试论新形势下事业单位档案管理与创新

文/山东省潍坊市中医院 张亚男

档案管理包含复杂的内容，就事业单位档案管理来说，就包括了信息的记录、档案的创建、档案的调动等方面，尤其是员工的人事档案更需要转换为文字形式，使后续的信息整理和查阅更加便捷。所以，事业单位的档案管理必须做到规范，这就要求事业单位应该聘用经验丰富的优秀管理人员，实现档案管理模式的优化和升级。

一、事业单位档案管理表现出来的重要性

一般来说，事业单位的工作开展离不开档案管理，而科学化的档案管理则为事业单位的进一步发展打下了基础。初步研究发现，档案管理工作复杂且艰巨，因为档案管理人员需要对接不同的行业，而行业间的档案材料又有着极大的差异，一旦分类出现，就需要花更多的时间重新整理。在具体的档案管理中，管理人员应该提升自身的专业素养，尤其要拓展知识视野，对各个行业的档案材料熟记于心，最大化降低档案材料分类出错。随着科技的发展，事业单位不再使用纸质的人事材料，而是选用便捷高效的电子档案，需要注意的是，电子档案虽然更加便捷，但一旦出现问题，将会带来严重的后果，例如电脑崩溃，那么电脑中的档案材料也会一起消失。由此可见，科学化的档案管理十分重要，将成为企业管理中的重中之重。

二、事业单位档案管理实施中的原则

要想确保档案管理工作的顺利开展，就必须遵循一定的原则，即差异性原则、权益兼顾原则和动静结合原则，只有严格贯彻三大管理原则，才能保证档案管理行为是合理的，才能促进事业单位的发展。

（一）档案管理强调的是差异性原则。档案管理的差异性主要体现在分类角度上，即根据档案内容的不同进行分类，分类后的档案需要标记不同的名称，其目的是便于后续材料的查找。科学化的档案管理为材料的查找带来了便捷，一旦有需要就可以在第一时间找到，如果档案管理杂乱无章，其在查找资料时就会浪费大量的时间。所以，档案管理不可忽视差异性原则，尽可能做到档案内容的分门别类。

（二）档案管理要求的是权益兼顾的原则。档案管理工作的实施必须以科学化的管理制度为基础，而管理制度的确定应该充分考虑干部的职能因素，而不是随意管理。例如，行政事业单位有的明确职能分工，其相关的领导进行档案管理时只能执行其特定的管理任务，例如档案目标的确定、管理任务的分配、管理效果的评价等，尽可能做到明确权利。另外，档案管理还需要保护管理人员的权益，否则将极大程度上降低他们的积极性，从而抑制事业单位的发展。鉴于此，档案管理工作应遵循权益兼顾原则，即我们所谓的职责和权益一起抓。

（三）档案管理必须做到动静结合的原则。企业重视的是提升经济效益，要求的是实现持续性发展目标。为此，档案管理工作也需要以企业发展为目标，不但调整档案管理计划，尤其要做到动静结合。当前来说，全球化经济模式越来越显著，国际间的交流非常频繁，这就要求档案管理部门必须进行改革，贯彻动静结合的原则，其中的“静”指的就是传统的档案管理模式，而“动”则代表着国外先进的档案管理经验，只有实现动静结合，才能做到事业单位档案的科学化管理。

三、事业单位档案管理面临的窘境

初步研究发现，我国重视档案管理的研究，并引进了先进的档案管理经验，可谓是发展迅速。但是，档案管理工作的开展仍问题重重，这需要相关部门的重视，尽可能实现有效改革。

（一）档案资源的数据安全无法保障。信息化档案管理将档案信息上传至网络，该过程中经常会发生数据安全问题，例如，档案信息的泄漏，究其原因，主要是缺乏合理的保密机构，数据的上传工作由普通的档案管理人员担任，其对数据的安全性并不了解，并未签署数据安全协议，再加上数据上传任务重，最终引发了安全问题。另外，部分不法分子为了高额的利益，不惜冒险攻击网络档案资源，这也就给档案的安全性带来了危机。

（二）档案管理表现为信息化程度低。随着科技的发展，人们的生活节奏不断加快，对档案管理的效率和质量提出了新的要求，但是，绝大多数单位不重视档案管理，未实现档案管理与先进科技的融合，而是采用传统的档案管理模式，表现为档案管理方式单一，存在严重的滞后性。虽然部分企业将计算机引入了档案管理中，但缺少合理的管理人员，致使档案管理系统长时间不更新，甚至说不懂得如何进行信息更新，此时的电子档案成了摆设，等需要查找资料时，电子档案并未起到帮助，管理人员仍需去翻阅纸质档案。

