基于三级医院对口支援行动档案帮扶工作的思考

文/海南省人民医院 李倩

医院档案（本文讨论的档案不包含病案）是指医院运营管理等活动中产生的各类具有保存价值的文件、图表、音像等不同形式或载体的历史记载，档案资源几乎覆盖医院所有行政后勤管理部门，以及对临床医技科室的日常管理内容，基本上体现了医院管理水平，是医院的一笔宝贵财富。对口支援是我国当前深化医药卫生体制改革的一项重大举措，做好对口支援工作所产生的系列相关资料的收集归档工作，是衡量一家医院接受支援获得发展的记载集成，亦是反映对口支援工作总体水平的重要指标之一。同时，档案管理作为医院管理工作内容之一，支援帮扶工作，加入档案工作帮扶版块，是通过提高基层医院档案管理工作质量，推动基层医院运行效率的手段之一。

国家卫健委2014年提出《关于进一步深化城乡医院对口支援工作的意见》（国卫医发〔2014〕7号），指出城市三级医院对口支援县医院是加强农村卫生工作，保障农村居民大病不出县，维护人民群众健康的重要举措。而基层医院的档案工作，直接见证了在医药卫生体制改革优化医疗卫生资源背景下，农村卫生工作获得发展进步的伟大历史成就，因此当前三级医院在开展医疗技术对口支援基层医院的同时，融入对基层医院档案工作的指导，同样具有重要的现实意义。

一、充分认识基层医院档案工作的特点

充分了解基层医院档案管理工作的现状，是在开展对口支援工作中做好对基层医院档案指导工作的前提。

（一）基层医院档案工作不受重视。基层医院综合医疗水平不高，业务量不足，如何谋发展、提高医疗水平、增加门诊量、盘活医院运营管理是管理者考虑的中心问题，基层医院更多体现出单一以医疗为中心的管理特征，领导层面普遍存在“重经济，轻档案”的倾向，面对医院生存与发展矛盾时，优先考虑的往往是追逐经济利益，档案工作无法直接产生经济效益，容易被领导层忽略。主要体现在档案工作人手的配备和继续教育的投入不足，档案设备陈旧，现代化档案管理软件的缺失等方面。

（二）档案管理混乱。医院档案涉及医疗、科研、会计、人事、行政管理等范畴，但由于基层医院规模小，分工不明确，基本上由行政办担负档案工作职能。但由于医院档案来源的多头化，行政办公室由于分工局限性，无法充分接触所有的资料来源，导致档案资料分散于多部门，日常档案管理缺乏规范性，档案资料容易出现缺失，不利于档案管理工作的有效开展，出现档案管理混乱的局面。

（三）由于基层医院规模小，岗位编制有限。医院档案工作人员可分为专职档案员和兼职档案员，一般专职档案员是指综合档案室工作人员或办公室文书人员，但由于医院管理工作面对人、财、物等方方面面，即使规模再小，涉及的档案种类却不会缺失，因此单靠文书室专职档案工作人员（基层医院基本不设置综合档案室）开展全院的档案管理工作难以实现该项工作的完整性，例如文书不经手财务或基建相关资料，不了解相关材料的产生周期，不能在材料产生的源头干预档案资料的收集工作，导致应归材料的缺失。因此，缺乏多部门的兼职档案管理员，导致文书档案工作人员身兼多职，档案业务不专，操作技能不高，综合素质有限，无法管好档案。

（四）档案工作管理制度不健全。受基层档案工作人员综合业务水平限制，档案工作制度的建设更多为了迎接检查，制度设置过于笼统，缺乏可操作性。但医院管理工作涉及各个方面，假如缺乏相应的科学管理制度，没有根据各类档案生命周期限定各环节的工作标准，档案资料收集的完整性不受保障，例如该立卷的设备档案，因某样设备从立项到投入使用和维保经历好几年。然而在基层医院，因没有专职档案员，往往因经手该设备采购或使用的人员更换，在缺乏完整制度规范指导的情况下，立项材料或验收材料等应归档资料的缺失时有发生。又如文书档案，因基层医院受上级指导的部门多，来文单位多，因此办理文件的部门也多，假如医院没有对文书进行集中签收规定的硬性规定，则难以保证散落在各部门的文件能完全回流到办公室收集整理归档。

