基层人民银行会计档案管理存在的问题及建议

刘艳冬 中国人民银行石嘴山市中心支行

目前，基层人民银行会计档案管理部门主要包含了会计财务、支付结算、货币发行和统一的档案管理等部门。其中，会计财务、支付结算和货币发行部门是会计核算部门，主要是按照会计基本制度的要求，将已进行会计账务处理的各种会计凭证以及形成的各类会计账表、会计报告及登记簿装订、整理形成会计档案，同时办理会计档案的调阅，参与已到期会计档案的销毁工作，并于每年年初向会计档案管理部门移交上一年度会计档案。会计档案管理部门主要是接收会计核算部门移交的会计档案，对管理的会计档案进行立卷、归档，对归档的磁介质档案进行复制管理。对已达到销毁时间的会计档案分门别类进行整理，与会计核算部门核对完成后，由本行会计管理部门按照权限逐级审批后进行销毁。

一、基层人民银行会计档案管理现状

人民银行会计档案管理是会计工作的重要组成部分，记录和反映人民银行各项业务活动的会计资料，为经济金融决策提供重要依据，同时对保护中央银行资产，执行各类财经制度起到了监督作用。具有政策性强、专业性突出、涉及广泛性和制度严密性。因此，对其加强管理非常有必要。然而，在具体的会计管理工作实践中，基层人民银行只注重会计核算工作，对会计档案的管理往往被忽视，形成会计管理工作的薄弱环节，直接影响了会计管理工作的质量和水平。

(一)会计档案管理向规范化发展

人民银行石嘴山市中心支行的会计档案管理工作是按照2016年人民银行总行修订后的《中国人民银行会计档案管理办法》和《中国人民银行宁夏辖区会计档案管理实施细则》严格施行，通过建立借阅会计档案、流程审批等制度来规范化会计档案的管理，并设立了会计档案的保管登记记录、查询登记记录、移交清册、销毁清册等，实现会计档案管理的流程整体化。中支本级会计档案由办公室人员兼职统一保管，县支行会计档案由支行办公室人员兼职统一保管。

(二)现有的会计档案管理模式已不适应信息技术发展的要求

飞速发展的档案电子信息化使基层人民银行会计档案的保存量、档案形式及档案的管理方式发生巨变。当前人民银行的会计服务中，业务电子化管理和档案纸质化管理的问题更加凸显。除央行会计数据集中管理系统实行业务接受和业务分离，前台完成业务接受和影像扫描，后台按照影像信息完成账务管理，在全部流程中所有单据信息集中存放管理，并基本完成了会计文档电子化管理工作之外，国库、货币流通、工会等财务档案管理仍以传统纸质管理居多。体现在从账务处理、综合账务核算资源，到事后监管清点收集、进行监督管理、综合装订、记账调阅、造册转移、归档管理人员进行存档管理、清分销毁财务资源等，各管理环节基本处于人工操作管理方式。以国库业务为例，除去银行业务办理工作量相较过去有了大幅减少之外，用于归档管理的总分账、收付报告、记账凭证、余额表、日计表等各种统计资料与过去比较基本未变化，每日都形成总量庞大的纸质文档。现有的档案管理模式，不可避免地出现了人力和物力消耗过高、空间成本占用高问题。

二、会计档案电子化管理的必要性

(一)降低管理成本，有效提升会计档案管理水平

同以前传统手工分散的档案保管模式相比，电子文档通过专门技术设备和先进的信息化技术监督管理建设手段，对纸质凭据和实体文档进行电子化加工，实行统一的制度、标准、过程和现代信息化技术监督管理，大幅提升我国会计档案保管电子化和规范性水平，同时减少了工作成本，工作简便快速，符合低碳、环保、绿色的科学发展理念。

(二)丰富档案查询手段，有效增强监管效能

一是提升政府监督效能。在进行会计业务监督时，可以直接从电子文档管理系统中检索所需资源，取消调阅、翻查、回收等人工操作环节，节省时间、人员、物资、监督的灵敏度大为提高，审计业务检查效率大大提高。二是提高了监管精准度。电子信息档案管理可以准确地按时完全地将会计核算数据信息重现，监督管理工作人员可有针对性地对账务数据资源信息数据进行过滤，使账务监督管理更加精细化。三是减少了监管成本。电子档案管理系统基于物联网功能，为异地监督提供了基础，也减少了为实地检验而抽调人员、赴现场检查等的人工成本。

