电子发票报销的无纸化思考

夏晓忠 汕头职业技术学院

引言

2013 年末，由财政部印发的《企业会计信息化工作规范》中，其内容中关于会计资料无纸化的部分给予了一定的规范要求，其中还有关于电子资料的存储和归档等问题的解释。如果实践中大力度的推进无纸化形式，确保电子资料的存档，才能大力度地减轻财会人员的工作量，从而大力度的减少会计资源的消耗。例如电子发票的无纸化凭证，有着其明显的自身特征，该过程也是一项艰巨而复杂的过程，无纸化报销未来也存在着一系列问题，在实践中探索应对策略才能实现其进一步的发展。

一、实现无纸化报销的意义

（一）降低企业成本，减少资源浪费

纸质报销凭证会在月末时候通过会计的核算和整理，而会出现一定量的输出和认证，这些报销凭证不仅增加工作的强度，还大大消耗了大量的成本，同时在对纸质凭证的处理过程中也增加了储存成本和人工成本。相比较电子凭证，其具有一定的优势，在处理的过程中该种凭证完全解决了传统模式的弊端，完全解除了传统模式的限制，极大地节省了相关操作的成本，使得企业在财务处理的过程中优化了整理和加工的过程，真正的避免了资源和成本的消耗，这样的操作还极大的符合绿色环保的发展理念。此外无纸化的报销形式还降低了企业成本，实现了资源的有效优化，有效地避免了发票丢失而产生的难以报销问题，这也是电子发票最为显著的优势。

（二）减轻财务人员和员工工作负担，提高工作效率

电子发票的无纸化能够使得会计资料更加的便捷，现阶段企业逐步进入会计资料无纸化阶段，该阶段也使得财务工作更加的简单快速。无纸化的报销对企业财务人员和员工来说有着重要的意义，如电子凭证作为财务工作实现信息化的重要内容，其在报销过程中与企业的管理软件充分融合，有效地减轻了财务人员和员工的工作负担，特别是一些电子发票的及时提取，以及记账信息和档案的高速归档，都大大节约了财务人员在整理发票和审核发票上的时间。例如电子凭证通过云端的传输能够大大地缩短信息传输的时间，便于财务工作人员极大的提升工作效率。无纸化报销解决了传统模式的束缚，尽可能地避免了一定量的繁杂工作，充分减轻员工的工作负担，从而大大提高了工作效率。

（三）加强监管电子发票报销，提高信息的准确性和及时性

企业财务部门要快速的加强电子发票报销的监管，只有充分的监管和考核才能提升财务信息的准确性和及时性。财务报销工作在企业中是十分重要的，严格控制和管理是十分必要的，税务部门此时也要做好监管和审查，严格管理和控制企业的发票使用过程，如电子发票的运用要及时地进行监管，准确的和快速的掌握电子发票的使用信息，才能真正预防企业存在偷税和逃漏税的行为，真正避免骗税行为才能提高监管的效率。

电子发票的无纸化充分地体现了其技术优势，改变了传统模式下相关凭证的月末操作形式，对月末存在的遗失凭证和忘记记录发生事项等情况，无纸化的报销形式就可以充分的避免该种现象。无纸化的报销模式下一些报销事项可以将相关信息传输到公司系统中，通过公司系统集成一定量的财务信息，这样才能真正地防止财务出现漏报和重报的现象，该种形式也在改变着传统模式的滞后性，及时提升了会计信息的真实性和准确性。

二、电子发票报销的“报销繁”

“报销繁”是一种广义的概念，是指一些经费在申请审计等环节中由于手续繁杂，需要经过一定时间和一定精力的耗费，而对相关内容作出的一些综合的主观感受。根据国务院发布的相关政策来看，2016年推行的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》中我们能够清晰地看到对一些资金管理程序的简化，这也在侧面反映了预算调整权限的下调，进一步提高了间接费用的比重，改进了一些处理方式，对相关内容提出了全新的要求，如政府采购、检查评审、经费报销等方面，使得大量低效和繁杂的报销体验逐渐的改变。

