信息化助力内控及财务工作效率提升的实践与探索

戴立军 杭州松下家用电器有限公司

一、引言

《企业内部控制应用指引第14 号-财务报告》中指出，企业编制财务报告，应当充分利用信息技术，提高工作效率和工作质量，减少和避免编制差错和人为调整因素。信息化技术的发展，移动技术、5G、图片识别等，为企业财务工作的信息收集、处理提供了更有效的手段，通过固化的信息流程，确保高效、真实处理信息，确保内控方案落实。

二、传统的业务流程及问题点

传统的财务会计在处理费用报销、应付账款时，由业务部门提出费用申请，审批完成后，由业务部门组织实施，最后由业务部门把相关原始资料及发票整理后交财务部门报销，财务人员首先要对发票真实性进行网上验证，若没有问题，然后把发票主要信息录入会计系统，经财务责任者复核无误后，由出纳完成支付，在这个过程中，虽然有信息系统在使用，但系统没有形成闭环，人工处理的工作量大，出错可能性高，信息不完整，凭证的生成还主要靠人工处理。总结起来主要存在以下几点问题：

(一)发票验证环节，每一张发票要人工验证，费时同时存在遗漏现象，验证的过程中，还会存在舞弊现象。

(二)发票信息录入，侧重金额，存在信息不完整。每一张发票的信息不能被完全录入、录入的信息存在错误的可能。

(三)工作价值，人工录入发票，工作不但单调机械，附加价值少，做此项工作的员工，经验的积累对职业生涯成长帮助较小。

(四)报销滞后，现在电子发票在逐步增加，但在传统的流程下，发票还要经过纸质或打印件传递，通过录入、审核、支付，如果作为常年在外的销售人员，他们的报销就会被经常滞后。

(五)数据的分析价值不高，对发票日期重复、发票连号，由于录入时信息不完整，不能及时发现，也不能事后分析是否存在不正现象。(六)业务部门的满意度，由于业务流程复杂，流程进展不可视，各环节效率低，部门间的合作不顺畅。

(七)是预算与实际实施不关联，事后发现超预算。企业为实现年度目标，对各部门进行费用预算管理，但在实际的运行中，费用的预算、申请、报销不是实时关联管理的，只能做到事后分析，并且数据的整理也依靠人工来完成。

三、改善对策

现代信息技术的发展，移动化、图片识别、互联网、物联网IOT、移动技术特别5G 的运用，正在走向万物互联的时代，信息的传输、交流触手可及；图片识别、语音识别技术近几年也得到飞速发展。另一方面，国家加大了对电子税务的投入，电子发票也在快速普及。

外部环境的变化，对传统的财务工作改革带来了机会，比如电子发票、纸质发票图片信息的自动识别代替人工录入，语音的识别代替传统的交流，如果把这些功能固化在业务流程中，就会对现有的体系带来巨大的改变。在提升效率的同时，把内控的对策固化在业务流程上。

针对财务传统业务内控及效率的不足点，利用信息系统实现预算、申请、实施、报销支付的闭环管理；在报销时的信息采集上，设备采用手机等移动终端替代传统的电脑，大幅提升便捷性、及时性；在信息识别方面，利用图片识别技术，把发票的信息全部自动识别，替代人工录入，确保信息完整准确；在发票验证方面，系统自动与税务系统对话识别；支付环节与银行EDI 直联。总体来说，把传统的信息传递，利用现在的移动信息技术，实现随时、随地融合到工作流中。

四、改善事例说明

下面对管理费用报销及应付账款处理流程的改善作说明。

管理费用，如差旅费处理，目标是减少人工处理，让机器在各环节中发挥录入、传递、控制作用。从预算到申请审批，再到实施、报销支付全过程由信息系统控制，闭环完成。

(一)费用的管理，首先从预算开始，根据企业目标，设定部门年度的费用目标，部门在此预算范围内办理申请，展开业务。

(二)费用的申请，申请一般需事前办理，经过审批同意后，才能由业务部门组织实施。

(三)费用的报销，实施后，业务部门提供原始凭证及事前审批好的申请，发起费用报销，把发票以图片形式上传信息系统，由系统识别图片信息，自动形成报销金额、税额，发票号码、开票单位完整信息。另外，信息系统还实时与税务系统进行发票真伪验证，这样自动实现了发票验证的内控管理工作。业务部负责人对实施业务的具体工作确认以后，由财务审核人员对内容及凭据作合规性审查，再由财务负责人或总经理审批，审批成功后，该报销进入付款流程。

