地质工作中档案管理方法研究
2021-11-22甘肃省核地质二一三大队李华梅
文/甘肃省核地质二一三大队 李华梅
一、地质档案的一般性管理方法
(一)整理单位。地质档案属于科技类档案,应根据单位的要求进行管理。按照地质工作的性质以及工作需求,调整资料的针对性,保证分析工作的记录以及测试成果的一致性。根据档案整理以及项目资料的规划提升图纸以及设计的要求,进行归档安排,并且在案卷内容中进行调查与分析。
(二)档号的构成。根据档案的卷号处理,调整代号以及件号的结构编排,保持地质档案的分类以及时间的规划。完善每卷档案的流水排列。根据档案编号以及单位进行流水处理。按照结构编排以及地质档案的规划完善流水,从而实现有效的分类和技术性的研究与探索。档号安排与构成应该及时进行处理,应用管理的安全以及信息化的处理,调控档号的优化以及信息的安全。档号构成呈现出了档案安排的流水作业以及操作过程中查询的主要方式。
(三)编目的构成。一般性地质归档从实际的整体账目以及卷内的目录分析。了解目标的一致性以及卷号与归档时间的限制。调控目录索引目录,提升文件以及目录索引标准和档案的类别,形成介质标准。根据卷号以及数量、密级等内容,形成标准的文件备注。编目针对档案管理形成的一定的排序标准,而实际工作中应用频率更高。没有良好的编目会对后续的档案管理和查询造成严重影响。编目构成呈现整体账目梳理状态,并且按照一定的规律进行。
二、整理方法存在的问题
(一)缺少直观性,影响工作效率。通常以卷为单位进行归档。这样能够有效提升档案的有序性,但是缺少直观性,在工作过程中,会出现目录总账所在卷目的混乱。进入档案室,会出现卷内没有需要的档案,缺少查询的项目案卷,影响工作的效率和工作任务的进展,在实际工作中,直观性差会形成具体识别的障碍。没有直观的整理,就会导致工作效率降低,影响归档的进度以及调控的范畴。
(二)分类化项目覆盖不全。在档案管理中,分类法的应用依据立卷归档规则,但是因为种类受到地质类档案的限制,实际工作中可能会出现归档工作问题,地质专业标准没有获得参考书籍以及原始地质资料的合理利用,很大程度上没有实现归档的价值和应该进行的分类标准。在信息化时代,分类化不清晰不规范,以及覆盖范围不广会严重影响类目档案的合理安置与信息的调整,在地质信息管理中也会出现各种各样的问题。在分类的过程中缺乏档案管理的依据,就会造成档案混乱。
(三)编目项目描述性单一。没有足够的查询属性。依据电子办公的环境,电脑软件实现的功能越来越完善。传统编目显得越来越不适应现代化的工作效率。原始编目不能够发挥电子办公和数字办公的优势。覆盖的项目描述性单一,实现不了多元化工作任务的处理。在实际工作中可能会出现资料的复杂情况。而传统的编目工作会显得非常的费时费力,影响工作效率。信息描述的单一不能够配合有效的搜索手段,在查重类目时也会受到限制。编目描述的单一会造成查询细节以及在研究重要对策中产生困难,细节不清,会影响编目的质量,并且在完成档案整理后期造成类目差异的模糊,影响管理的质量。
三、地质档案管理的有效方法
(一)梳理地质档案的概念。提升地质档案管理原始资料的积累以及保持合理性的原则。地质档案属于多种原始地质资料档案和实物地质资料档案、成果地质资料档案的集合。原始地质资料是在进行地质工作时直接形成或采集的,反映地质现象或地质体的,以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果原稿等。根据区域的需求形成地质档案和原始资料的差异,以基层地勘单位的工作需求进行调控。完善实际工作中的标准和地质工作中的参考性的资料,形成工作中的发展需求以及地质专业的规范化处理。
(二)地质档案整理需把握的原则。首先,方便性原则。根据地质工作的时间需求,保证工作档案的合理性,调控地质档案规划以及工作人员的可行性标准。充分规划地质工作人员的查询要求、分类方法以及地质档案的合理利用。这是非常重要的,应该在一定程度上改进。其次,保持科学性的原则。以《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《原始地质资料立卷归档规则》为基本标准,结合本单位地质工作实际,进行地质档案整理。调控科学档案的引导,并且进行工作的实际化处理,调整正常工作的使用要求,提升利用的价值,规范工作人员的工作思想立场。再次,统筹性原则标准。从实际出发,调整规划老档案,进行重新梳理,完成基层档案建设以及单位不同时期的合理性应用标准。完善档案管理以及人员交换的合理性利用。完成档案管理以及针对档案进行重新梳理。调整目标的一致性以及整体规划的方法统一,依据档案管理的要求以及重新梳理进行调度与调控。
(三)地质档案的整理方法。其一,整理单位。依据工作环境进行调整,完善档案信息和单位的对应关系。进行归类与管控。调整整理的做法,方便地质工作人员查询资料。应用查询中的安置以及信息归档进行目标的整理以及直观的分析。完成图纸以及连贯的合理性资料整理。在编目中批注数量,并且确认图纸排列顺序,形成统一文件归档。其二,分类方法。以归档的时间为统一规划。调整整体地质档案以年为标准,分为以下类别:根据档案的整理经验,包含底稿底图、勘测工程、采油仪器等多种类别。在工作过程中应用统一的规范,进行调整和完善,依据相应的职能和工程进行整体的规范和调控,适应地质工作的需要和档案的整理。规范为标准类别。代表字号为“标”,规范化标号为“B”,涵盖更多的工作需求标准以及工作中总结范例。其三,档号的构成。依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》内容,规范档号规范,调控档案盖章,并且根据编写的要求进行序号的调整以及流水的安排。根据实际分配中的具体状态进行完善与归纳。根据档案号进行整理,在电子档案中,构建档案电磁载体编号,以方便查询。根据不同的年份进行归档,根据电磁载体档案的规范标准,形成编号的具体要求以及对应的管理范畴。其四,编号的构成。采用Excel软件编制归档目录,其优势是能够快速选出使用的词量,保证目录整理的全面性与准确度。在查找的过程中,不断寻找资料。其中目录中包含了多个项目内容,其中有序号、档案的题名、盒内序列号、资料来源等多种项目内容。针对编号的要求以及构成的状态,应该调控其中的形态与内容标准,从而适应编号安排与构成调整。实现档案相关信息的拓展,保证档案的筛查安全与准确。从中处理多种地质资料以及转型的内容,保证档案号在筛选中准确呈现。其五,档案加盖与装盒。加盖归档章和装盒按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》,档案处理中重视加盖环节。加盖内容为归档章,在归档章的操作中注意档号和序号的准确性。序号根据封装排序以及信息校对,保持有序准确的档案管理内涵。根据信息的处理,调整档案的一致性原则,保障档案盒内序列不混乱。装盒的工作过程没有固定的规范,根据档案纸张大小保持一致性即可。针对保持归档章以及保密提示需要再统一整理,这样方便查询档案。
四、结语
地质档案的整理过程中,应该规范工作人员以及工作细节。档案管理服务与地质工作,以查询为主要手段,保持合理的信息资源利用。强调合理的归档操作,并且依据档案的类别以及工作需求进行新的技术手段应用,从而适应时代的需求以及地质工作的标准。拓展电子办公以及地质归档的工作要求,并且完善科学的功能。依据档案管理需求提升地质档案工作人员的工作水平。完善地质工作的合理性以及地质工作的档案安排。依据档案编排人员以及工作档案的合理利用,提升档案管理的效率。