例如电子发票由于其技术优势，可以实现手动下载并打印，这样改变了传统模式中烦琐的鱼鳞状贴票，使得发票逐步地进行截图打印，防止了单据的漏签和印章的漏盖，改变了传统财务人员消极的工作态度。财务管理环节中“报销繁”显而易见，因此简单的报销程序和良好的报销体验，不仅可以大大提升财务工作效率，还可以精准的呈现出高效的报销数据。新时代下电子发票的报销有效地解决了“报销繁”问题，例如一些企业开始引入“大智移物云”技术，通过该种技术实现了财务工作模式的创新，该种模式也极大地方便了财务核算工作，真正解决了电子发票存在的报销难问题，促进了电子发票无纸化的未来趋势。

三、电子发票无纸化报销存在的问题

（一）无纸化网络建设投入高，企业报销系统不健全

网络建设方面，财务无纸化是一种未来发展的趋势，特别是对一些推进速度较慢的企业，无纸化需要给予高投入才能真正地实现网络建设的要求。许多中小企业由于网络建设投入较低，导致无纸化建设的经费较少，相关报销系统的构建不够全面，虽然一些企业呈现出了会计核算软件，但是财务无纸化的工作仍然呈现出网络程度较低的特点，会计核算中的网络化操作、信息的收集和处理、信息的管理，这些都需要一系列的链条化的管理，如果会计处理系统不够完善，将会导致企业报销系统不够健全，从而难以实现无纸化的报销。

（二）暴露企业信息系统安全风险

互联网信息时代电子发票是最新的获取形式，该种形式能够极大的实现发票和凭证的高速共享和传输，它就是借助网络的开放性和包容性的特点，但从侧一面来看，其也会对企业财务信息的安全带来一定的冲击。互联网的网络传输量较大，信息报销存在一定的失真现象，导致相关储存设备在信息时间和时效问题上被忽视。传统模式下的纸质发票会存在修改的痕迹，但相比较电子发票其在修改后就难以留下修改的痕迹，这样将会导致会计信息存在一定的安全风险。另外电子发票会携带一系列的病毒，如其在提取和下载的过程中感染病毒，就会导致电子发票无法实现正常的使用和存储，最终会影响到电子发票的报销工作，有些还可能产生一定的泄露风险，最终给企业的财务带来一定的安全风险。

（三）电子发票重复报销的潜在风险

电子发票能够无限次的打印和下载，因此一些财务人员无法辨别重复报销的电子发票，这对会计基础规范工作来说是个巨大的挑战。一些财务人员由于一些重复报销问题，可能会出现“查重”工作，这样大量的发票“重复”报销，会给财务人员带来一定的工作量。日报销售量较大的一些业务，基础数据的维护仍然较为困难，这样就不符合基本的会计基础规范要求，特别是电子发票重复报销存在的潜在风险，会带来审计、纪检、税务等方面的风险。

四、新技术驱动财务无纸化和财务智能化

（一）完善电子凭证管理系统

网络信息时代的环境背景下，电子凭证管理系统在大部分企业中应该给予建立，期间还要积极的构建电子凭证管理数据库，针对数据库中的信息进行筛选，对一些具有重要作用的信息进行处理，同时构建发票发售和跟踪管理系统，在系统中设置一些功能和模块，例如设置审核模块，全面强化相关凭证的审核。另外还可以设置相关模块的加密技术，通过系统内外部的有效技术加密，真正能防止非法入侵行为，这些技术还可以防止出现系统化的漏洞，防止系统中存在的一系列违规行为，及时地给予处理和完善，逐步营造一系列电子凭证流转的安全环境，才能完善电子凭证管理系统。

（二）构建API技术对接网报系统、财务核算系统

企业在电子发票管理上应加大相关网络建设投入，如一些API技术对接网报系统、财务核算系统、金税系统要给予高度的重视，不同的技术进行信息之间的交互运用，有效地对接和集成系统内容，实现系统内数据的传递和共享。数据的采集和交换也可利用信息化技术手段，该种手段能够真正地避免手动形式的弊端，特别是自动化的形式更能解决财务繁杂的工作量，例如API技术的成熟极大地促进了支付宝卡包和微信卡包的应用，其实现了便捷的电子发票的归集和收纳，并成功地解决了无纸化报销。

