大数据背景下的档案管理与利用服务研究

2021-11-22龙口市档案馆张玉蕾

办公室业务 2021年7期

文/龙口市档案馆张玉蕾

大数据是一种全新的处理模式，能够通过对数据分析提高决策力，确保各企业在发展的过程中，可以通过数据分析来满足自身的资产信息应用。而且，在当前阶段中，大数据已经成为主流的信息数据来源，它能通过智能分析来帮助各项工作的开展更具新的活力。随着数据时代的到来，数据流通成了促进社会发展的一种具体手段。因此，大数据环境下所发生的一系列改变，必然也会使档案管理工作的开展出现全新的发展机遇，带来全新的发展方向。基于此，如何确保档案管理工作的开展能够通过大数据的应用进行有效优化，并实现利用数据信息来提供有效的档案服务，是推进档案管理工作获得全面发展的最新课题。

一、大数据背景下档案应用的特点

（一）信息可用性降低。大数据时代电子档案数量必然会增多，这也使得传统档案管理工作的开展必然会受到时代发展所带来的冲击。随着数据档案信息资源的不断增多，人们在搜寻关键信息时，可能相关资源信息已经达到几十万条，却没有一条是人们所需要的具体价值信息，所以通过信息的层层筛选来满足人们的具体需求。但是，在此过程中，如果筛选关键词的任何一个步骤出现了输入失误，都会导致信息数据无法满足人们的应用需求。

（二）数据量增大。大数据时代，人们纷纷将档案管理工作由纸质转变为数据储存，这在一定程度内，会在短时间内增大档案管理的储存内容。并且，由于电子储存并不需要占据实质性空间，这也使得传统管理工作当中的一些细小纸质管理内容被收录其中，促使各单位在运营的过程中，事无巨细地将所有工作的环节都进行全面记录。譬如，以常见的人事信息为例，各行各业人员在进行入职、离职、办公的过程中，都会产生相应的数据信息，这时如果进行全面性记录，并实现数据跟踪，就会使基础数据量不断增大，而此类信息在进行共享时，往往还具有重复性，所以在当前阶段中，大数据档案管理必须要保证能够有效包容数据，这也使得数据库的建立会成倍式增大。面对庞大的数据规模，必然全面提升对数据库的有效建设和应用软件，否则就无法支持大数据档案管理工作的全面开展。

（三）复杂性强。大数据时代的到来使得数据总量不断增多，而数据的丰富性也使得在应用数据时能够为不同行业的人提供不同的需求。不过，这也导致在进行信息分流时难以通过分类归集来确保提供信息的准确性，档案管理工作开展时，导致档案搜寻格外混乱，并且也会使大数据的交互更加复杂。毕竟，信息既有价值性，也有无用性，所以在供给信息时，如果存在着大量不可用信息，就会给档案管理工作者带来困扰。

（四）数据种类增多。大数据时代的到来彻底改变了传统档案收集资料整理的方式，并且当前数据来源十分广阔，且种类又十分丰富，这也使得它在囊括数据类型时，既有非结构化的内容，又有结构化的内容。而且，它与传统纸质档案有着明显的区别，既能保存音频、视频档案又能扫描所有纸质档案，并通过数据信息交汇方式来将电脑浏览记录全面保存，这样就能打破传统档案管理的局限性。此外，在当前阶段中，通过有效的种类多样性划分，也能确保工作人员在开展工作时，可以更加针对性地选择档案，但这也需要档案管理人员有较强的分析应用能力，这样才能对已分类的信息进行内涵挖掘，并找到自身需求的价值信息。

二、大数据背景下档案管理与利用服务工作开展的现状

（一）现存问题。具体有如下几点：

首先，档案管理工作可以通过大数据来实现进行精确分析，并为未来的发展做好决策，所以这就需要档案管理人员自身精通数据分析能力，并且还要有较高的计算机应用能力，推进管理工作的开展。同时，随着数据的加速累积，此类专业人才短缺，也是当前社会发展的重点问题，所以想要真正实现推进大数据人才的有效供应，则必须要实现培养和引进此类人才，这样才能促进相关工作的有效开展。

