬件设施，必须要有专门存放实体档案的房间，并且房间须做好防潮防蛀通风等措施。档案库房建设还必须符合相关标准，不能是危房或者改造房。有条件的高校还可以配备智能防火装置、空气净化装置、恒温恒湿设施等系统。