浅谈干部人事档案管理与利用的创新

2021-11-22济宁医学院附属医院常暖暖

办公室业务 2021年11期

文/济宁医学院附属医院常暖暖

随着我国经济的不断发展和人民物质生活水平的提高，人们对于个人健康有了更高的要求，因此，国家对于医疗卫生事业的改革也在不断推进，医院发生了一系列制度、政策上的改革，这其中人事制度的改革是重要的一环。人事档案承担着保存个人重要信息的责任，因此档案的管理和利用非常重要，维护档案的完整和安全，落实日常借阅档案制度和手续，才能做好医院人事档案工作。在新的时期，医院人事档案管理面临着机遇和挑战，想要更好地辅助医院培养和选拔人才，满足人员配备的需求，做好人事档案管理工作至关重要。

一、医院干部人事档案管理创新的意义

（一）强调档案用户主体性。干部人事档案记录了“三龄两历一身份”以及任免奖惩等相关内容，记录了干部的重要人生经历，档案的管理是干部晋升的主要依据，因此档案管理要针对每一个“用户”突出不同的“个性”，既要满足医院管理职工的需要，也要为干部个人经历记录做好服务。传统模式下，医院干部人事档案利用往往采用一问一答的方式，档案处于被动利用的方式，很难满足主体的需要。而人事档案创新管理突出用户的主体性，保证服务的针对性，转变了长期以来被动的工作风格，转为主动向人事部门、组织部门提供人事档案信息，保障人力需求的原动力。

（二）注重档案利用的创新性。随着医疗机构改革的不断深化，医院在人事招聘和使用上拥有了更多的自主权，档案的最终环节是利用档案更好地为人力资源管理服务，那么在干部选拔任用上，在基于“凡提必审、凡转必审、凡进必审”原则的基础上，档案管理和利用要更加注重干部实际，主要从档案管理的制度、技术、流程、基础设施等方面突出创新性，尤其在档案利用过程中要借助创新方式，理顺档案利用各个环节和流程，提升资源的质量和使用效率，优化服务，这不仅能满足干部各类需求，也有助于医院引入新的设想，从而改进现有的服务方式。

（三）发挥档案管理制度的优越性。档案管理制度改革反映了医院人事管理的本质属性，由于主体类型的多样性，医院要结合干部管理的需要分析档案管理制度存在的缺陷，强化主体权责利弊的具体内容，通过制度上的变革彻底解决传统档案管理效率低、档案使用被动的问题。档案管理制度可以加强不同部门之间的协作，提升人事档案在各部门的覆盖率，通过不同部门的反馈，结合需求制定合理的档案管理制度，才能发挥档案管理对于医院干部管理的保障作用。

二、医院干部人事档案管理存在的问题

（一）干部人事档案管理重视程度不够。人事档案管理的好坏并不直接作用于医院的运营收益，日常管理和利用又会耗费大量的人力和时间，所以经常会被管理者所忽视，导致人事档案的管理存在很多问题，例如很多医院的档案室工作人员是兼职，因此，工作不好管理以及衔接性差，人事档案的信息没有及时收集、归档、更新，缺少重要资料，等等，甚至有的档案资料、在职学历、荣誉奖励等证明资料在个人手里遗失，不能完整地记录在档案内。档案管理人员不够专业规范，大多数档案管理者缺乏相关培训，工作也很被动，往往都是等到晋升的时候才对人事档案内容进行审核，上级很难对全体职工信息有一个整体的把握。

（二）干部人事档案利用效率不高。人事档案记录了个人历史信息，是连接一个人历史和现实的纽带，通过档案的留痕作用和记忆功能对一个人的经历做出准确的判断，同时结合具体的晋升制度全面灵活地利用干部人事档案。然而在医院实际工作中，大部分人事档案采用上级主管部门集中管理的方式，受到时间和空间的约束，很多个人重要的信息资料没有及时存入档案，导致人事档案的基本功能没有得到充分发挥，没有与干部管理相结合，人事档案利用效率不高。

