信息化时代医院档案管理工作的方法及策略

文/山西省针灸医院（山西省针灸研究所） 高雅萍

就医疗行业来说，引入了信息化技术，日常工作中所产生的数据信息量也持续增多，此类信息作为医院档案管理的重要资料，需要全面收集与快速整合，方能发挥医院档案管理的重要作用。然而，由于医院档案工作方法较为滞后，难以保障资料收集以及整合的有效性，给医院档案服务水平带来了极大的影响。因此，根据信息化时代的发展特性，对医院档案管理工作方法进行改进，是目前工作的重中之重。

一、信息化时代给医院档案管理工作带来的新挑战

（一）信息传输方式发生了改变。在医疗事业中，计算机技术被广泛应用。医院各部门在进行文件和报表交流时通常依托于网络，致使产生了大量的电子文件，这无疑会加大档案管理的压力，由于信息传输方式发生了转变，如果还是采取传统的管理手段，很难满足现阶段的档案管理需求。因此，需要积极建立档案管理信息化系统，结合当前的信息传输方式进行电子档案管理，保障档案管理工作的实效性。

（二）档案服务需求明显提升。医院在开展科研工作时需要大量的档案资料作为支撑，随着医疗事业的发展与进步，科研工作的投入逐渐增多，致使档案资料的利用率明显提升。但在前期所开展的档案管理工作中，均是以纸质档案为主，这为档案利用带来了较大的难度，往往需要花费大量的时间查找档案资料。由于前期管理不规范，很多珍贵的档案资料未正确编码，很难发挥其利用价值，这要求医院方面应对医院档案管理工作方法作出改进，并且对前期的档案资料进行全面整合，形成一个完整的档案管理系统。

（三）档案储存管理的难度升级。随着档案资料的加速产生，医院方面需要加大对档案资料存储设备以及存储空间建设的投入力度，档案资料的大幅度提升加大了档案管理和储存的难度。尤其是纸质档案对储存环境的要求较高，一旦操作不当便会造成档案损坏的严重后果。基于此类问题，应结合新时期的档案管理特性以及档案服务要求改变档案储存方法，由纸质档案管理转变为电子档案管理，不仅可以节省管理空间以及管理设备，也可降低管理难度。

二、信息化时代对医院档案管理工作提出的新要求

（一）档案服务适应时代发展要求。医院作为医疗卫生服务中的重要组成部分，也需积极迎合新时期的发展要求，不断强化自身的信息化建设水平。特别是在开展档案管理工作时，应积极引入信息技术、网络技术等新型技术手段，实现档案管理工作的创新发展。

（二）为医院决策提供依据。医院事业发展的过程中，需要面临很多重大事件，如果不能做出正确的决策，则很容易限制医院的壮大与发展。因此，领导在针对重大事件进行决策时，应综合考量医院的发展状况，从档案信息中提取大量有价值的信息作为参考，作出科学决策，从而推动医院事业健康发展。

（三）保障档案管理的高效性。医院事业发展中，有很多工作内容需要利用医院档案信息。例如科研工作以及疾病研究工作中，必须要有档案资料作为支撑。因此，档案管理应打破现有的管理局限，积极引入信息化技术以及数字化技术，实现对档案信息的高效整合与管理。

三、信息化时代医院档案管理工作的策略

为了满足新时期的档案服务需求，应对档案管理工作方法进行创新，积极引入新技术，进行管理升级与服务升级。在档案管理目标明确的基础上，确立科学的档案管理策略，以期提升医院的档案服务水平，为科研工作以及日常管理工作提供可靠的依据。

