新时期成人高校档案工作问题解析及对策研究

文/重庆广播电视大学 谢俊英

成人高等学校是成人继续教育的重要载体，始建立于20世纪70年代末80年代初，是国家开展终生教育的重要办学形式之一，经过近40年的发展，为国家培养了各种人才。近年来，陆续开展的人事档案审查，使往届成人高等教育毕业生档案查阅量和人次不断增加，成人高校档案的价值逐渐体现。但由于诸多原因，成人高校档案工作开展较困难，亟需解决的问题较多。伴随着高校档案信息化建设的推进，部分重点高校信息化建设已进入较成熟阶段，个别已进入智慧档案馆建设的起步阶段，成人高校档案与之相比显得愈加落后，差距越来越大。基于此状况，笔者拟从本市成人高校档案工作开展状况为切入点，以新时期档案信息化建设为背景，对成人高校档案工作的主要问题进行分析，提出解决问题的策略，以期推动实践工作的进步。

一、成人高校档案工作主要问题解析

（一）档案人员非专业化。在分工越来越精细的时代，对档案人员专业化要求越来越高，只有专业化才能将工作做到精益化，档案工作也不例外。信息时代的快速发展，对档案人员的要求更高，不仅需要档案专业毕业生，还需要计算机专业人员。不仅需要了解互联网、云计算等知识，进行电子档案信息的采集和归档，以及网络化的利用服务，还需要对档案数字化信息进行处理、编研，提供知识利用服务。而本市4所成人高校的档案人员均非档案专业或信息技术等专业，知识素养有待提升，只有1所学校有1名专职档案人员，其余3所只设有兼职人员，与专业化要求相差较大，没有专业的档案人员，专业化地开展档案工作便无从谈起。

（二）基础业务非规范化。规范化地开展档案基础业务工作，才能为档案信息数字化建设工作奠定坚实的基础。据了解，几所成人高校档案基础业务工作规范化程度都需大大提升，例如，文件材料的整理不符合《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）要求，出现字迹不清、附件不全、签字签章手续不完备等现象。档案的分类不准确、不严谨。另外，档案保管很随意，各种检查记录缺失，未对受损档案采取补救、修复等技术处理，也没有严格按照库房“九防”条件配置温控、湿控、安全设备，档案保存受到严重威胁。档案鉴定工作严重滞后，不管档案的保管期限如何，入库后便置之不理。除此之外，档案的统计项目不全面，数据前后矛盾。声像、实物等类别档案收集不完整，散乱不堪，未按照专业化程序归档。

（三）档案资源非数字化。档案资源是档案部门的核心，档案资源建设是档案工作的重心。利用计算机技术、数据库技术、扫描技术等把各类载体的档案资源转化为数字化档案信息，不仅有利于更好地保存传统载体的馆藏资源，还可以更加方便快捷地提供网络利用服务。目前3所成人高校档案资源的建设主要通过手工著录案卷和卷内信息，或用Excel表格整理案卷条目和卷内信息，库藏档案资源还是一堆死气沉沉的纸张，档案数字化工作还未完全提上日程，只有1所成人高校建立了目录数据库。档案数字化工作严重停滞，造成数字化资源缺失，使档案资源的快速利用和共享成为空谈。

（四）档案利用非网络化。档案信息利用网络化就是通过网络技术利用数字化档案信息，为档案利用者提供广泛的信息查阅，可以通过专用服务器、门户网站、互联网等途径实施各种权限范围内的查询。本市成人高校未开展档案信息的网络化查询、传输、利用等工作，与“互联网+”时代格格不入，档案利用工作也非常被动，利用方式单一落后，基本停留在手工查询阶段，或者只是实现了电脑的目录查询。由于传统的档案服务方式受到时间、地域的限制，面对众多的档案利用需求，档案部门必须树立服务网络化思维。

二、成人高校档案工作落后的原因分析

（一）专业人才缺乏。各地档案馆，特别是市县级档案馆和企事业单位档案室，因受编制、人员结构等多方面因素的制约，普遍缺少专业的档案人才和计算机人才。目前成人高校档案人员在思想观念、专业技术、知识结构、综合能力等方面很难满足新时期的职业要求。兼职人员同时其身兼数职，工作繁忙，没有更充裕的时间参加业务培训。同时，档案工作人员也没有提升档案管理相关知识的意愿，这些因素都造成了成人高校档案人员的非专业化。