三、医院干部人事档案管理的创新途径

（一）实现档案管理制度创新，高效管理干部人事档案。医院对于干部人事档案管理和利用应该先从制度建设和创新开始，强化组织领导，明确档案管理人员个人职责，使他们在工作中有章可循、依照制度办事。首先，要将干部人事档案管理纳入医院的日常运营中，与医院的发展同步规划，在日常工作安排和制度实施中要经常宣传人事档案的重要作用，使各部门能够主动配合做好干部人事档案管理工作。其次，要加强档案管理人员的管理意识，尽快出台最新的档案收集、管理、监督制度和流程，将定期收集、普通收集、集中收集相结合，使所收集到的干部档案合理有序地存放；出台不符合归档条件的明确处理方法，借阅的档案严格走流程，保证档案不遗失、不分散；并规定档案管理人员严格遵照此类制度执行，规范工作人员行为，避免出现档案工作随意和盲目的现象，提升工作人员的职业素养，将业务水平和工作态度纳入个人考核制度当中，奖优罚劣，提升服务意识，提高工作质量。

（二）加大人事档案审核力度，采用“三严”措施规范流程。干部人事档案是选拔干部的重要依据，近年来，针对干部任免的组织工作更加重视档案审核的步骤，医院会组织专门的审核人员做此类工作，因此对于人事资料不完整、不准确、不规范等问题要加强审核力度。可以采用“三严”，即严把关口、严守制度、严格流程。严把关口是在审核资料的过程中对进入档案的资料严格把关，保证资料的准确性，必要时反复审核；严守制度是档案工作人员必须严格遵守《档案法》以及《干部档案工作条例》，做到不违法、不泄密，一切工作以法律制度为准绳；严格流程包括转接资料、接收档案、查阅档案以及其他日常档案管理程序，秉公办理，不受人情、权力等因素干扰，保证档案管理的公平公正。严格遵循以上干部档案管理办法，对于不符合“三龄两历一身份”的资料要做到准确发现、及时提出、重新讨论，将记载失误的问题及时改正，提升干部人事档案的真实性以及完整性，保证档案管理的质量，使之可以作为医院人力资源管理的重要依据。

（三）扩宽档案开发利用渠道，提高干部人事档案的利用率。医院干部人事档案的有效利用是档案管理质量和效益的具体表现，这会直接影响医院人事管理的效果，然而档案管理不在一朝一夕，是一个逐渐完善和成熟的过程，想要实现档案最大程度的开发利用，首先应该实现档案管理和人力资源管理、组织管理之间的互联互通。这个过程需要引进先进的大数据技术，以方便档案信息的存储、使用和传递。档案管理人员不能时刻跟踪所有档案者的信息，所以补充和完善干部档案信息往往比较困难，档案管理部门可以结合医院的特点，建立网格化档案管理平台，开发档案管理数据库，在移动设备上安装档案搜集终端，提高档案信息获取的便捷性，打破时间空间界限，挖掘和汇总有价值的档案资源，分门别类整理和完善，从而发挥信息技术对于档案管理的推动作用，消除信息孤岛的现象，发挥网络化的优势，使存储信息量更大，功能更加丰富，结构更加优化，提高人事档案信息的利用率。

（四）建立人事档案领导小组，加强对档案管理工作的监督。医院人事档案管理工作高质量发展，关键要注重提升档案管理人员的服务水平，以及对档案管理人员的监督与指导。既要提升档案管理人员的素质，也要提高技术人员的素质。技术人员要拓宽知识面，优化档案管理知识结构；档案管理人员要熟悉业务技能，学习使用现代化档案管理工具，重点培养一批熟练掌握档案管理以及信息技术的专业人才，增强人事档案资源开发工作的水平和质量，及时、全面、准确地收集有关干部考核中的德、廉、能、绩、勤等方面资料。为了保证档案管理工作能够做好做出色，医院可以建立专门的档案管理领导小组，对日常档案管理工作进行监督指导，督促相关工作人员认真规范遵守工作制度，履行工作职责，定期召开档案管理工作会议，将人事档案管理存在的问题放在会议上探讨，保证工作有效推进。同时，也要做好工作指导，对档案管理人员工作不到位的地方做到及时提醒、督促改正，提高医院干部人事档案管理与利用实效。