企业会计电子档案在财务共享模式下研究

李敏洁 山西焦煤集团汾河物业管理有限公司

一、企业会计电子档案在财务共享模式下的特点

财务共享模式是在曾今旧的财务模式而言的，财务共享模式是“互联网+”技术在财务领域的应用，最早应用与美国的福特公司，可以有效提高财务管理水平，可以有效提升财务工作效率，提质增效为企业提供更为便捷的财务服务。财务共享模式的物质基础是财务共享服务中心，简称FSSC。财务共享中心就是建立一个信息技术中心，从而实现财务信息共享，让子公司与分公司的财务工作集中统一起来，提高标准化水平，在方式方法发生改变的同时，相对于传统的会计档案管理出现了新的变化，产生了新的特点。

随着企业的不断发展与时代的进步，会计核算的主要项目与主要内容越来越复杂，企业会计电子档案在财务共享模式下应运而生。财务共享服务中心成为了各国各地近会计的必要举措。企业会计电子档案在财务共享模式下成为了企业提质增效的有力举措，可以大大节省人力成本的同时，更加有效地提高了企业会计电子档案管理的准确性与规范性，同时企业会计电子档案在财务共享模式下还具有便捷、及时、高效等特点，促使企业管理与企业生产业务高效高质量完成。

财务共享模式是集会计信息、银企串联、资金管理等系统于一体的系统，企业会计电子档案在财务共享模式下可以有效将电子档案统一收集、分析、处理、传播、应用，可以有效利用SAP等软件对信息凭证进行处理生成。高效性、便捷性、时效性是企业会计电子档案在财务共享模式下的新特点。便捷性是指可以有效减少人工作业，利用云平台、网络软件等进行会计凭证的处理生成，可以有效实现各种账目报表的制作，在与银行企业之间的回单等信息凭证的传递更为直接有效。时效性指的是，传统的会计档案是纸质的、人工管理与存放的，如果有所变动或者有所更新，会计档案不能实现快速的变动或者更新，而在企业会计电子档案在财务共享模式下就可以有效解决这类问题。高效性指的是档案管理可以实现一体化，将信息的搜集、信息的处理以及分析应用进行一体化流程化管理，节省出大量的时间、人力、物力，运用一体化的平台更方便数据之间的传递，实现实时共享。

二、云计算的会计档案信息化平台的建立

财务共享模式下会计电子档案管理的研究，离不开基于云计算的会计档案信息化平台的建立，云计算的会计档案信息化平台的建立是财务共享模式下会计电子档案管理的风向标，是财务共享模式下会计电子档案管理的基础与基石。云计算已经成为当下会计行业的风向标，云计算的定义、安全优势、数据存储等都涉及到方方面面，云计算安全技术及安全保障方法开展了深入研究，对财务共享模式下会计档案信息化管理提供了技术支撑。

云计算可以为财务共享模式下会计电子档案管理提供良好的信息资源服务，有利于对财务共享模式下会计电子档案管理水平有效提升。随着财务共享的快速发展，各种会计类的数字档案信息也随之迅速地增长，各类会计电子档案为主体的服务水平也有待于进一步提升，散处的信息平台，相对独立的应用软件也是财务共享模式下会计电子档案管理必不可少的软硬件，各类零散的储存的档案信息通过云计算相对独立的应用软件，将传统意义上的会计档案管理升级优化，通过数字处理与技术应用，将传统的数字化的档案检索、调阅方式拓展至服务云端，大大提高了财务共享模式下会计电子档案管理的服务水平，以各类数字档案为基础，大大提高了档案检索等运用方式，以云计算的会计档案信息化平台自身优势促进财务共享模式下会计电子档案管理的能力提升。

云计算为财务共享模式下会计电子档案管理提供的最有利的优势就是安全优势，云计算的安全优势是具有显著效果的，云端与客户端的相互作用，云计算服务端是一个庞大的服务集群，客户端通过计算机或者其他通讯设备及浏览器进行使用与互动，这种管理应用模式具有显著的安全性优势，当然与其他传统的计算机模型一样，也会受到网络的攻击与威胁，但云计算高度集中的管理模式，与先进的存储模式，对于漏洞的检查与补救有着更好的查找与防护作用。云计算为财务共享模式下会计电子档案管理提供的最有利的优势和专业的技术维护，提供集中式的数据储存模式，对紧急情况以更为快速便捷的方式进行处理，云计算提供更为有效的数据开发与应用，提供更为便捷的加护模式。

三、企业会计电子档案在财务共享模式下的问题

财务共享在实质上是互联网在企业会计业务中的有效应用，是信息技术与互联网广泛应用的体现。因此，企业会计电子档案在财务共享模式下拥有互联网高效性、时效性、便捷性的特点，同时企业会计电子档案在财务共享模式下也存在互联网与信息技术存在风险性、开放性的弊端。在传统的企业会计电子档案管理系统中，主要针对是企业的内部传播与内部网络，而在大数据时代下企业会计电子档案在财务共享模式下必须是实现外网传播与外网连接，这就导致企业会计电子档案在财务共享模式下会面临更多的网络安全隐患，存在更多的网络风险。在外部网络中企业会计电子档案在财务共享模式下面料被人盗取、篡改、删除的风险，寻租行为更容易隐藏。