(三)实现会计数据深加工，有效提升会计数据利用水平

电子文件管理系统的运用将账务文件档案以信息电子化形式加以管理，提高了归档管理标准化工作技术，可对重大的数据资源实现分门别类汇集与统计分析。同时电子档案系统也支持可扩展，可根据业务需要采集统计数据，为最终实现档案信息更广泛的应用提供先决条件。

三、会计档案管理存在的问题

当前，基层人民银行会计档案管理工作主要是依据《中国人民银行会计基本制度》的相关要求。随着社会经济的发展以及人民银行会计电算化水平的不断提升，会计档案管理的内容和形式发生了很大改变。

(一)传统银行内部账务档案管理实际工作模式的滞后

在互联网信息化时期、互联网发展的今天，虽然中国人民银行账务管理电算化管理制度已经实行了很多年，但是对会计核算文档的工作还是沿用了中国传统的“为存档而存档”的管理方式和“你查我调”的被动业务方法。针对基层人民银行来说，目前会计档案的管理工作从装订、接受到管理工作使用的全部流程，还是采取手工为主的纸质档案管理模式。纸质档案管理工作模式下，一方面浪费巨大时间和成本，在印刷、采集、整合、装订、归档时都需花掉巨大精神和工作时间，耗用大批白纸及占用打印机，另一方面档案库房占有的压强日益增大，受理后的会计档案依然以防火、防盗、防潮等确保会计凭证及财务报表的安全性和完整性为重要保护工作目标，依然徘徊在保护型档案管理阶段。滞后的规章制度和无纸化办公的情况严重脱节，其弊病是公司虽然资金投入了大批人员物资，但生产工作效能和管理工作质量却欠佳。落后的传统会计档案管理工作方式，显然无法满足现在的电子文件管理工作和归档需求。

(二)会计档案管理成本高

一是在纸质会计档案管理情况下，以国库会计档案为例，一个国库平均每日需耗费打印纸30—50张，一年耗费10 000张以上，加上打印机、硒鼓等耗材，成本不菲，经理多级国库的机构耗材成本更是成倍增加。二是按照档案管理办法和会计制度的要求，对按照会计档案管理的磁盘应半年检查并复制一次，光盘、微缩胶片每两年检查并复制一次。由于系统升级，有些磁介质已不生产，需要其他介质进行转换保管，造成复制成本高、复制困难的问题。在人民银行不断要求过紧日子的情形下，将会计档案电子化管理事在必行。

(三)会计档案利用效率低

一是基层人民银行会计档案价值未有效利用，会计档案除在内外部检查与审计等工作检查时需要翻阅原始凭证，其它时间会计档案基本在库房中“沉睡”，直到档案销毁，档案利用率低，信息化水平不高。纸质的会计文档并不具有搜索查询功能，且调阅费时费力，需要有专人加以检索利用，使档案管理人的工作压力加倍。纸质文档的大量出现，成为了制约会计服务全部电子化的一条明显短板。二是由于会计档案与各业务系统的换代升级没有实现一体化，导致磁介质档案的保管与调阅存在很大的难度。在具体管理中，磁介质会计档案是各个业务系统中生成的备份资料，进行磁介质会计档案的调阅需要在特定的运行环境下，但是由于各业务系统不断优化升级更新，一些旧的磁介质会计档案没有应用系统可运行，无法进行调阅，也就失去了磁介质会计档案管理的实际意义。

(四)会计档案管理工作重视不够

会计档案的保管是整个会计行业的有效拓展，但在具体的管理工作流程中，往往偏重于具体的会计工作，而忽视了会计档案的有效管理，尤其是如何规范档案保管工作的开展很少，而且也不能发挥档案保管工作在会计行业中的重要意义。特别是在会计管理体制和制度方面，更多地强调会计业务的水平，而忽视了对会计档案管理的正确把握，不能明确自己的责任。即使是相关的会计人员也非常缺乏档案管理技能，没有对磁盘、磁带、光盘等保存的会计档案进行检查和复制，无法为后期工作提供实质性的帮助。

四、加强基层人民银行会计档案管理的相关建议

为了提升基层人民银行会计档案管理工作，形成规范、高效、统一的会计档案管理模式，人民银行应该强化制度建设，按照信息化水平的要求，修订《中国人民银行会计基本制度》，从制度层面规范会计档案管理。