（一）借助信息技术完成档案收集与整合，提升档案整理效率。档案收集与整合作为医院档案工作中的重点内容，其收集与整合效率会直接影响档案管理的效率，需要加强对档案收集与整合工作的重视。原有的管理方式已经不再适用，需要结合新时期的档案管理要求，对档案工作方法进行创新。具体而言，可以借助计算机技术、网络技术等完成对档案信息的收集与整合，在网络技术的作用下，档案工作人员无须到各个部门进行资料收集，而是通过网络完成对档案资料的接收与汇总，与原有的工作方法相比更为高效，且可减少人工失误对档案工作质量的影响。为达成提升档案整理效率的目标，可以结合档案资料的利用需求，对档案收集与整合工作进行严格规范，形成统一化的工作标准，并形成一系列科学的档案收集与整合流程，确保每位档案工作人员均能严格遵守和执行。另外，也需借助计算机完成对档案资料的分类编号与保存，并建立起档案数据库，为后期的档案服务提供便利。

（二）对档案资料进行信息化处理，增强档案管理的信息化水平。在信息化时代，应将档案管理的信息化建设工作作为重点工作内容，主要建设方法如下：首先，对已有的档案资料进行全面梳理。因纸质档案模式发展已久，所积累的资料量较大，在前期需要投入大量的时间和精力。将纸质档案全部转化为电子档案之后，可为后期的管理工作提供极大的便利，档案检索和提取的效率也会显著提升；其次，可采取信息化技术对档案资料进行分门别类的处理，可将其形成图片形式、视频形式和音频形式等丰富的档案内容，尽可能保障档案资料的真实性与完整性，为后续的科研工作提供更为可靠的研究依据；最后，可针对一些数据资料进行统计处理，包括财务数据，药品使用数据以及病例数据等，通过统计分析，形成相应的报表资料，为医院的日常管理工作提供可靠的数据支持。同时，对于各类数据信息的明确也能为医院决策提供依据，保障决策方案的科学性以及可行性。

（三）转变档案模式，降低储存保管的难度。在新医改形势下，医院事业的发展面临诸多变化，为了能够迎合医改需求，需对医院日常管理工作加强重视，且明确长期的发展目标。此时，便突出了医院档案管理的重要性。同时，还需明确新时期医院档案管理所面临的重点问题，其中档案储存保管难度升级是需要重点关注的问题，为能保障档案资料的安全储存与管理，以免人工失误引发档案丢失和破损等问题，需对档案管理模式进行创新，将档案资料的载体由纸质转变为硬盘和网络硬盘等，实现纸质档案向电子档案的转变。此外，能够节省档案储存的空间，可降低档案储存与管理时的成本投入。针对医院档案进行信息化管理可明显提升档案储存的高效性与可靠性，也可为资料的提取与编制提供便利。在特定的情况下，可根据档案提取人员的实际需求对档案格式进行转化，提高档案资料的适用性，进一步增强医院档案的服务质量。

（四）做好档案信息开发，强化档案服务水平。档案开发的主要目的是提升利用率和服务水平，就医院档案来说，存在一定的特殊性，涉及的管理内容更为繁杂，需要多部门的积极配合方能保障档案收集与管理的效率。但各个科室和部门的工作方式存在较大的差异，所生成的档案资料格式不一，这为档案管理带来了较大的难度，同时也加大了档案开发的难度。因此，进行档案信息开发时，需要做好如下几点工作：1.保障开发渠道的多元化，即根据各个科室和部门的资料结构分别采取不同的档案编制和开发方法，尽可能提取档案资料中有价值的信息，并将其用于医院日常的管理工作与科研工作中，实现对档案资料的高效开发与利用。2.与各部门和科室建立良好的沟通关系，通过加强交流及时了解各个部门的档案信息产出状况，并就各个科室与部门在档案管理方面存在的问题进行分析，提出有效的改进建议，尽可能消除档案管理问题，使各部门均能积极配合完成档案管理工作，提高档案资料的利用率。3.建立档案管理和共享平台，及时发布档案资料信息，确保档案资料的及时共享。

四、结语

信息化时代的到来，为各个行业提供了强有力的技术支持，对于医院事业的发展形成较大的影响，主要表现在档案管理层面，由于日常工作中所生成的档案信息大幅度增加，致使档案管理的难度增大。同时，信息传输方式的转变以及档案服务需求的提高，也使得档案管理难度进一步升级。因此，需结合当前的档案服务需求，加强档案管理的信息化建设，进一步提升医院档案服务水平。