知识管理视角下优化医院档案信息服务的对策

文/寿光市妇幼保健院 张红丽

在当前知识化管理大背景下，医院档案信息管理不能仅停滞在传统的档案保管管理阶段，更应该承担起将医院档案信息知识化并加以开发与利用的职责，从而建设医院档案知识宝库。在知识管理视角下如何优化医院档案管理，提供知识化信息服务，显得颇为重要。

一、医院档案信息服务存在的问题

目前我国医院档案信息服务存在的问题主要表现在：一是档案信息服务组织体系落后，相关管理制度不健全。二是档案信息服务理念落后，档案服务价值得不到体现。三是医院档案信息化建设落后，软硬件资源配置不到位。四是缺乏医院档案信息服务专业人才，档案管理人员大都为其他非相关专业，缺乏相关专业素养。五是缺乏对医院档案信息服务的评价管理机制，服务能力与服务质量得不到正确评价，档案信息未被充分开发利用。

二、知识管理在医院档案信息服务中的作用

（一）形成有序的知识序列，发挥档案信息最大效用，实现医院档案价值。医院档案是存储和传播医学知识的重要载体，不仅包括常见的显性医院档案如病历及医学影像资料等，还包括隐性的或未结文案的临床经验及诊疗技巧等等，档案服务者需要把这些繁杂无序的显性及隐性医学档案资源进行收集、整理，加工成有序系统的知识化信息资源，通过各种途径为档案所需者所用，从而最大程度实现医院档案价值，发挥最大效用。

（二）开拓档案服务能力，提升档案信息服务能力与水平。传统的档案管理基本上是档案的收集整理及分类归档方面的工作，不重视档案信息的开发利用。而以知识为导向的档案管理者通过学习利用知识管理相关技术与方法，如知识挖掘、知识组织、知识地图、知识仓库、知识网络等方法，不仅可以提高自身档案信息开发利用能力，而且可以充分挖掘医院档案中的显性及隐性信息内容，进一步拓宽档案信息服务范围，拓展档案信息服务途径，充分开发利用档案信息资源，进一步提升医院档案信息服务能力与水平。

（三）优化医院档案管理，提升决策管理水平。知识管理的引入，不仅可以提升档案管理者的工作技能，也对档案管理自身具有积极促进作用，通过相关技术方法的引入，优化医院档案管理流程，完善档案管理相关制度流程，开拓了医院档案信息服务路径，进一步提升了管理水平。同时知识管理的引入，促进医院档案信息的开发利用，为医院决策者及档案用户提供了知识化信息，从而提升决策管理水平。

三、知识管理视角下优化医院档案信息服务的对策建议

（一）健全档案信息服务组织，完善相关制度流程。医院档案信息服务管理组织是档案管理实行统一组织与协调的领导部门，对整个医院档案管理及档案信息服务工作起到至关重要的领导作用。要建立系统化的档案信息服务管理网格，档案管理组织要对整个档案服务网格实行统一组织管理与协调控制，形成从组织到部门再到个人的三级管理网格，对工作中的各个环节进行把控，确保档案信息服务网格有效运行。

同时不断完善档案信息服务的各项制度流程，逐步促进医院档案管理与档案信息服务体系的制度化、规范化。基于知识管理的理念，对医院档案信息服务体系中各项工作，包括信息收集分类、整理归档、分析编研等各个环节进行制度化、流程化、规范化管理，尤其是档案信息的知识化管理工作，从而在制度及流程上促进医院档案信息服务工作不断发展进步。

（二）汲取知识管理先进理念，转变档案服务观念。对于医院档案信息服务来说，服务观念上不能落伍。要跟上知识管理时代发展进步的步伐，就要转变思想观念。知识管理是管理学发展领域的最新延伸，医院档案信息管理只有运用最新的管理学理论与方法，才能充分利用人力、技术及知识资源，从而有效发挥其效用。要通过知识管理最新理念，积极利用知识管理内容中的知识组织与知识应用等，提高医院档案信息本身价值及其服务价值。利用知识集合进行知识挖掘，充分发现潜藏在医院档案信息中的有效知识单元，做好档案开发利用，为档案使用者提供有价值的档案信息及知识。既要关注知识的组织与开发，又要重视知识需求与应用，最大限度地实现知识信息的功能与效益，这是医院档案服务创新的必由之路。

一是树立以知识化为基础的档案信息观念。传统的医院档案信息服务以数据和信息为资源对象，而知识管理的对象是知识。因此将知识作为医院档案信息服务的基础，这既是时代对医院档案信息服务的要求，也是医院档案服务自身发展的必然结果。

