新冠肺炎疫情背景下高校档案信息化建设的思考

文/广西经贸职业技术学院 黄丹妮

目前，新冠肺炎疫情在全世界100多个国家不断蔓延，疫情控制形势十分严峻，对各国经济社会发展产生了重大影响。高校是疫情防控的重要阵地，如何在新冠肺炎疫情防控长期化趋势下积极探索高校档案信息化建设，是一个重要而崭新的课题。

一、新冠肺炎疫情给高校管理信息化带来新挑战

（一）传统的线下办公转移到线上办公。疫情导致居家隔离，高校单位间、人与人之间的交流方式发生转变，移动办公、网络会议、视频教学等大量应用，给传统的高度依赖人员现场办公的方式带来一场全新的头脑风暴。线上办公、移动办公和远程协同是高校信息化的催化剂，疫情的需要和到来无疑加速了这种信息化的进程。

（二）疫情冲击下高校档案服务功能不足。在这种重大的突发事件面前，档案行业能做什么，能为此提供哪些力所能及的服务，这也许是每一位档案工作者近期思考的问题。在当前严峻的疫情下，高校档案数据资源要利用现有的档案资源，结合当前形势，随时跟进疫情发展情况，掌握好高校动态和人员信息，及时上报和掌握各项防疫情况统计表，为上级开展疫情防控工作提供坚强有力的信息支撑。

（三）远程办公档案信息安全面临新问题。高校信息化过程当中，互联网的网络运用极为重要，在提高档案信息化的过程中，产生了很多安全问题。网络存在开放性较强的特点，而档案信息自身含有的涉密性使得档案信息系统需要在绝对安全的环境下运行。远程办公过程中，高校档案信息如果没有采取相应的措施，极易造成档案信息的泄露，危害高校档案系统的安全。各级档案部门要把档案安全放在信息化建设的重中之重，坚决守住档案安全保密的底线。

（四）高校档案信息化基础设施建设滞后。远程办公减少了对现场档案人员的依赖，扩大了对机器和网络平台的应用。个人和居家的电脑设备都会跟进升级到最新的线上工具和远程应用，提升整个高校档案信息化基础。目前在线办公的云计算平台还缺乏统一的国家标准，现在只有个别制造商利用自身的优势推出自己的平台，在数据处理、操作维护和收费问题上有待改进，这给档案数据传输带来各种不稳定因素。

二、新冠肺炎疫情下高校档案信息化建设的思考

（一）提高高校档案人员信息化素养。档案专业人员是推动档案高校信息化发展的基本依靠，在对抗疫情的这段时期，如何继续在线提供档案信息帮助、如何更好地保证档案信息网络传送中的安全、如何在移动办公、网络会议、视频教学等大量应用中互相配合，协同作战，如何在大量信息中提升数据采集分析能力并能迅速转化为实际应用，这些都是我们亟待改善和解决的问题。相信在这次疫情结束之后，高校档案工作者都能总结出更多更好的经验，这对每个档案工作人员都是一次整体专业素质的提高。

（二）促进高校档案建设向数字化转型。在这场战“疫”中，大到整个国家的物资调拨情况，小到公益机构的物资捐赠，大到全国车次航班追踪查询，小到小区登记和居民行踪记录，都显示出信息化的重要性。ERP、大数据、AI等曾经的积累在这个关键时刻发挥了巨大作用。典型案例就是武汉红会十几天理不清的仓库在九州通专业物流系统处理下紧急物资从进库到发货，两个小时可以完成，接管后效果明显。主动进行高校信息化和数字化，改善信息化过程中存在的短板，使整个高校档案信息更加通畅，预计将成为接下来的重要命题。同时，继续优化高校档案信息形式。使其更加具象化、生动化、鲜活化，包括广泛应用视频、语言和动画形式。

（三）推进高校档案信息资源共享。平时可以各自运转，关键时做到要有可以有，要连可以连。近年来，党中央、国务院多次强调要加强档案信息系统的整合和信息资源共享，“抓整合、促共享”是今后高校档案信息化建设的重要目标和基本要求。各个高校由于自身优势以及资源的聚集效应不同、专业特色优势不同、档案信息历史积累薄厚不一和硬件基础平台等原因，各个高校之间档案交流有限，从某种程度上看，各个高校自身的档案管理系统都是相对独立而封闭的。而这种数据共享的短板，容易导致档案数据信息不通畅、不清晰，在突发情况到来时，难以形成“一盘棋”。为此，应共同打通高校档案部门互联互通中的阻碍，继续推进高校档案业务管理系统建设，逐步实现高校档案部门与其他部门之间的互联互通，最终打破高校档案部门“信息孤岛”的状态。

（四）建立高校突发事件档案数据库。突发事件是指突然发生，造成或者可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。按照社会危害程度、影响范围等因素，自然灾害、事故灾难、公共卫生事件分为特别重大、重大、较大和一般四级。新型冠状病毒引起的肺炎疫情属于特别重大的公共卫生事件。在这次抗击疫情的过程中，不少地方（如北京）档案部门在疫情发生的第一时间向本地党委和政府提供了2003年抗击“非典”形成的档案，为本次疫情防控工作提供了档案信息支撑。在武汉火神山医院和雷神山医院建设中，原小汤山医院建设时的档案发挥了重要作用。考虑突发事件发生后管理中对档案利用的需求和我国突发事件发生频繁的特点，可以考虑建设高校突发事件档案专题数据库，通过档案利用助力突发事件管理，配合其他部门，助力国家治理体系和治理能力的建设，更好地发挥高校档案的作用。

目前，这场全世界的“战疫”还没有结束，但是疫情迫使我们不得不冷静，迫使我们自身不断反思。信息化升级势必成为入手点之一，谁能在数字化、信息智能化方面全面提速，再上台阶，谁就能在未来竞争格局中占据制高点。高校档案信息化如何在这个突发事件当中思考，重新审视目前存在的问题，展望未来发展的方向，并借助这次契机，使高校档案信息事业更上台阶，更好地发挥高校档案的作用，这是我们每一个高校档案工作者都该做的事情。