如API技术能够实现对微信卡包、支付宝卡包的对接，在该系统中通过发票的成功报销展示能够让报销人员对报销内容进行勾选和确认。增值税发票查验平台是当下国家税务总局大力度推进的平台，该平台充分的实现了对发票的验证，通过系统化的查验实现了系统化的验真，网络化的电子发票文件还可以通过电子化的归档实现会计资料的充分完善。API技术还可以充分地实现发票数据的有效传输，使得系统间的数据信息传输呈现出简单性、高效性、自由性。API技术实现了电子发票的导入和自动验真，充分的改变了传统模式的一些手动操作，避免了传统模式下电子发票的相关操作错误，极大地提高了电子发票的工作效率，大大节约了相关操作的时间，破解了电子发票“报销繁”难题。

（三）财务核算系统中设置智能审核引擎

财务核算系统设置智能审核引擎能够大大提升报销效率，例如财会人员通过智能审核引擎实现了报销的规范性、金额的合理性。信息化技术手段减少了过多繁重的审核工作，节约了财务人员大量的时间和精力，因此，企业应设置智能审核引擎，逐步实现票据审核的规范性。因此从智能审核来看智能审核引擎创造了一定的发展契机，其对于数字化报销来说是一种超越。智能引擎实现了人机的协同，大大缩短了报销周期和提高了工作效率和质量。API技术和OCR技术引入财务，从根本上解决了会计核算的困难，如通过OA系统线上审批，再辅以智能财务审核系统才能及时解决“报销繁”的难题。

五、加快电子会计档案系统建设，实现全流程数字化

电子发票是一种财务的变革和革新，其必然带来记账凭证和会计报表的电子化趋势，并促进会计档案也趋向于电子化，最终形成财务数字化的转型。实践中，电子发票在运用、归档和建档中都存在一系列的问题，其关键的问题点还在于电子档案系统的建设。根据《会计档案管理办法》对电子会计档案的保存给予了规定，会计资料中由于内部形成的会计档案，其必须通过高效的档案管理系统实现档案管理的完整、安全、准确。

实践中为了会计电子档案系统的全面建设，档案建设应纳入数字化档案管理建设的规划中，特别是按照相关口号要求，逐步实现“增量电子化，利用网络化”的统一建设要求，各方资源应加大研究投资力度，执行统一的会计制度和会计档案的使用管理制度，建立联合档案管理系统，或者云档案的管理模式，才能真正解决会计档案资料归档问题，从而也能进一步推动会计档案资料的电子化。当下一些会计电子资料的归档需要财务核算系统的辅助，通过该系统能够实现会计信息的运用，网报系统还可以链接微信、支付宝卡包等手机APP，及时收集会计电子档案，并根据这些档案资料内容进行及时的入账，同时有机的对接相关接口，最终实现相关档案系统的优化处理。

未来“纸电共存”局面也是财务发展的趋势，一些电子化的报销审核流程，以及实物票据的影像文件都将会发挥不可替代的作用。实践中实物票据仍需归档，归档后与电子会计档案进行比对，例如报销人员要通过审核无误的票据进行自行打印相关凭证，将其提交到财务部门进行报销，财务部门要设置条形码确保发票上相关内容记录进行录入并及时进行记录。实务票据和电子票据要进行有机的对接，按照装订的天数、册数和相互之间的联系进行检索对照，逐渐地趋向于实物流和电子流才是大的方向和趋势。实践中，“报销繁”的问题可以通过新型技术解决，特别是未来信息化技术的运用，其会极大地推动电子发票的无纸化，电子发票未来发展的方向更是无纸化形式。另外电子档案系统和电子发票系统之间的相得益彰，也会极大地助力财务电算化的发展脚步。

结语

综上所述，电子发票的产生是科技技术发展的结果，电子发票实现的无纸化报销也具有较多的优势，未来该种模式能够实现企业管理成本的大大降低，减少企业内部资源的消耗，也有助于监督管理部门更好地实现监管。实践中电子发票在操作中也会存在一系列的问题，当下仍然还处在纸质资料与电子资料并存的阶段，电子发票无纸化未来将会是一种趋势，实践中需要在问题中探索应对策略，推动无纸化报销全面实现，才更加有助于财务实现高效化发展。