(一)提高会计档案管理意识，及时整理档案资料

基层人民银行的主要领导和档案保管人员，应当增强账务档案保管意识，全面重视档案保管工作。一是对原有会计核算文档进行标准化处理，确保现行会计核算文档完整性、标准化，使新建会计核算文档有科学的起点。二是财务工作人员是会计信息档案整理工作的主要责任者，对财务会计核算文档标准化整合工作的了解、熟悉程度决定着会计信息所归文档卷品质的优劣，所以应对会计信息档案保管工作人员开展财务会计核算知识和归档知识的培训，提升财务会计核算和存档人员的思维素质、业务素质、职业道德。三是在会计核算业务完成后，要进行装订，以确保会计信息的完整。有关人员应当按照日期和票据编号对会计信息加以梳理、组卷，认真细致地检验原来会计凭证是不是全面、完备，装订粘贴是不是标准、严密，票据封面要件填报是不是正确完整，并保证会计信息真实性，并且会计档案要有一定的美观性。四是及时向档案综合管理部门移交会计档案。上级会计档案管理部门要加强对下级行会计档案管理的指导，不断规范会计档案管理。

(二)提高档案管理科技含量，实现会计档案电子化

由于基层人民银行业务量增长，存档总量逐年增多，现行的纸张存档保管显露出一定不足，应利用现代化的信息，推动会计核算信息档案电子信息化建设工程，实行会计核算档案电子产品存放，逐渐尽量减少纸张存档。目前央行会计核算数据集中管理系统已经初步完成了电子账务会计核算文档的全面流程化管理工作，会计核算服务管理系统将通过升级换代，借鉴央行会计核算数据集中管理系统运作管理模式，完成从初始资金的信息收集，到相应账务记账凭证的编写，再到总分账等账务报表的制作，做到一个完整的会计核算循环过程中的全部信息电子化操作，进而完成文档保存和会计核算的无缝衔接。满足信息使用者在电脑环境下随时随地快捷检索利用会计文档的需要，减轻会计档案管理部门的压力。

(三)改善环境，提供会计档案规范管理条件

一是加大基层会计核算归档管理硬件设备投入，建设会计核算文书归档存储的专门仓储，尽可能达到内部防盗设备完善，安装中心空调系统、消防器、温度计等，严防文书毁损、散失及泄密。二是档案工作信息化管理管理部门应充分地使用现代化建设的信息技术基本设施和手段，尤其是使用会计资料电子化发展建设工作中形成的大数据分析，以形成会计数据归档的管理网络系统信息系统。根据目前全手工管理会计核算存档的状况，研发一种会计核算存档系统，可对入库的会计核算存档编写条形码信息系统相关内容，条码信息系统相关内容中含有归档项目姓名、归档时间、保存期限、销毁时间等要件，并且对库房实行分拆编号，对每个分割规定一组物理学位置信息内容，使条形码和物理位置信息内容形成一一相对联系。在需要调阅的财务归档资源时，由被调阅机关根据现行的规章制度予以审核备案后，由归档保管人根据归档名称，在信息系统中检索归档条码以及相应的物理地址等信息，再根据信息系统抽调存档，同时在信息系统中修改归档的已出库信息，并完成归档出库录入。存档退回时要注销存档或出库消息，以完善存档的入库记载。另外，信息系统在每个年度对本年已终止的会计核算文档作出销毁建议，档案保管员工按时做好本年归档销毁工作计划报表，圆满完成本年份会计核算文档的销毁管理工作。

(四)开发统一的电子档案管理系统，提高会计档案管理水平

《中国人民银行会计档案管理办法》对档案保管年限、档案归档、立卷、调阅、销毁等各方面提出更高的标准，并根据会计信息化发展的形势需要提出了电子档案建设要求。建设人民银行根据各业务系统的发展要求和会计档案管理的实际出发，组织开展统一的会计电子档案管理系统，以会计纸质资料影像采集为驱动，实现纸质档案的电子化。在纸质档案电子化的基础上，实现对会计档案归档、立卷、调阅、销毁环节的信息化管理，完成会计交易信息与凭证影像的关联，拓展档案信息的电子查询功能，进一步深化会计资料信息的应用。■