云计算视阈下档案信息化安全策略研究

2021-11-22平凉公路局崆峒公路段牛雯

办公室业务 2021年18期

文/平凉公路局崆峒公路段牛雯

以新兴计算机技术为基础的云计算给档案信息化安全管理发展带来巨大冲击，该技术不仅能为档案管理提供丰富资源库，同时还能实现资源共享，为用户提供可靠保障。云计算虽然功能强大，优点颇多，但也存在一定的局限性，因而在应用于档案信息化管理领域时必须要保证其安全，这样才能真正推动档案信息化安全建设与管理，提高管理质量与效率。

一、云计算背景下档案信息化安全特点阐述

（一）集中存储，确保管理安全。以往的档案管理模式受技术、设备等限制，极容易出现信息泄漏的情况，而云计算视阈下的档案管理，既能实现对信息的集中存储，还能有效控制管理效果，完成对软件部署、负载均衡、资源配置等统一有效管理，避免因数据异构性、复杂性导致管理难度增加。同时，以云计算为基础的档案信息化管理还能有效避免信息泄露，提高对档案信息的实时监督与管理。

（二）响应速度快，处理能力强。随着大数据的不断深入发展，档案信息化管理的复杂程度逐渐增加。在这种情况下，档案信息化管理所面临的安全问题更加复杂，而确保档案信息化管理安全，保证其响应速度和处理能力显得尤为重要。云计算视阈下的档案信息化管理以一台计算机为接入端口，通过云系统来调动设备实现远程控制和处理，这种强大的功能更容易有效处理网络上的木马、恶意程序，对数据实现实时监督采集，为确保档案信息化安全管理提供保障。

二、云计算视阈下档案信息化管理安全问题

（一）缺乏行之有效的监督管理。云计算优点颇多但并不完美，其在实际应用中会因缺乏统一规范、标准等缘故导致其难以形成规范化管理模式。云计算会将互联网上的数据进行有效融合，且以此为基础进行经营范围拓展，因而在应用过程中很难分类，这成为档案信息化管理的一大安全隐患。再加上相关单位与云计算服务企业之间权责界定不明，一旦遇到信息泄漏事故，必然会给相关单位造成巨大损失。

（二）平台安全保护力度令人堪忧。云计算本身就是新兴技术，其应用程序复杂、拓展结构庞大，且需要持续更新与维护，因而供应商很难对其进行精准管理与描述，也无法百分百确保档案信息化管理单位使用过程中的安全。再加上云计算数据管理以集中化存储管理模式为主，一旦泄露，不仅影响范围广、力度大，且危害性极强。

（三）用户隐私安全保证度不高。云计算与档案信息化管理的有效融合为其带来极大的好处，但也留有一定的隐患，随着越来越多的信息汇集到云计算平台，不仅增加了档案管理的难度和工作量，同时也增加了泄露的可能性。大部分用户因对互联网技术不了解，在存储、传输以及处理数据过程中是以未加密方式进行的，这种方式本身隐患极大，再加上用户基数庞大，导致实际运行隐患重重。不仅如此，互联网本身极容易遭受黑客攻击，计算机故障会造成数据丢失，这些因素都会影响档案信息化管理安全。

（四）人为操作失误导致不安全事故发生。虽然档案信息化管理多以高新技术为主，但期间也需要管理人员的辅助操作来完成，因而在信息收集和存储过程中，若工作人员态度不端正、缺乏安全意识，也会造成管理操作失误，最终影响管理效果。另外，档案管理人员在管理用户名、密码等信息过程中若不慎外泄，可能造成档案信息被窃取，最终为其带来安全隐患。

三、云计算视阈下档案信息化管理安全问题成因

（一）对档案信息化管理安全建设未展现足够价值高度。强化档案信息化安全管理，首先要落实安全管理，确保档案运行的安全可靠性。但部分档案管理单位的相关人员甚至领导对这方面的操作并不重视，对安全隐患问题意识不到位，最终导致安全建设问题落实不到底。同时，部分管理人员在实施安全化建设过程中未从服务价值角度去思量，认为其属于技术领域，因而简化其实施流程，导致实际管理效果不理想。不仅如此，因为缺乏足够重视，在档案信息化管理维护方面投入极少，相关部门难以及时购置先进设备和软件，无法吸引高端管理人才，致使安全隐患难以得到有效解决。

