数字化条件下对远程办公发展的推动思考

韦妮娅 中国农业发展银行广西区分行营业部

随着科技的进步，信息传输方式发生了巨大的变化，从口头通信、纸质文献、即时声音通信、图像传输、单向信息传输、双向通信到及时交互通信，效率越来越高，在这种情况下，诞生了远程办公模式，远程办公模式可以采用居家分离型的办公，通过网络的便利条件来进行办公文件的传递，以及进行远程的视频会议等等，由于远程办公具有高效灵活的特点，成为越来越多的中小企业采用的办公形式。随着信息化和网络智能化的全面发展，由于人们普遍接受较为宽松的家庭式办公形式，使得远程办公这种形式成为众多公司采用的办公形式，并越来越被市场接受。基于此，本文结合远程办公的优势以及存在的问题进行了分析，并提出了完善远程办公的对策思考。

一、远程办公的优势

远程办公的本质就是“虚拟办公室”，虚拟在于通过互联网，可以将任何地点变成办公场所，远程办公形式主要是通过居家办公的形式，能够解决传统办公需要集中和固定的办公形式，以及租用一些办公场所，通过远程办公的形式，不仅仅可以有效地降低办公成本，而且可以通过这种灵活多样的办公形式，提高办公的效率。在社交媒体应用中十分普遍的当下，各种互动平台不再只用于与亲朋好友的联络，职场的许多交流亦是通过此种方式，让职场人能够灵活地更换工作时间与地点。而随着信息化和网络智能化的全面发展，让原本多用于线上会议、跨国视频等的远程办公内容拓展到了日常的远程办公，远程办公市场迅速崛起，以最快的速度迎来了风口，并成为众多公司所追捧的办公形式。

首先，远程办公打破了时空的限制，为企业办公带来了意想不到的便捷。从字面来看，远程办公包括了“远程”和“办公”两个部分，它通过互联网技术，实现非本地办公，包括在家、异地、移动等远程办公模式。所以，不论企业员工身处何处，都能够不受时间、地点、空间限制，通过手机、电脑、笔记本等设备连接网络来达到办公目的。试想一下，一个服务类企业，如果能提供24小时在线服务，与一个有固定工作时间的相比，哪个更具竞争力，答案不言而喻。随着信息化和网络智能化的全面发展，推动了很多服务类企业由只有固定工作时间向24小时提供在线服务转变，而且可以解决传统办公模式因为较远距离办公的情况，提高了办公的灵活性，进而解决了城市空间过大给人们工作带来的困扰。

其次，从面对面的集中式办公到远程的分散式办公，给企业增加了新的竞争力。远程办公的企业能够为企业“节流”，降低硬支出成本，如：办公室的场地开支（租用租金/购置费用）、差旅费的开支、日常办公消耗的开支等。“节流”的经营成本可有效地转移到更有利于企业创造价值的业务上面，或者形成企业的利润，提高企业的竞争力。当然，对员工而言减少了出行，完全可以宅在家里完成工作，而减少出行就是为减少城市交通拥挤作了贡献。通过远程办公的形式，可以有效的降低公司的办公运营成本，大大的提高办公的灵活性，进而推动办公新形式的发展。

另外，远程办公还有一大优势，就是通过这种网络化的办公形式，方便一些行动不便或是适合居家的人员进行办公，就是能给予特殊人群就业的机会。例如需要照顾孩子的家长，或者一些存在出行困难的残障人士等，他们能够通过远程办公的方式来满足自身对职业的向往和追求，同时获取劳动收入，降低来自生活的负担压力，特别是对于我国逐步进入老龄化社会以后，适龄人口就业的比率越来越低，通过远程办公的形式来让更多的人参与就业，提高我国人力资源的保障水平。

总的来说，远程办公代表了一种更有优势的分工模式，是现代社会发展的必然产物，也是在社会化发展的过程中，就业形式的一种创新所在，在企业的各类成本大幅降低的同时，人才的使用也能突破时空限制，尤其可以采取灵活的雇用策略，招聘更多线上的优秀人才。如设计师、程序员等，远程能让他们更好地完成各项工作，而且效率更高、更有积极性，进而有效地提高这些人员的办公社会化水平，提高远程办公的效果。

二、远程办公存在的问题

首先是网络暴露面的增加。由于远程作业的复杂性，使企业不再有单一、可识别和明确的安全边界。为了支撑远程办公，更多企业日常使用的业务系统需要对互联网开放，无论是通过端口映射将业务系统直接向公网开放访问，或通过VPN网络远程访问，都是对原本脆弱的网络边界增加了更多的漏洞，敏锐的攻击者一定不会放过这些暴露面。远程办公模式允许工作人员、分包商、合作伙伴和其他各类人员在全国各地使用家庭电脑、个人移动终端远程接入远程办公模式的企业。网络接入的人、设备和系统的多样性急剧增加，设备和终端接入系统的差异，在管理不同用户的身份和权利方面存在着相当大的不确定性和混淆性，企业数据和个人数据甚至被混合，企业数据的保密性没有得到保证，而且披露和滥用数据的风险大幅度增加，这些都是企业面临的重大网络风险。

