水利工程档案同步管理办法研究

文/玉溪市峨山县水利局水利工程运行服务中心 张海玲

在目前发展过程中，水利工程建设力度逐渐增强，水利档案管理工作的重要性日益凸显。长时间以来，我国水利工程建设者始终没有充分重视档案管理工作，经常在工程全部结束后才开始整理。在新形势下，必须结合工程实际，同步管理工程档案，为工程建设提供准确的依据，满足施工需要。

一、水利工程档案同步管理的基本要求

近年来，我国水利工程数量逐渐增加，建设速度迅猛提升，有效满足了人们的实际需要，并成为促进国民经济增长的主体力量。针对水利工程档案管理工作的特点，必须明确水利工程档案同步管理的基本要求，严格按照该要求履行档案管理工作。

（一）同步管理的含义。水利工程档案同步管理简单来说，就是在建设工程的过程中，由项目主管部门全面负责监督管理工作，并广泛收集水利工程档案，将其整理好，保持档案管理工作与水利工程建设同步。同步管理的实施，需要将档案管理工作与整个工程建设相贯穿，从工程建设到最后的验收，都需要由专门的人员整理档案，并全面验收全部档案，确认没有任何问题后向档案管理部门移交。

（二）同步管理要求。档案管理与同步建设具有系统性的特征，需要协调好不同的主体，强化合作，齐心协力。在整编档案的过程中，需要项目建设单位、业主、各参建单位共同参与，在建设管理全过程中合理融入档案工作，需要做好多方面的同步：1.与工程立项同步。在工程立项过程中，档案人员需要积极主动参与工作，在工程还没有得到批准实施的情况下，仍要对文件材料的收集和积累加强重视，将档案及时整理好。工程规划开始，档案工作就开始。2.与合同管理同步。在工程规划、勘察设计、施工等不同的阶段必须设立专门的条款，针对应提交文件的套数、费用等制定明确的要求，将档案归档责任落实到个人，确保责任落到实处。在工程建设过程中，所购仪器、设备开箱，必须由档案人员共同参与，广泛收集所引进技术和设备的相关资料，并做好整理。3.与建设检查同步。档案工作必须与工程建设的全过程相融合，并不断加强检查力度，及时发现并处理问题。4.与各项验收同步。水利工程建设各阶段单位工程和单元工程质量都需要验收，验收时要将档案资料列入验收内容。将隐蔽工程作为检查的重点，由专门的人员负责验收，文字图表及照片影像资料要齐全。如果项目档案归档任务在规定时间内没有完成，不能执行下一步骤的工作。水利工程档案的整理质量会对水利工程建设产生直接的影响，建设单位在返还工程质量保证金时，必须确定归档工作已经全部完成。

二、水利工程档案同步管理的目标任务

（一）明确目标任务。在水利工程前期工作中，需要在议事日程中合理融入档案管理，确定科学的档案管理目标，将档案管理人员的工作责任落到实处。某工程在具体实施时，从立项就非常重视档案管理工作，并制定了科学的档案管理办法，以保证档案收集、资料形成等各方面的可操作性。由于明确了具体的目标任务，该工程不仅广泛收集了各项档案，同时明确分类档案，使档案在验收时顺利通过，并得到了一致的认可。

（二）规范工作流程。在建设水利工程的过程中，施工单位对施工工作比较重视，而对管理工作相对轻视，这一现状导致只能在验收工程时才会整编工程档案，时间非常紧迫，且档案管理人员非常匮乏。为了应付检查，工程建设单位会在短时间内整理好档案，导致所整编的档案很难保证准确性，过于随意，经检查后需要进行多次返工，不仅浪费了很多的时间，同时也对工作进度产生了严重的影响，难以从根本上提升档案整体质量。档案管理部门必须从工程建设开始就注意收集资料，档案管理部门要介入实际施工过程中，让各参建单位严格按照相关要求整编档案；在装订之前，监管部门积极履行责任，确保可以一次完成档案整编工作，以高效利用时间，提高档案整编质量，从而顺利通过竣工验收。

