人事档案数字化与人才服务信息化建设研究

文/河北交通职业技术学院 田欣 周悦 张珊；石家庄高新技术产业开发区管委会 王茜茹

近年来，在信息技术的不断发展和普及下，各单位档案管理人员逐渐加大了对人事档案和人才服务的数字化、信息化建设力度，旨在提高自身的社会效益和经济效益，促进自身的健康、可持续发展。在这样的背景下，如何促进人事档案和人才服务建设向数字化和信息化方向发展是档案管理人员必须思考和解决的问题。

一、人事档案数字化与人才服务信息化建设过程中存在的问题

对于人事档案和人才服务而言，在具体的建设中，存在的问题主要体现在以下三个方面：

（一）数字化标准体系不完善。尽管大量的档案管理人员逐渐加大了对人事档案数字化建设，并应用了数字化技术，但是，缺乏系统、完善的数字化标准体系，严重影响了人事档案管理工作效率和效果。

（二）人事档案信息安全受到威胁。在科学技术的不断发展和普及下，部分档案管理人员将数字化管理系统应用到人事档案管理中，但是，由于没有做好对系统功能的维护和升级，导致该系统出现漏洞问题，为网络黑客的不法侵入和攻击提供了可乘之机，造成人事档案的泄露和丢失。

（三）数字化技术落后。部分档案管理人员在进行人事档案以及人才服务信息化建设的过程中，没有及时更新数字化技术，使用的数字化技术过于落后，无法满足人事档案管理需求，导致人事档案管理工作无法正常、稳定、安全地开展。总之，为了进一步提高人事档案数字化管理水平，实现人才服务的信息化建设，档案管理人员要重视以上问题，只有这样，才能提高社会效益和经济效益，为促进档案管理人员自身在激烈的市场竞争中立于不败之地，为实现创新、长远发展打下坚实的基础。

二、人事档案数字化与人才服务信息化建设措施

人事档案数字化建设与人才服务信息化建设两者之间是相辅相成、互相促进的关系。某种程度上，通过加强对人事档案数字化建设可以为人才服务信息化建设起到良好的促进作用，为进一步促进和加快人才服务信息化建设进程发挥出不可替代的作用。

（一）强化人事档案数字化建设的有效措施。1.重视并做好档案收集、整理和审核工作。为了进一步提高人事档案的数字化管理水平，档案管理人员要从档案收集、档案整理和档案审核三个环节入手，促进人事档案管理工作向数字化方向不断发展。在这个过程中，档案管理人员要在确保信息数据真实有效的基础上，简化档案核对流程。首先，要按照一定的标准，对档案信息进行科学分类，并采用编序号的方式对分类好的信息做好统计和标注，以确保档案信息的简洁明了性，便于相关人员能够在第一时间内快速查找和调用自己需要的档案信息。其次，档案管理人员要根据人事档案管理的实际需求，采用核实人事档案的方式，对档案信息进行一一核对，确保所有档案信息的全面性、完整性和真实性。如果发现所填写的档案信息格式不严谨、不标准，需要对这些信息重新输入和修改，以确保所有档案信息填写格式的规范性和标准性。最后，档案管理人员还要定期监督和审核人事档案，及时发现和解决人事档案中存在的问题，为进一步提高人事档案的管理水平创造了良好的条件。2.建立健全人事档案数据库。为了实现对人事档案的数字化管理，档案管理人员还要重视对人事档案数据库的建立和完善。在这个过程中，首先，档案管理人员要根据人事档案实际管理现状，建立和完善档案信息资料库，以保证该资料库内容的规范性和标准性，同时，还要采用身份验证的方式，对既有信息数据进行搜索和识别，确保社保、公积金等信息数据准确无误地存储于信息数据库中。其次，还要不断修改、优化和完善档案数据库系统，以保证该系统能够可靠、稳定、安全地运行，只有这样，才能实现档案信息的高效整理和搜索，同时，为促进后期纸质材料与电子材料的有效对接，提高档案信息的真实性和完整性提供了重要的平台支持。最后，要充分利用和发挥数字化技术的应用优势，确保档案信息能够准确、可靠、安全地录入和存储。3.加强档案信息安全管理。为了促进人事档案数字化管理向标准性、规范性、科学性方向发展，档案管理人员要加大对档案信息安全管理力度。在这个过程中，首先，要严格按照相关标准和要求，从档案信息录入、审核和存储等环节入手，提高档案操作流程的规范性。同时，还要将人事档案存储地与人事档案办公地分开，并完成对档案室的建立，严禁外来人员擅自进入档案室查找和调用人事档案。其次，还要强制要求档案管理人员和数字化建设人员签订档案信息保密协议，以避免因人为因素导致档案信息出现丢失或者泄露等情况，以提高档案信息的安全性。此外，还要采用封闭系统接口的方式，禁止外网的访问以及无线网络的搭建。最后，还要定期维修和更新档案信息管理系统，提高该系统运行的安全性，避免因网络病毒、黑客、不法分子的入侵和篡改档案信息。

（二）促进人才服务信息化建设的有效措施。1.构建完善和统一的信息化建设标准。为了进一步提高人才服务信息化建设水平，档案管理人员要重视对信息化建设标准建构和完善，以保证信息化建设标准的统一性和规范性。在这个过程中，首先，要根据人才服务实际建设需求，统一制定和完善信息技术应用标准，并将其余人才信息化管理规范进行有效结合，以达到提高人才信息化服务水平的目的。其次，要加强对人才信息化管理系统的应用，在该系统的应用背景下，通过利用网络，极大地提高信息资源的共享度和利用率，为进一步提高人才服务工作效率和效果打下坚实基础。最后，要统一使用人才服务信息化建设技术应用平台，确保不同部门能够在明确分工的情况下有效协作，避免出现资源重复收集和管理的问题。2.加大对信息技术人才的培训力度。信息技术人才在实现人才服务的信息化建设中占据着举足轻重的地位，因此，档案管理人员要加强对信息技术人员的培训力度，不断提高信息技术人才的专业能力和职业素养。首先，要采用外聘信息技术培训专家的方式，邀请国内有名的技术专家对档案管理人员员工进行全方位培训，以提高他们的信息技术应用水平。其次，要根据人才服务的发展需求，成立多个信息化建设小组，使这些小组在其他部门的协作和配合下，对人才服务需求有全面了解和把握。最后，构建出符合人才服务发展需求的信息系统，以促进人才服务向信息化、智能化方向不断发展。3.组建信息技术专业机构。为了实现对人才服务的信息化建设，档案管理人员还要重视对信息技术专业机构的组建，通过借助该机构的作用和力量，提升人才服务工作的效率和效果。在这个过程中，首先，要在综合考虑人才服务建设需求的基础上，聘请世界顶尖的一流人才参与到信息技术专业机构的组建中，以达到更新和完善人才信息系统功能的目的。其次，还要统一制定人才管理规范，确保相关机制和制度能够在人才服务信息化建设工作中发挥出真正的指导作用和监督作用。

三、结语

综上所述，随着数字化技术和信息化技术的不断推广和普及，我国逐渐步入了信息时代，在这样的情况下，人们对人事档案管理工作以及人才服务工作提出了更高的要求，除了要求提高人事档案数字化管理水平外，还要求提升人才服务信息化建设水平，只有这样，才能紧跟信息时代的发展步伐，提高相关档案管理人员的知名度和影响力，为进一步促进相关档案管理人员的健康、可持续发展提供有力的保障。