二是树立以用户化为中心的观念。基于知识管理的医院档案信息服务要把满足用户需求作为档案信息服务工作的根本出发点，确保医院档案知识资源通过这种方式实现其应有的价值。

三是树立以需求化为导向的观念。基于知识管理的医院档案信息服务的优势就是要为用户提供知识化、个性化、目的化的个体服务方案。而做好这项工作的前提是要明确把握用户需求知识背景，准确掌握用户信息需求，提供有个性化的医院档案信息知识，真正满足用户需要。在此基础上，进一步满足用户需求并加以引导，开展前瞻性、预见性的档案信息服务，走在用户需求前面，为医院决策管理提供引导借鉴。

（三）搞好档案资源建设，优化服务技术平台。建立必要的医院档案信息资源及知识储备是做好医院档案信息服务的基本条件。缺乏必要的医院档案资源信息积累和知识储备，就无法将档案信息转化为知识，也不可能实现服务上的质变。医院档案海量信息大都分散于不同的档案文件中，而知识则是存储于大脑中，缺乏有效的整合，不利于档案信息服务工作的深入开展。因此，当前应以建立医院档案信息资源数据库和知识库、绘制医院档案知识地图作为医院档案信息资源建设的重点。可以参考应借鉴我国图书馆联盟建设模式，逐步建立覆盖全国各大医院的医院档案联盟，实现档案信息资源共享，这将为我们的医务工作者、医院管理人员以及社会大众带来福利，为提高全社会医院档案信息资源利用发挥积极作用。

同时要优化医院档案管理及信息服务技术平台建设，完善档案信息服务的软硬件资源配置。医院档案管理部门应积极利用先进的知识管理技术与方法，将大量医院档案信息进行知识化整理编研，将医院档案信息管理的工作重点由对资源的管理转变为对知识的管理，包括知识的识别挖掘与重组，进而实现医院档案信息管理向知识共享、知识创新转变。很多医院没有配置专业的档案管理信息系统，这是医院档案信息服务一直处于手工化、非信息化的一个重要原因，并且在很大程度上制约了医院档案信息服务的发展步伐，因此积极引入医院档案管理信息系统，实现医院档案管理各个环节的电子化、信息化具有非常重要的意义。

（四）建强档案人才队伍，全面提升服务能力。人才队伍是实现档案服务发展的基础，医院档案管理队伍的整体素质和技术水平直接决定了整个医院档案信息服务的质量。一方面基于知识管理视角下的医学档案服务的开展需要“一专多能”的复合型管理人才，档案服务工作者逐渐成为“情报挖掘者”“信息导航者”和“知识创新者”，这对档案工作人员的学识水平和专业能力要求日渐提高，不仅要求其要有一定的医学专业知识，更需要过硬的档案管理及情报分析的专业素质。因此医院档案服务部门更应当加强人才培养与人才引进工作，建强档案学科人才队伍；另一方面作为医院档案服务人员要树立正确的档案信息服务理念，提升服务意识，明确档案信息服务工作功能和定位。另外要增强医院档案信息服务人才队伍的责任感和使命感，还要加强相关人员档案专业知识培训，在搭好基础理论学习的基础上，不断扩充档案学习知识面，提升档案信息知识分析能力、知识挖掘能力、知识重组能力，从而全面提升医院档案信息知识化服务质量与水平。

（五）准确把握管理重点，正确评价服务成效。传统的医院档案管理重点侧重于对档案硬件设备设施等的管理，而知识管理更侧重于人的管理。这就需要把管理重点转移到对人的管理，包括档案管理者及服务用户。知识管理视角下的医院档案信息服务要以档案服务工作者和用户为对象，充分调动档案服务者的积极性，发挥其主观能动性和创造性，不断推动档案信息知识的创新。同时要正确评价医院档案信息服务的管理成效，设立医院档案信息服务成效评价指标，对档案信息服务的数量与质量以及档案信息服务的范围与成效等进行评价，特别着重评价医院档案信息知识资源的开发利用与服务效果，从而不断推进医院档案信息服务工作的进一步发展。

四、结语

对于医院档案信息服务而言，应用知识管理的思路、技术与方法，通过不断健全档案信息服务制度，积极转变档案信息服务理念，充分利用现代化信息技术，优化档案信息服务技术平台，加强档案信息服务人才队伍的建设，提升档案服务能力，从而进一步实现整个医院档案信息服务模式流程的知识创新，这对于医院档案信息服务的进一步发展具有重要意义。