企业会计电子档案在财务共享模式下所包含的财务共享系统是会计信息系统、银企连接系统、资金管理系统等多系统的集合体，如果信息接口无法对接，将为信息传递信息共享等工作受到阻碍。但在设计系统时，多方沟通往往不及时，不能设置成为统一的信息口径，统一的传输标准，无法实现数据信息的无缝对接。

企业会计电子档案在财务共享模式下在实施过程中遇到的问题还有会计信息档案管理制度的不健全、不完善等。对于财务共享模式在企业的高层管理中很容易忽略，不能充分拓宽思想观念，保持原有的保守管理理念，没有充分认识到企业管理中企业会计电子档案在财务共享模式下的重要性，对企业会计电子档案在财务共享模式下投入的人力、物力、财力、技术的支持都有一定差距。对于企业会计电子档案在财务共享模式下相应的制度建设也不到位，没有统一的执行制度，让企业会计电子档案管理人员无法可依、无法可行，没有相应的制度就不能有合理有据的行为，导致企业会计电子档案在财务共享模式下无法全面推行，企业会计电子档案在财务共享模式下不能发挥出自身的优势推动企业有序发展。

企业会计电子档案在财务共享模式下对与档案管理人员的素质要求进一步提高，但目前来看企业会计电子档案在财务共享模式下者的管理素质有待进一步提升。企业会计电子档案在财务共享模式下要求档案管理人员不仅要熟悉会计档案管理，更要对相关财务共享软件了解并可以足够熟练的操作。而现阶段企业会计档案管理人员还停留在会计账目、会计报表、会计凭证等档案的管理上，对于电子账目、电子凭证等财务共享模式下电子档案还不能及时地搜集、归类、保密乃至于应用。同时相关企业会计档案管理人员不知道系统的维护，对于企业会计电子档案在财务共享模式下的信息安全更是置若罔闻，对当下需要的网络安全知识、会计专业知识、档案管理知识、信息技术的应用与革新不能融会贯通，更不能合理应用。因此，企业会计电子档案在财务共享模式下人员的综合素质提升时企业所面临的重要的、急需解决的问题。

四、企业会计电子档案在财务共享模式下优化措施

企业会计电子档案在财务共享模式下是关系到企业会计业务质量的重要环节，是现代化企业的必备项目。因此企业管理层必须要对企业会计电子档案在财务共享模式下给予高度的重视，企业管理者必须要对企业会计电子档案在财务共享模式下给予人力、物力、财力以及技术设备的支持。例如，在企业中财务共享模式下电子档案硬配备专门的机房，做到安全性有保障的机房，配备先进的硬件设备与前沿的软件设备，建立具有一体化的银企系统、资金管理系统、会计信息系统的系统体系。与此同时，要加大网络安全管理与网络安全维护，进行系统维护，保证企业会计电子档案在财务共享模式下有安全的办公环境、网络环境，有切实可行的软件与硬件设施。

对于档案信息系统接口对接问题，一直是企业会计电子档案在财务共享模式下所面对的难题与重点。在当下技术水平与应用过程中，也有较多的尝试与努力。企业可以充分利用，解决这一问题，提高企业会计电子档案在财务共享模式下水平。解决企业信息系统与财务共享中心云平台的对接，规范相关电子档案的规范与模式，提高接入标准，实现ERP系统、保障系统等系统之间的无缝对接标准，让会计电子档案能够顺利接入，合理归档。在企业中，在建立企业会计电子档案在财务共享模式下体系时，要注意进行系统的设置与系统的调整，在设计之初就加大部门之间的沟通联系，有宏观构架，建立档案信息系统接口的有效性与统一的接口对接。

企业会计电子档案在财务共享模式下需要有据可依，没有规矩不成方圆，企业要制定完善的会计电子档案管理制度体系。制度是基础，制度是财务共享模式下企业电子档案管理离不开的约束条件与行为指引。企业在制定完善的电子档案管理制度体系时，注意与财务共享模式相挂钩，与国家政策相一致，同时要结合本企业的特点与会计特征。我国颁布的《会计档案管理办法》规定建立会计电子档案管理制度，明确会计电子档案的管理制度需要合理制定，对会计电子档案的查阅、利用、归档、销毁都有明确规定，建立会计电子档案查阅、搜集、审核和查阅等都需要严格执行流程，对以上行为提出相关要求。建立健全了安全权限控制系统，严格控制电子档案的查阅流程，严格控制电子档案查阅者的权限，设立专门的数字档案系统，将会计电子档案保存为SWF格式，确保文件只能进行浏览不能进行变更。一整套完整的体系使得企业会计电子档案在财务共享模式下有了一套科学合理的办法与流程，制定大数据管理体系之下的，针对于企业会计电子档案在财务共享模式下的保护方针、政策策略，充分发挥出企业会计电子档案在财务共享模式下的优势，不断推动企业信息化的发展，促进企业管理的提质增效。