二、加强基层医院档案工作的建议

（一）提高基层医院领导对档案工作的重视度。档案工作是一项管理工作，服务于医院的决策，而管理需要资源来实现，档案所承载的资源就是服务于医院决策的宝贵资源。例如医院在迎接上级巡视工作中，医院各项工作开展的质量基本上通过档案工作质量来体现，因此建议在三级医院制定《对口帮扶工作方案》时，将档案管理业务指导与医疗业务建设同步规划。一般的帮扶目标，不外乎是通过三级医院的帮扶，使得基层医院常见病、多发病等诊疗能力显著提高，医疗服务能力和管理水平显著提升，培养一批有较高水平的专业技术人才和管理人才，帮扶指导开展新技术新项目，提升科研能力，建设省级重点学科和信息化服务平台，最终实现基层医院布局合理、管理科学，医疗、科研、康养全面发展，不断满足当地群众日益增长的医疗服务需求，可见帮扶工作，除了医疗业务工作（所产生的是病案），更多涉及行政管理、人事、科研工作等领域，相关工作的开展会形成丰富的文件资料，而档案工作正是以上所有工作的载体，因此只有把档案管理与医疗业务建设同步规划，才能使得帮扶行为有迹可循，帮扶工作结束后，基层医院才能真正全面拥有上级医院帮扶的成果，实现自我造血，获得自我成长和独立发展的能力。而列入支援方案的内容，可以引起基层医院领导的关注，用档案工作的帮扶成果，展现档案工作的积极作用，使基层院领导逐渐重视档案管理工作。

（二）按照档案工作要求，明确档案工作职能部门。考虑到基层医院规模不大，档案数量不多，人员编制有限，无专门档案管理部门，应先帮助医院根据各部门具体负责的工作内容，设置兼职档案管理工作者，并明确档案管理的负责部门，明确基层医院档案管理者的工作职责，明确专人负责档案收集管理和提供利用，实现医院档案资源应归尽归和合理保管利用。帮助建立较为规范的档案室，条件允许时，设立专用档案柜和档案库房，集中管理档案。

（三）帮助建立相关的档案管理制度。医院档案管理制度缺失，或是建立的规章制度与医院实际情况不符，是导致档案管理的效率低，档案收集、整理等流程不够完善的主要原因。因此在帮扶过程中，应根据国家及当地档案工作管理办法，结合档案管理相关标准，制定符合医疗行业工作和基层医院工作实际的档案管理制度，实现基层医院档案管理的科学性，使得档案工作在医院中树立起应有的权威性，档案工作有法必依、有章可循，便于档案工作的开展。

（四）选择合适的档案整理方式开展技术指导。档案资料整理是按照一定的原则和方法，把处于分散凌乱状态的应归档案资料经系统化处理的过程。由于基层医院部门职能划分不明确，往往一个部门肩负文书、人事、党建等工作，因此基层医院档案工作人员更需要根据工作性质，掌握相应的档案整理过程，包括档案文件分类、确定按件还是组卷管理、完成案卷排列和编制案卷目录。因此要引导基层医院档案工作人员，系统学习档案整理标准：如纸质档案的整理应根据基层医院实际情况，按照《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》标准执行；数码照片档案按《数码照片档案归档与管理规范》有关标准执行。

（五）选择合适的档案鉴定方式。2006年，国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将机关文书档案的保管期限规定为永久、30年、10年。保管期限划定的过程，是对一份档案资料的价值判断过程，要引导档案工作人员在充分了解8号令内容的前提下融入本单位医疗工作，对档案资料作出合理判断，避免应归资料漏归，或者应归永久资料被划为定期，导致档案被不合理销毁，抑或归档期限被延长，造成档案管理的成本增加。

（六）提升档案整理能力。三级医院通过选派档案技术骨干赴对口帮扶医院指导或邀请受帮扶医院档案工作人员来院跟班学习，提升档案整理能力。现场指导是最有效的学习方式，档案工作是实操性很强的工作，只有亲自操作，完成一类档案全过程管理，并不断实践，才能扎实掌握档案整理和鉴定技能。

三、结语

综上所述，基层医院档案管理作为医院管理工作的重要内容，在三级医院对口帮扶基层医院行为中，加入档案指导帮扶内容，通过帮扶工作完善档案工作的制度化建设，严把质量关，完善各项规章制度，帮助帮扶医院规避档案工作规范化和标准化中问题的发生，不断提升其质量和效果，为后期档案管理工作奠定扎实基础，从而巩固对口帮扶的成果。