高校办公室管理工作的新特点与新方法探析

2021-11-22南京师范大学泰州学院沈禹

办公室业务 2021年18期

文/南京师范大学泰州学院沈禹

高校办公室管理工作对于整个高校的稳定运行具有非常重要的现实意义。从一定程度上而言，高校办公室既是展现学校形象的重要窗口，同时也是沟通学校与学生、学校与外界以及同级学校之间的重要桥梁。由于时代的发展变化，高校办公室的工作迎来了新的变化，因此学校管理人员应该正视客观存在的问题，积极创新，从而更好地发挥高校办公室的功能。

一、高校办公室管理工作的新特点分析

当前，由于时代的发展变化以及教育事业改革进程的加快，高校办公室管理工作发生了一定的变化，具体体现在以下几个方面：第一，先导性与政策性；第二，繁杂性与综合性；第三，服务性与科学性。

（一）先导性与政策性。对于高校的办公室而言，执行上级部门的会议精神和规章制度是一项基本工作，除此之外，还应该严格遵循学校领导的指示，做好相关信息的传达工作。因工作的需要，对于高校办公室管理人员提出了更高的要求，既要具备一定的专业能力，同时也应该具备一定的应急处理能力以及问题协调能力。对于高校的办公室管理人员而言，应该将学习国家政策作为提升自身综合素养的重要方式，不断更新自身的知识体系。当前，高校办公室工作人员通常是由后勤管理工作和教师队伍中选拔而来，因此这些群体本身的受教育水平以及业务水平方面存在较大差异，不利于办公室管理工作的有效推进。

（二）繁杂性与综合性。在实际工作中，高校办公室由于是高校的窗口部门，因此工作内容非常繁杂，通过进一步研究可以发现，高校办公室管理工作可以分成两个方面：第一，行政管理工作；第二，教学管理工作。对于教学管理工作而言，需要协调相关院系的管理人员通过合理安排教学提升教学质量，并且与相关的主管部门合作，保证教学工作的平稳进行。行政工作涉及的内容较多，这是导致办公室管理工作繁杂的重要原因。尽管如此，行政工作的每一项都非常重要，并且具有较强的服务性，这种工作本身会影响工作人员的情绪，导致出现不同程度的倦怠感。

（三）服务性与科学性。就当前社会而言，在信息技术和网络技术不断发展的影响下，各大高校的教学和办公模式都发生了巨大的变化。这种变化一方面提升了工作的效率，另一方面对于新时期的工作人员也提出了更高的要求。因此对于高校的行政管理人员而言，需要及时更新专业知识，充分发挥技术的优势，对繁杂的工作进行分解，改善工作效率。这种技术的不普及是导致当前工作效率低下的重要原因。

二、高校办公室管理工作面临的问题

（一）角色定位不清，缺少职业的认同感。目前各大高校办公室管理工作存在不同程度的角色定位不清，职业认同感不足的情况。办公室管理工作本身要承担思想政治教育、学业指导、心理辅导等工作，还需要做好日常学生教育管理工作。这类工作繁琐，需要办公室管理工作消耗大量精力，无法花费精力提升工作内涵与挖掘专业性；同时办公室管理工作行业标签不明确，技术标准低。工作人员容易出现职业倦怠，需要培养职业认同感，否则影响到长远发展。

（二）缺少竞争平台，激励措施效用有限。办公室管理工作向着专业化方向发展，但缺少相应的良性竞争平台。工作绩效评定较为主观，即便加入学生评价内容，也无法对办公室管理工作进行全面衡量。当出现突发或应急事件时，办公室管理工作会承受巨大压力与责任，难免挫伤工作的积极性。虽然高校不断加大对办公室管理工作的激励措施，但评价标准不科学，无法全面发挥激励措施的作用。

（三）行业体制问题，准入门槛标准模糊。办公室管理工作队伍专业化发展出现瓶颈，与行业体制之间存在较大关系。高校办公室招聘时存在专业不对口的情况。非相关专业的毕业生，无法保证专业基础与岗位忠诚度，容易出现应聘动机不纯的情况。很多新进办公室的工作人员是在校毕业生，自身社会阅历不足、缺少工作经验、专业规划技能不足，办公室管理工作准入制度需要完善与强化，对现有标准如何落实也是一个现实问题。