不断提高企业会计电子档案在财务共享模式下人员的业务素质，时代的发展与技术的进步对企业会计电子档案在财务共享模式下人员提出了新的要求，管理人员必须尽快进行转型，找好企业会计电子档案在财务共享模式下定位。企业会计电子档案在财务共享模式下人员需要正确认识到电子档案管理的重要意义，树立正确的企业会计电子档案管理价值理念，认真学习掌握《会计档案管理办法》等相关规定，按照本企业实际情况，具体问题具体分析，有针对性地提高会计工作专业性知识，会计软件应用知识、管理系统维护、网络安全知识等与企业会计电子档案在财务共享模式下相关的知识。企业应该举办专门的技术培训讲座或专题培训，为企业会计电子档案在财务共享模式下人员提供技术提升的机会，为企业会计电子档案在财务共享模式下人员提供对外交流与进修的机会，定期向企业相关技术人员采取有针对性的考核，并与绩效相挂钩。加强数据保护，建立安全资质机构。企业会计电子档案在财务共享模式下，依赖于网络而生，因此，不可避免地会有信息泄露等网络带来的安全隐患。对于企业会计电子档案在财务共享模式下技术人才的培养，不只是要对财务会计人员培养，还需要聘请技术人员或技术团队，针对性地提供网络安全技术支持。完善薪酬制度与岗位制度，吸引各类人才为企业会计电子档案在财务共享模式下服务，吸引人才的同时可以留下人才。

企业会计电子档案在财务共享模式下优化就离不开监督管理。企业会计电子档案在财务共享模式下必须要建立合理并且完善的监督管理系统与规章制度。企业会计电子档案在财务共享模式下各级管理层知道自己的责任，并作出企业会计电子档案在财务共享模式下承诺，同时重视对员工企业会计电子档案在财务共享模式下意识的培养，员工处于从属和被动的状态，害怕被纪律处分而遵守规章制度，执行制度没有自觉性，只有依靠严格的监督管理，才能实现企业会计电子档案在财务共享模式下优化。员工具备良好的企业会计电子档案在财务共享模式下意识，对自己作的每个方面的企业会计电子档案在财务共享模式下隐患都十分了解，员工具备了企业会计电子档案在财务共享模式下知识，员工对企业会计电子档案在财务共享模式下作出承诺，按规章制度进行企业会计电子档案在财务共享模式下，企业会计电子档案在财务共享模式下意识深入员工内心，员工把企业会计电子档案在财务共享模式下作为自己工作行为的一个部分，更容易实现企业的安全目标。

不能遗留的企业会计电子档案在财务共享模式下优化措施是网络安全性的增强。网络安全性是企业会计电子档案在财务共享模式下的“DNA”。财务共享模式下电子档案管就像一棵大树，树干和几个主要枝杈是网络安全，较纤细的树枝则是业务单元，叶、花与果实则属于具体工作。为大树提供养分和起支撑固定作用的根系就是企业会计电子档案在财务共享模式下的网络安全。对于会计电子档案数据的保护是不可忽视的一项重要任务，企业中企业会计电子档案在财务共享模式下人员一定要市场对电子档案的安全系统进行检测与测试，运用专业的杀毒软件进行消杀查杀，技术人员如果对系统中出现的病毒没有彻底查杀，必然会有企业会计电子档案在财务共享模式下安全隐患，此外，对于企业中负责企业会计电子档案在财务共享模式下技术人员要进行专业的培训，企业会计电子档案在财务共享模式下技术的好坏直接影响着企业会计电子档案在财务共享模式下水平的高低，可以定期请专业人员进行培训与专业提升，从而加强企业会计电子档案在财务共享模式下的安全性。企业还可以定期对数据保护人员的技能进行测试，确保其能力能够达标。企业出了做好隐患排查与病毒消杀之外，要做好保护措施。在设置权限于使用权限方面做好权限设置与明文规定，确保在公司财务中心同意的前提之下才能进行操作。

财务共享在实质上是互联网在企业会计业务中的有效应用，是信息技术与互联网广泛应用的体现。财务共享模式让便捷、时效、共享成为企业中会计行业的工作中新的特点，同时也面临着新的机遇与挑战。时代化、信息化是财务共享模式企业会计电子档案所拥有的新机遇，同时会计电子档案储存与管理也面临着更多的风险。一把双刃剑摆在面前，是机遇也是挑战，在机遇与挑战并存的条件之下，必须要借鉴国内外先进经验，趋利避害，取其精华，弃其糟粕，让财务共享模式之下的会计电子档案管理优化，不断促进企业的财务发展，为企业打好财务管理的基础，打好经济管理的基石，从而为企业的进一步发展保驾护航。■