其次，随着大数据时代的到来，各种各样的网络数据扩充了人们选择的范围，但是由于网络数据需要与计算机网络进行关联，这也导致如果网络系统存在漏洞，就会使档案管理出现危机。并且，由于现在受经济利益的影响，黑客攻陷能力相较于过去而言也有所提高，这也使得企业在进行档案管理时，如果无法保证建立安全网络，且十分容易被盗取商业机密，而且潜在的网络病毒感染也会导致档案的安全性降低。

最后，在当前阶段中，由于我国信息化建设速度的加快，实现了档案管理工作的有效升级，但是仍然存在着传统档案管理模式的应用，导致信息档案管理工作无法满足企业发展的问题。毕竟，由于信息共享性没有实现，这使得信息流通不畅，导致档案数据在形成和应用的过程中，缺乏科学性。此外，很多档案管理者自身并没有相关意识，这也使得在档案保管、储存的过程中，也无法探索档案的价值，无法通过挖掘价值来促进企业的全面发展。

（二）全新机遇。大数据的应用主要是以更新、添加和搜索为主，这也使得海量数据的出现能够通过智能系统的匹配来确保对储存的档案信息进行全面应用，所以这也对传统档案管理工作的开展提出了新的要求。而且，随着数据总量的不断增加，当前数据之间的联系变得更加紧密，这不仅需要确保管理人员有较高的服务意识，也必须保证管理人员能够对数据的变革全新的认知，这样才能通过自身服务的有效供给来满足用户的实际需要，并真正提高自身的管理效率。除此以外，随着当前市场竞争的不断加剧，这也使得大数据作为一种新兴技术，挖掘企业档案信息的有效价值，并通过过滤来优化垃圾信息，这样就能为企业的发展做好决策工作。对此，这也需要档案管理人员能够对数据信息进行有效的收集处理，进而探索出有价值的信息来为决策者供应数据，确保自身服务的供给能够满足企业的可持续化发展。

三、大数据背景下档案管理与利用服务开展的方式

（一）应用全新科技技术。在大数据的环境下企业在运行管理的过程中，必须要明白大数据并不仅仅指拥有海量数据，更重要的是要知道解决对大数据技术的有效应用，这样才能确保数据库的建立可以朝智能化方向发展，并为企业的发展做好决策工作。对此，为了进一步优化管理者的管理方式，必须要提高对档案管理的技术应用，通过先进技术的有效使用来进行档案归档，并通过智能系统的匹配来深度挖掘、分析数据，这样才能在互联网的帮助下，实现将传统档案信息资源与大数据进行对接，从而通过有效使用相应的全新技术，实现档案管理的自动化与智能化发展。此外，在当前阶段中，随着科技技术的不断创新，档案数据管理工作，可以实现数据共享，并在同一网络内进行远程操作，这样也能确保分析出的价值信息可以直接为企业决策者做好信息保障，进而也能实现促进企业的发展更加全面，并通过提高档案管理工作的服务性来实现满足企业的稳定运行。

（二）提高档案管理的共享性。对于档案管理工作人员而言，对档案资源进行有效保障，并满足资源的全面应用，就是其自身工作开展的重点内容。但是，随着数据时代的到来，档案管理工作当中的数据比例逐渐加大，这也使得传统纸质档案的管理并不能够满足企业的全面发展。因此，在落实现代化档案管理工作时，必须要对传统纸质档案进行管理，这样才能确保将传统档案管理方式进行优化，在一定程度上，可以发展通过数据信息共享性来实现对老旧档案进行有效应用。此外，大数据的本质特征就是通过数据传递来实现共赢的目的，在传统档案管理的过程中，信息资源一直处于封闭状态，这很难实现共享和应用，这就需要在进行优化处理的过程中，打造出属于企业的内部资源信息平台，这样才能通过共享性能的有效发挥，来实现对档案数据进行全面应用。