三、新时期做好高校办公室管理工作的新方法

针对当前高校办公室管理工作存在的问题，可以从以下几个方面做好相关工作。

（一）坚持“以人为本”理念，提升工作人员业务能力。为进一步提升高校办公室管理工作的效率，充分发挥办公室的职能作用，需要积极培育现代化管理人才，并且充分调动工作人员工作的积极性、主动性与创造性。落实以人为本的理念，从思想层面、政治层面以及业务素质层面入手，全面提升从业人员的综合素质。第一，需要及时面向办公室工作人员开展思政教育工作，从而提升工作人员的责任感和使命感。第二，组织员工进行培训学习，提升从业人员的文化素养和业务素质，并更新自身的知识体系和专业知识，及时掌握现代办公技术、先进的管理理念。第三，高校应该逐渐建立科学的用人机制，对于人才的选拔，重视考核，选择高素质、责任心强、可塑性强的人员负责办公室工作，从而打造良好的环境，提高人才队伍水平。

（二）建立规章制度，在实践中不断完善。在高校办公室的管理工作中，应该及时制定科学的规章制度和考核制度，从而对工作人员进行科学管理，改善从业人员的工作能力。为明确工作职责，落实责任机制，需要对工作人员开展规范性、科学性的管理，借助规章制度的方式约束工作人员的行为，确保工作内容具体，员工各司其职。对于具体的工作内容应该及时制定相应的奖惩制度，从而更好地督促工作人员高质量完成自身的工作。高校需要结合实际情况，重视对制度的完善，只有通过对相关流程的完善和管理，才能保证数据的有效性。另一方面，高校在运营管理的过程中，还需要重视对云端第三方信息的使用，及时将有关的协议落到实处，全面考察数据使用过程中的安全问题，保证信息运用过程的安全性。高校管理需要以大数据管理为基础，通过组织相关的结构内容积极进行系统化建设，从而充分利用计算机信息系统，提升信息交流的安全性和速度。

（三）加大硬件设施投入，实现办公自动化。由于现代化技术的影响，高校办公室管理工作的理念和方法应该及时进行创新。对于新型的工作方式而言，需要现代化办公设备作为支撑，因此高校办公室应该根据自身的实际情况，及时更新自身的设备，从而不断提升工作效率。近年来，由于科技的不断发展，高校的办公室配备了电脑、打印机等现代设备，但在信息化不断发展的过程中，这种现代化程度还应该不断改进，从而在硬件方面不断提升工作效率。就当前高校的具体管理工作而言，需要从以下几个方面做好设备的配备工作：第一，借助局域网，作为网络连接工作，从而提升信息传递的速度、改善资料处理的效率。第二，在资料的检索、资料的处理以及事务的处理方面应该积极配备打印机、扫描仪以及投影设备等，从而提升办公效率。第三，远程通信设备，借助设备完成远程电话会议、视频会议等，从而打破空间的局限性，提升事物决断的效率，降低时间成本。

（四）提倡应用各种新兴媒体。就当前而言，新媒体发展快速，对于人们的生活和工作产生了巨大的影响。在高校中，数字图书馆、即时通信工具以及网络课程建设等内容的出现，对办公室管理工作造成一定的影响。因此相关的管理人员应该主动学习相关的技术，积极了解新媒体的功能，及时掌握师生状态，拓宽信息收集的渠道。在高校办公室管理工作中，需要积极营造学习型办公室，借助相应的激励政策和文化氛围，激发工作人员的学习热情，从而鼓励员工加强学习，不断提升自身的综合素质，主动将自身的理论知识和实践经验结合起来，加强创新，促进工作人员快速成长。大数据环境下，计算机网络技术得到广泛应用，人们正不断增加对计算机设备的依赖性。在利用计算机和网络为人们的工作和生活进行服务的同时，还需要重视网络信息管理的安全问题。积极学习安全防护知识，加强对计算机网络使用的了解，不断提升自身的安全防护意识。对用户本身而言，在进行网页浏览的过程中，需要自觉避免浏览不健康的网络，降低病毒入侵的风险。就当前的计算机系统而言，网站入侵的病毒数量较多，在使用过程中，如果不能及时处理，将会造成影响。另外，安全维护工作人员应该积极宣传，不断提升安全防范水平，确保个人信息的安全性。