（二）未形成健全完善的安全化建设体系。档案安全体系建设不够健全完善，档案信息化管理安全工作滞后，是导致当前档案信息化安全问题的一大成因。因为受旧思想影响，部分档案管理人员在操作过程中未严格按照相关规定来执行操作，也未依据档案管理需要来完善安全建设体系，导致档案信息化安全系数低，影响实际运行和管理效果。例如，在档案信息化安全管理中需要以信息技术来收集、整理、存储数据，用户可以登录网址查阅整理，通过云计算来收集资料，但却无法形成系统的管理效果，无法实现互动。这样很容易出现资料损坏或丢失的现象，对档案信息化安全管理形成阻碍。

（三）档案管理人员现代化管理素质不足。新时代，对大数据、云计算的应用力度愈发深厚，而由此带来的影响力越来越大。作为档案管理人员，不仅要从思想上意识到档案信息化安全的重要性，更要从行动上予以支持，这样才能真正提供安全保障，才能避免出现信息安全方面的问题。

四、云计算视阈下提高档案信息化安全的策略

（一）加强对云计算的了解，提高对档案信息化安全管理的重视度。云计算是新时代档案信息化管理必不可少的技术手段，其在档案信息化中的应用必然能为该领域带来意想不到的好处，因而要加强了解与应用，发挥其作用，使其更好地服务于档案信息化安全管理。相关单位在开展此类工作之时，必须要包含以下几点：1.硬件设施的安全建设与管理。云计算方便了档案管理，也解决了传统档案管理中虫蛀、水灾、磨损等问题，实现了新时代新型管理模式，为档案留存提供重要保障。信息化管理必须要有足够的设备，如计算机机房中的照明、温度、噪音等因素都要处于合理范围之内，这样才能确保设备的长久运行，才能确保档案信息化安全。2.软件系统安全建设与管理。以当前信息化安全管理现状来看，软件系统漏洞是其安全隐患存在的一大原因，为彻底解决这一问题，必须要从根本上杜绝问题出现，因而要及时完善、修补漏洞，以相应措施来消除安全隐患，提高档案管理的安全性。另外，档案管理单位要及时更新软件系统，以新科技来维护其安全。3.构建档案管理信息化安全系统。对于档案信息，相关单位可以建立相应的条形码管理技术，对所有的文件档案进行编号、分配管理，精准定位档案位置，并对其实行实时定位，避免非工作人员或管理人员违规操作，导致其出现安全隐患。

（二）强化网络环境安全建设，为档案信息化管理提供保障。1.安全备份，增加档案抗“灾”力。档案信息化管理期间出现异常状况在所难免，作为管理人员，首先要想到的是提升档案信息化管理的抗“灾”能力，防止其在意外状况中丢失或泄露数据，使其在受灾后快速“重生”。因此，相关管理人员必须要做好对档案数据的安全备份，未雨绸缪，减少意外状况造成的损失。2.安全建设，提高档案的安全与可用性。先进的信息技术是确保档案信息化管理可控与完整性的重要手段，管理人员不仅要积极采用先进信息技术来维护档案信息化安全管理，同时，还要以设置防火墙、身份认证等加密措施来传输、存储数据，确保档案信息安全。3.防护病毒，保证档案安全保密。云计算背景下，计算机技术的成熟与互联网的完全渗透不仅为档案信息化管理带来便利，也埋下诸多安全隐患，档案管理人员可以借助安全检测系统、杀毒软件、反病毒系统等防止病毒入侵、信息泄露。同时，还可以通过面部识别、指纹识别、红外线技术等手段来严格验证访问者身份，确保信息安全保密性，提高其安全系数。

（三）构建完善档案信息化管理制度，为其安全管理奠定基础。进一步完善档案信息化管理制度是确保档案安全性，提高管理实效性的有效手段。相关企业通过建立完善督查制度，落实管理责任与权限，以规范化、标准化流程来整理归档，避免信息资料丢失、外泄。

（四）提升管理人员专业素养，打造专业化管理团队。人力资源是档案信息化管理中必不可少的助力，其部门员工作为档案信息化管理的执行者，必须要有丰富的理论基础与先进的计算机技术，对云计算、信息化等娴熟应用，这样才能真正为档案信息化安全管理提供保障，才能推动其良性发展。对此，相关企业可以通过专题讲座、继续教育、网课等方式来提升档案管理人员对档案安全意识的认知等，并以多样化渠道来强调安全管理的重要性，加强管理人员的信息化教育。