（二）建设资金不足。据本市档案局2017年统计信息显示，市内普通高校40%未独立设置档案馆或档案室，而4所成人高校，全部挂靠到党政办、图书馆等部门，工作开展一直处于被边缘化状态，没有更多的话语权，专项建设资金申请非常困难，有2所学校近几年投入档案建设的资金为零，投入最多的学校也不到1万元，只能进行常规性的管理，由于没有充足的资金投入，档案的保存环境改善、档案数字化资源建设等都受到极大阻碍。

（三）档案制度缺失。各项基础业务工作不规范，最重要的原因是成人高校对《高等学校档案管理办法》和国家档案行业标准（DA／T 42—2009）的理解和执行不到位，单位也没有根据上级相关规定为各类档案以及档案管理的基础业务建立相应的规章制度，致使工作开展较混乱，缺乏规范性和条理性。档案工作无法可依，对不规范行为没有及时纠正和处罚，使档案质量无法得到改善提高。

（四）档案意识淡薄。随着档案利用价值的体现，以及社会物质文明和精神文明的进步，档案作为人类文化共同的载体，其价值和地位不断提高。但是作为基层成人高校，各个层级的领导以及工作人员档案意识淡薄，致使在专业人员配备、资金投入、设施建设、业务技能提升等方面无法跟上新时代发展步伐，导致档案现代化管理、档案信息化建设等无法顺利实施。

三、改进成人高校档案工作的策略

成人高校档案工作状况不容乐观，问题多而繁杂，这与档案工作相对边缘化有关、与学校对档案工作的重视程度有关、更与学校整体发展状况以及进步程度有关，加之成人高校档案工作没有抓住信息时代的各种发展机遇，造成现在的落后局面。本文探索应对策略，以促进成人高校档案工作不断改善。

（一）开展档案工作的全面自查。成人高校经历了档案的手工时代、信息化时代，再到如今已开启的智慧时代，其档案工作只是时代快速更迭的旁观者，基本上属于原地踏步，必须进行全面的自查自省，正视不足。可以从管理体制、队伍建设、制度建设、硬件设施建设、基础业务工作、开发利用工作、信息化建设等进行全面而深刻的反思和梳理，再与普通高校、其他成人高校进行横向对比，在自我定位后，制定发展目标，目标的确定可以参考各省市关于档案工作目标管理标准，再从实际出发，拟定符合发展现状的实施方案。如此，档案工作才会有良好的开端。

（二）构建高素质的档案队伍。随着我国数字档案馆建设的逐年推进，尤其是新技术与新应用对档案工作带来的广泛影响，档案人才的培养显得尤为重要。首先，应组建一个知识结构合理、年龄结构相当的专兼职档案队伍，特别需要具备计算机通信技术、数据库技术以及网络技术等现代信息技术的人才。其次，尊重档案人员的开拓精神和职业诉求，建立职位升迁和职称竞争机制，关心其职业成长，充分调动其积极性。最后，多角度、多形式开展继续教育，提高新知识、新技能，不断提升档案专业水平，同时应加强其政治和职业素养，多组织参观考察，开阔眼界，提高档案队伍的职业认同感及对档案事业的骄傲感，并注重保持队伍的稳定性。

（三）完善软硬件设施建设。软硬件设施是档案现代化管理的物质保障，但是成人高校的档案设施建设基本处于被忽略的状态。成人高校可先根据自身实际情况拟定购置计划，先从急需购置的基础设备入手，比如库房设备必须到位，先购置空调、温湿度控制仪、杀菌设备、防虫防鼠药，防火设备等，才能减少或者避免档案受损，同时配置计算机软硬件设备、基础网络设施，再进一步购置档案信息管理系统，并搭建档案信息处理平台、储存平台、传输平台等，进而推进档案信息采集平台的建设，逐步实现档案信息的智能化管理。