（三）档案管理缺乏科学的管理制度。我国对于档案管理制度的研究时间较短，部分企业仍在使用传统档案管理模式，并未了解科学化档案管理的重要性，更谈不上档案管理制度的改革。另外，事业单位重视的是社会服务，渐渐忽视了档案管理价值，久而久之档案管理工作成了虚设。正是由于这种片面的档案管理制度，才致使企业经济效益提升缓慢，随着时间的推移，事业单位的管理水平不断下降，影响工作效率。

（四）档案管理人员的专业素养不足。要想实现科学化的档案管理，就必须具备充足的优秀人才。换句话说，档案管理工作沉重且烦琐，要求档案管理人员具备较高的管理水平，尤其是懂得如何使用计算机进行电子档案管理。一般来说，档案管理工作的实施往往会涉及广阔的知识范围，档案管理人员需要做的是积累管理经验，尽可能拓展自身的知识领域。另外，档案管理工作表现出了极强的枯燥性和单调性，为此，档案管理人员需要稳重的心态、适应工作环境，全身心投入档案管理中去。由此可见，档案管理人员的要求极高，而目前档案管理人员存在专业素质不足、综合能力较差的问题，降低了档案管理效率。

（五）无法实现档案管理利用率的提高。当前来说，事业单位档案管理采用的纸质模式，如果从中查找某一材料，就需要查看全部材料，极大浪费了管理人员的时间，降低档案管理效率。另外，事业单位档案管理存在严重的闭塞性，各个部门不交流，处于孤立状态，使得事业单位档案利用率难以提高。

四、新形势下事业单位档案管理革新措施

鉴于前文指出的档案管理困境，作者提出了有效的革新策略，详细有以下五点：

（一）借助科技手段提高档案数据的安全性。为了最大化提高信息化档案管理的安全性，相关部门还成立了保密机构，其具有单独的保管空间，进出人员都需要提交申请，并做好详细的记录。另外，信息化档案管理过程中也需要签署协议，一旦发生档案信息的泄漏事件，可直接追究责任人，如此一来，档案管理人员的工作态度会有较大程度的转变。

（二）实现档案管理与先进科技的融合。信息化建设是单位档案管理的核心，当前需要做的是实现档案管理与先进科技的融合，并安排专人进行档案信息的及时更新。另外，还需要聘请优秀的单位档案管理人员，学习新型的信息化档案管理理念，确保单位档案管理工作的顺利开展。

（三）完善档案资源管理制度。要想确保档案管理的规范化发展，就必须制定科学的档案管理制度，其目的是约束档案管理人员的行为，使其全身心投入档案管理工作中去。档案管理制度包含复杂的内容，其大致可分为五部分：第一是资料的收集；第二是资料的整理；第三是资料的分类；第四是资料的保密；第五是资料的审核。

（四）提高档案管理人员的专业素养。档案管理人员被视为档案管理的核心，应该提高其管理水平。对于信息化档案管理工作来说，其融入了多种先进的科技元素，在一定程度上提高了档案管理效率，但是，档案管理往往重视传统的管理模式，并不懂得信息化档案管理的使用流程，为此，事业单位需要组织合理的培训计划，让更多的档案管理人员掌握先进的信息化管理技术。在信息化技术的帮助下，档案管理质量和效率显著提高，为后续事业单位的发展夯实了基础。

（五）改善档案管理的利用率。要想解决档案管理的利用率问题，就需要从两个角度开展：一方面，建立完善的大数据技术，实现档案资源的整合，使档案信息资源共享平台的功能不断完善，从而更好地服务于大众；另一方面，还应当加速，将已经完成数字化的档案资源合理纳入信息资源共享平台中，以推进大数据档案信息资源平台的深入发展。只有如此，才能从根本上提高档案资源的利用率。

五、结语

综上所述，要想实现事业单位的持续性发展，就需要制定合理的档案管理制度。而当前的档案管理模式并不客观，表现出了较多的问题，鉴于此，作者针对性地提出了解决策略，实现了档案管理模式的变革，保障了事业单位的发展，具有极强的现实意义。在未来的时间里，档案管理仍将继续发展，尤其要做到与时代的发展相一致，培养优秀的档案管理人才，为事业单位的发展保驾护航。