（三）及时形成资料。从开始建设水利工程到工程最后竣工，会产生大量的档案资料，需要由专门的人员及时负责档案资料收集工作。后期开展的工程，档案监管部门积极参与项目立项到项目竣工，并建立了专门的机构负责管理档案，安排专门的人员收集整理各阶段的资料，并完整保存材料原件，客观性评价档案专项验收等级。之所以保证档案资料的完整性，主要就是因为监管部门的及时介入以及规范性的整编。

三、水利工程档案同步管理对策措施

在建设水利工程的过程中，必须同步开展水利工程档案工作，以持续建设水利工程，为现代化建设提供保障。针对档案工作的职能部门来说，必须合理协调好各参建单位，结合工程具体实际，建立完善的制度，严格按照相关要求，将每一个重点环节的工作任务完成好，并落实同步管理。只有如此，才能顺利发挥档案同步管理在水利工程建设过程中的重要作用。

（一）强化宣传。在水利工程档案同步管理过程中，为了让相关人员对相关法律法规有明确的认识，必须积极开展宣传工作，严格按照相关法律制定档案管理手册，并向工程建设人员宣传手册中的内容，使其对档案管理工作有准确的了解和认识，强化参与人员的管理意识；在工程建设闲余时间，积极组织相关建设人员学习档案理论知识，使其归档意识得到有效增强，全面普及档案理论知识，学会归档的正确方法。从理念上深刻认同管理和保护档案的重要性，以更好地满足项目建设的实际需要。以认识为基础，从思想方面加强重视，并对工程进度与施工质量进行针对性检查，确保规范性收集和整理水利工程档案资料。

（二）完善相关制度。完善的制度可以为水利工程档案管理工作开展提供准确的依据。因此，项目招投标文件中必须包含相关条款，兑付工程质量保证金或拨付款完成前要确保档案验收过关。同时，各项目建设管理单位需要积极了解不同工程的特点，依据其特点完善相关档案规章制度，确保这些制度符合实际需要，并将其落到实处。在此基础上，还需要建立针对性的奖惩制度，严格按照该制度奖励或处罚相关人员，以提升相关人员的工作热情，更好地发挥其工作优势。在规定的时间和地点归档资料。针对重要节点来说，必须督促相关部门采取合理的措施处理发现的问题，确保可以系统规范地收集整编档案。另外，通过制定竞争机制，可以使档案管理员形成危机意识，深刻意识到档案管理工作的重要性，只有自己行动起来，不断促进自身管理水平的提升，才能在与他人竞争的过程中促进水利工程档案工作的发展。

（三）严格管理。工程项目建设主管单位需要与档案管理部门保持密切的沟通和交流，结合工程项目的特点，制定科学的档案分类方案，明确档案工作的相关事宜。为了更好地提升工程档案管理质量，档案监管部门可以针对档案工作举办交流会，使档案人员充分展开交流，为其及时更新知识提供稳定的平台，确保可以及时、准确地整理档案资料，从根本上提高水利工程档案管理的效果和质量。

（四）注重监督。档案管理部门在管理时必须严格遵守相关法律规定，全面监督水利工程档案管理工作，并加强指导，严格要求，定期或不定期检查在建水利工程档案，及时发现存在的问题并积极整改；如果有关人员没有及时整改存在的问题，需要对其进行针对性处罚，以确保工程档案管理工作的规范性。在竣工验收工程前，严格档案预验收制度，为工程通过验收提供保障。

四、结语

目前，水利工程发展建设过程中，档案同步管理非常关键，因此，需要充分重视档案管理人员的作用。同时，单位领导需要关注档案同步管理工作，为档案管理人员完善自身工作提供帮助，这样才能结合时代发展需要，以创新性的理念和高效的方法管理档案，从而确保水利工程档案的完整性，为水利工程建设提供真实、可靠的资料信息，保证各项决策的准确性。