（四）重视档案资源的开发和利用。档案资源与学校教学、科研资源等同样彰显出学校的软实力，资源越丰富发挥价值越大，所以档案资源的开发应当成为档案管理的中心工作。首先，档案资源的开发应以本校档案利用的情况为导向，分析哪类档案利用率高、利用价值大，才能有针对性地开发，应对借阅人的年龄、职业、借阅目的、借阅档案的类别及数量等做详细记录，再对库藏资源进行有目的地整理、开发，对不齐全的档案进行完善，还可进一步根据利用需求进行一次、二次、三次文献编研，形成系统的档案编研产品。这不仅可以满足利用者的深度需求，还可以提高档案编研的层次。档案资源的开发是为了更好地利用，档案的利用是为了实现档案资源的价值，所以二者相辅相成，相互促进，只有二者协调发展才能发挥档案的真正价值。

（五）推进档案信息化建设。我国档案事业“十五”“十一五”以及“十二五”规划中均将建设档案目录数据库、档案全文数据库和档案多媒体数据库作为档案信息化的目标和任务。“十三五”规划更加重视档案信息化建设，其包括诸多方面：首先，开发或购置档案信息管理系统，通过该系统可以实现电子文档一体化管理。其次，对馆藏各类档案进行数字化处理，逐步建立档案目录数据库、全文数据库和声像数据库，以及具有本校特色的档案资源库。最后，建立档案馆网站，有了信息发布平台，才能使档案信息的利用被无限延伸。建设中可将档案管理系统与学校其他系统比如教务系统、科研系统、人事系统等建立连接，全面实现网上归档、组卷、借阅、检索、信息传输和远程服务等。在实现档案资源存量数字化、传递网络化、管理自动化后，档案信息的采集、传输和利用效率才能得到提升。学校档案部门还可以在一定范围内建立开放档案资源库，与档案管理部门或同类型的学校建立信息资源共享网络体系，更大范围内通过互联网为档案利用者提供档案信息检索、下载、传递、打印等服务，使本校的档案资源发挥更大的社会作用和效益。

（六）建立合理的管理体制。《高等学校档案管理办法》中指出，高校档案工作由高等学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。学校有必要成立档案工作领导机构，由分管校领导以及相关部门负责人组成，加强领导对档案工作的决策、监督、执法、调控力度，尽量独立设置档案机构，即档案馆或者综合档案室，常规性地开展对学校各部门和下属单位的业务指导。建立合理的档案管理网络体系，才能层层落实工作任务，若将档案工作纳入学校的年度工作计划和中长期发展规划，可以为其创造更好的发展环境。

（七）制定档案工作相关制度。档案制度的确立是顺利开展工作的保障，也是档案工作规范化、科学化的前提，对档案的收集、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用、保密，以及对各种载体档案的管理进行立法，才能使工作有序开展，达到预想目标。对已开展档案信息化、数字化建设的学校，应针对该方面工作进行立法，保证电子文件以及各类型档案数字信息的安全，目前还没有专门的成人高校档案管理法，可参照《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《电子文件接收暂行办法》等法规，再根据学校实际情况拟定符合自身管理需求的规章制度，使档案工作有法可依、有章可循。

（八）确立考核评价机制。根据《高等学校档案管理办法》相关规定，成人高校应建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。在前期自查报告与发展目标的指引下，可以分阶段对档案工作进行检查和考核，考核分等级进行，包括学校实施对档案部门、档案工作相关部门的考核，以及档案部门对专职档案人员的考核等，考核的指标尽量量化，使考核更具客观性。由于成人高校档案工作相对落后，人员较少，所以应根据具体情况，逐步实施，不能操之过急。实施考核应建立激励机制，这是推动目标实现的动力，考核之后，多听取意见反馈，对目标实施过程中的不足进行调整和完善，使下一个目标的实现更加顺利高效，推动档案工作的科学发展。

四、结语

成人高校档案管理工作涉及面广、综合性强，开展的好坏很大程度上取决于学校各个层级的档案意识和重视程度，所以发挥成人高校档案队伍各层级的主观能动性是非常重要的。尽管成人高校档案工作各个方面较落后，正视不足，但如果脚踏实地从基础着手，汲取同行成功经验，不断探索和进取，遵循合理的原则，设立自身发展的科学目标，并采取正确的实施方法，档案工作定会有较大的改善和提高。在新时代，积极开展档案资源的信息化建设，并提供更大范围的网络化利用，是成人高校档案人员的职责，也是对成人高校档案事业应有的使命。