其次是远程办公的办公团队协作性差，员工缺乏归属感，责任意识不强。远程办公虽然在一定程度上提高了工作效率，但往往因为人际关系是建立在互联网上，交流具有不稳定性，导致人际交流和团队氛围逐渐被淡化，团队协作能力降低。同时，由于远程办公的人员面对的都只是电脑、个人移动终端等冰冷的机器设备，同事之间的熟悉度不高，可能会导致员工对企业缺乏归属感，进而造成对企业的责任意识不强。

最后需要说的是，因无法真实掌握远程办公员工真实工作状态，对企业管理者来说是对专业能力的巨大考验。因为远程办公的原因，企业管理者不能面对面的监督和掌握远程办公员工的日常工作表现等各方面情况，无法真正去了解员工的工作能力，并最大限度地发挥员工的内在潜力。为了给企业创造更高的效益和价值，如何有效的管理远程办公员工成为了企业管理者面临的巨大考验。

另外，就远程办公的员工个人来说，在远程办公条件下，改变了传统的上下班的模式，由于网络化办公可以打破时间和空间的界限，模式了传统条件下的上下班的工作界限，使得原来的八小时的工作制度变成了24小时工作制，全天都变成了待命状态，虽然从办公形式上具有较高的灵活性，但这种全天待命的工作模式使得工作强度变大，间接地增加了工作时间。

三、完善远程办公的对策思考

随着信息化和网络智能化的全面发展，对远程办公具有较强的推动力，对企业经营者而言，使用了远程办公后，更大的挑战不在应用层面，而在远程办公之后，企业如何跟进或是改变现有的管理模式？如何在远程的状态下调动员工的积极性？如何让企业更加稳健、持续地发展？这些问题才是企业面临的真正挑战。企业需要正确地去评估远程办公形式所存在的优点和劣势所在，优化远程办公形式，不断的提高办公的效果。

企业要实现远程办公的健康发展，建立一个安全、快速、可靠的网络系统是基础。远程办公的一切都是建立在互联网技术基础上的，远程办公的管理首先就是对网络的管理。很多远程办公的员工都在工作中遇到过一些挫折，其中最主要的原因是他们碰到了一些网络故障，而他们又没有能力解决，这就降低了远程办公的效率，同时也增加了对远程办公的不信任感。此时，使用远程办公的企业，其信息技术部门就变成了组织中的关键，信息技术部门不仅需要做到24小时值守，确保网络畅通，还要有足够的专业人才能够及时解决远程办公员工工作中遇到的技术问题。

对员工的培训仍然是企业管理的重点，虽然远程办公员工不在办公室工作，但是定期的业务技术培训还是必需的。传统的定点定时的培训模式显然是不适用于远程办公员工，利用互联网进行远程教育的模式更适合。远程教育现已进入C2C时代，利用互联网，远程办公员工可以更方便地参加培训，同时分享学习资料、交流学习心得，这样既能提高员工培训的效率，又能促进员工之间的交流合作，为企业营造良好的文化学习环境。因此，将面对面的教学模式转变为远程教学模式，不仅提高员工的培训效率，打破了传统培训模式的局限性，还增强了远程办公员工对组织关怀的感知，调动员工学习的积极性。

绩效考核是企业管理者评价员工工作能力和工作实绩、提升经营效益和管理水平的方法。然而，对于远程办公员工来说，由于企业管理者无法掌握员工的真实工作状态，传统的绩效考核体系已无法客观公正地对这部分员工进行考评。在大数据技术日益成熟的今天，以大数据为依托，以工作产出量为导向，通过大数据技术分析了解远程办公员工的工作进度和工作状态，以产出结果来评价远程办公员工，将传统的时间思维转变为产出思维。企业管理者应学会利用大数据管理手段，在对远程办公员工进行绩效考核时，需要关注的，不应是员工工作了多长时间，而是他们完成了多少工作产出，以及他们的工作产出能否推动未来企业的发展。由于远程办公管理运用产出思维，企业管理者应要求远程办公员工为自己制定一些具体、量化、切合实际的工作目标，充分挖掘员工工作潜力，推动企业发展。

总而言之，尽管远程办公正处于上升阶段，但这过程中，仍然有不少方面亟待突破。首先是信息的有效传达，文字或视频、语音的沟通效果虽然比较及时，但在传达效果上还是没有面对面那么好，体现不出相互之间情绪的变化。而且，在远程的环境之下，部分信息一不留神就会被忽略。此外，工作效率的保证，集中到固定地点办公的好处是可以互相监督，随时交流，远程办公也许环境舒适，但缺乏督促，这难免会出现效率低下的情况。但无论如何，远程办公这一工作模式已经被更多的人应用并接受，其不断发展的态势是不会改变的。■