计算机信息技术在档案管理系统中的应用

胡希钰 美国雪城大学

计算机已经成为信息化时代各行业的必要办公工具，借助计算机信息技术，可以显著提高工作效率，优化工作流程[1]。档案管理较为繁琐，在杂多的档案信息中为大幅提高档案管理质量及应用水平，降低人工管理造成的失误，应在计算机信息技术指导下搭建并完善计算机档案管理系统。

一、档案管理系统中应用计算机信息技术的必要性

社会经济的繁荣助推了行业的高质量发展步伐，在信息技术支撑下，各行业逐渐迈入了行业信息化渠道，人们生产生活越来越离不开计算机网络。传统模式下的档案管理主要以人工操作为主，在档案信息的收集、编辑、整理及调用等环节存在效率不高，谬误过多等问题。相比而言，计算机管理系统具备多种技术优势，如计算机录入数据准确率更高，处理数据更加快捷，信息共享及应用更加高效等，这给数量庞大的档案信息管理工作提供了技术平台。具体而言，档案管理系统中计算机信息技术应用重要性主要体现在以下两个方面：

首先，计算机信息技术具备档案管理的各项功能需求。如更加完善的档案收集、储存、检索、管理、应用等功能内容，使用计算机可以对需要扫描的信息进行批量处理及自动化处理，在高效压缩及闪存下，全面准确地将档案信息归入档案管理系统。对特殊材质的档案信息，如声音、图像、文字、视频等介质的档案信息，计算机可以进行检测和编目，进而使档案管理在形式上更加多元。其次，计算机信息技术加速了档案管理数字化进程。在档案数量及类型不断增加的背景下，档案管理的难度同步加大，要在浩如烟海的档案中实时检索所需档案信息，借助计算机技术及相应操作，能够将文字、图像、声音等进行快速处理，然后提供多角度多数据的档案信息服务，便于为相关决策提供参考。

二、计算机信息技术在档案管理系统中应用的主要形式

计算机信息技术在档案管理系统中的应用在形式上主要体现在如下几点：第一，计算机档案信息检索系统。计算机档案信息检索系统主要通过计算机这一媒介实现对信息及数据的高效处理，在数据读取、查找及应用过程中发挥计算机档案信息检索系统的信息数据传输及调用功能。计算机档案信息检索系统在构成上主要涉及到信息源、系统功能模块、技术支持、用户接口等几个要素。在此基础上要开发档案检索及管理体系，达到对档案信息资源快速收集和共享的目的。第二，计算机文档管理系统。档案管理多以纸质文档的形式留存，文档档案在储存上需要保证安全性，而计算机文档管理系统则集合了文档安全防护、文档加密设置、文档权限设定等几个主要功能，在文档的安全性上有所保障。借助于简化操作方式，计算机文档管理系统与档案管理的结合应用，降低了文档管理难度，给档案的保存及应用提供了技术平台。第三，计算机管理统计系统。在各行业中，计算机管理统计广泛应用，并在生产数据获取上发挥出独到优势。基于计算机管理统计功能而构建的档案管理系统，能够对各类档案数据内容分类存放，赋予档案管理极高的应用价值[2]。

三、计算机信息技术应用于档案管理中存在的几个主要问题

计算机信息技术的出现及普及应用，为建设更具先进性的档案管理系统平台提供了技术基础，但在企业及档案馆开展档案管理实践时，也存在几点问题，主要体现在以下两点：

第一，档案管理人员自身不具备丰富的计算机信息基础知识及应用能力。从事档案管理的人员在进行档案信息的管理工作时，多延循传统管理模式，自己对计算机信息技术有所了解，但普遍未达到熟练应用计算机进行档案综合管理的水平，受此影响，计算机信息技术档案管理系统的实际效用得不到突出发挥。第二，计算机信息技术在档案管理中的应用效果不佳。究其原因，主要在于档案管理部门只是在形式上运用了计算机系统，在实际档案管理过程中依然呈现出较强的人工操作痕迹，由此导致档案信息更多地以纸质形式存在，档案资料库房及计算机档案室存在一定的受潮变质概率，档案管理的信息化层次不高。

四、计算机信息技术在档案管理系统中的应用要点

(一)多措施强化计算机信息技术在档案管理系统构建中的应用水平

档案管理作为一项全面系统的工作，从事该项工作的管理人员应对计算机信息技术的作用价值充分认知，在档案管理过程中围绕计算机信息技术，提高计算机信息技术功能模块的实际应用深度。一是作为档案管理部门及档案馆而言，应配置足够的人力物力，更新档案管理环节的软硬件，接入统一高效的档案管理系统接口。二是借助对计算机信息的综合管理，如发送、传输、调用等，从众多档案数据信息流中做好挖掘及分析归纳，预判档案管理系统的风险隐患，并提前做好预防。三是要具体做好数据库建设，并大力推进电子档案库建设。结合档案的主要来源及主要应用范围，设计及建设档案数据库，本着数据库最优化及最大化利用的原则，搭建档案数据库及配套系统，对数据库信息数据进行有效安全储存。档案数据库搭建完善一方面能够节省大量的数据存储空间，使数据保持完整，另一方面可以为档案的共享应用创造条件。在档案的形成中，除了纸质档案的电子化转换外，一些影像档案材料的出现，给档案保管提出了新的要求。在对影像档案材料进行储存时，可通过电子档案库开展档案数据信息的收集及整理，然后在系统中进行共享，如此可大幅提高档案利用效率[3]。

(二)创新计算机信息技术下的档案管理模式

计算机信息技术及其支持下的档案管理系统，要实现高效运转，保证档案信息的安全储存及高效应用，需要对计算机信息技术档案管理模式进行创新。把握如下几点：第一，作为档案管理人员而言，要对档案管理的理论及方法加以熟悉，对计算机专业知识及相关软件多加涉猎，针对计算机档案管理明确操作规程、制度标准及操作权限，确保档案管理的科学安全。第二，对档案信息数据进行数字化管理，广泛采用先进科技手段，如数据压缩、数据库、高速扫描等，使电子档案能够全面覆盖到纸质档案材料的收集整理环节，避免档案遗失或数字化转换不全。第三，对计算机信息技术下的档案管理设置激励机制措施，全面考核档案管理人员的档案信息录入、编目、归类、应用等环节，释放计算机信息技术下档案管理的高效性。

(三)做好计算机信息技术档案管理人才队伍建设

这一环节应把握如下几点：第一，在设置及补充档案管理人才队伍时，应选择具有丰富理论知识及实践经验的档案管理专业人才，让其能够熟练掌握并操作计算机档案管理系统。第二，不间断地开展计算机信息技术档案管理人才专业培训，通过围绕计算机技术的交叉应用及档案管理系统的操作进行培训，打造档案管理复合型人才。第三，提高计算机档案管理人员的操作能力，通过熟练运用计算机来解决日常管理中遇到的问题。

五、结语

计算机信息技术给各行业发展带来了显著助推作用。在档案管理中，应顺应计算机信息技术档案管理的趋势，在计算机档案管理系统模块的构建、计算机档案管理模式的创新、计算机档案管理人才素质能力的提升等方面不断加强，从而使计算机信息技术为档案管理所用。