以上的各个环节中，都是利用移动终端完成处理，从源头共享数据，确保一致性及完整性，后续的环节不要录入具体数据。

应付账款的管理流程改善如下：

(一)应付账款的管理从每月的销售预测或销售订单开始，次三个月的分月生产、销售、库存(PSI)预测管理是基础，根据分型号、分日期的生产计划，在ERP 系统中自动生成物料需求计划，结合材料部品库存，生成采购订单。

(二)由采购部门发放订单，跟踪订单的交货，在特殊的情况下，如战略采购，生产计划及采购计划需经管理层批准。

(三)供应商依据采购订单安排生产送货，在仓库验收、接收入库后，供应商根据送货和订单开具增值税专用发票。

(四)要求供应商根据入库明细开具发票，因此发票与入库的匹配可由系统自动完成。

(五)采购部门把发票以图片形式上传系统，系统自动识别出发票的金额、税额、发票号等信息，同时自动与税务系统验证发票的真伪，由采购部门负责人审批，然后流转到财务审核、审批，经审批后的发票按合同约定的时间支付。

应付账款的处理，着眼于事前的管理，在整个处理中，财务不再需要做信息的录入，而是在事前审批，事中确认中发挥作用，数据的处理已被分散到各部门，甚至取了外部企业的共享数据，做到数据源头真实准确，一处录入，处处使用，人工不再重复。在内控方面，从销售订单，到生产计划，到采购计划，是一体化管理，从采购订单到入库、接收发票、货款支付，也是环环相扣，用流程来降低内控风险。

目前由于存在纸质发票，随着国家发票电子化工作的推进，财务工作无纸化的时机即将到来，我们需提前作好准备，在以上两个流程中，如果对应电子发票来实现，那在信息及资料传递上会更加简单高效，完全可以实现无纸化、机器化作业，财务对合规作审查，发票及实施合同以电子文档形式在系统管理，随时可以查阅。随着以后人工智能、模糊识别技术发展，也可由机器替代人工作合规性审查，这样，日常的数据处理就完全由机器系统来实现。

五、改善效果分析

(一)实现预算—事前申请—实施—支付闭环管理

最后是支付环节，通过银企直联，在最后的支付环节，也是形成一个闭环管理，设计成一个系统化的固定内控过程，会计系统在收到支付申请后，生成相对应的凭证，同时通过银企接口，向银行发出付款指令，银行出款成功后返回信息，会计系统据此再生成相对应的凭证，整个过程作业系统是封闭运行，不需要人为干涉。对于资金日报表，则是自动化差异分析，每天工作结束，会定时向会计系统触发一个请求，从银行接口导出收付明细账，与会计系统记录的银行账进行逐条自动匹配，收付款的账户名称、账号、金额等逐一核对，生成银行日报表，核对结果在次日工作开始前发给财务相关人员，如有差异产生，则需要有担当人员查明原因并处理。通过封闭管理，达到资金收付及日报表核对的自动化处理，完善内控管理于无形之中。

(二)事后分析对策

信息真实完整采集，有利于事中控制，事后分析，有效防止舞弊行为。在传统的报销中，会存在部分人员的不正事件，虚假发票，虽然财务会验证，但会存在遗漏，另外如连号的发票，住宿发票、出租车发票在这方面问题会更大些，通过改善后的流程，由于信息收集是全面完整的，就可以对发票信息实时进行智能分析，帮助财务人员实时退回问题发票的同时，还可以分析费用的使用去向，利用大数据挖掘公司费用的使用，分析是否存在不合理使用，发现课题来推进总体费用下降，做到整合优化，这就为企业的经营带来效益。如住宿费的使用，可以分析个人使用习惯、地理位置、时间、额度、频度等，据此分析企业有没有机会通过整体合同来下降费用的支出，另外还要分析会不会存在公款私用的可能，有效降低费用的同时，还能控制住不正事件的风险。

(三)财务组织、人员的变革

财务职能变化，核算会计、管理会计、内部控制是财务职能发展的三个方向，今后的发展重点是管理会计及内控管理，会计记录被机器所替代。作为财务部门，确保信息完整性是财务部门的一项重要工作，设计好一套行之有效的管理流程，通过对不同业务的分析，从全局把握，把内控的思想理念固化到流程中，并通过信息系统加以实现，减少人为干预影响，这是财务的工作重心，在新的业务出现时，首先要设计合适的流程，从设计层面，让业务高效运作，让具体的业务在固化的信息化的流程中自动运作，财务人员才能够分出更多的时间精力来开展管理会计的工作，才能思考如何与业务部门紧密合作，在降低库存、加快回收等方面创造出更多的资金流，才能在降低成本、控制费用、提升销售等方面来增加企业的收益性，所以，了解业务的财务人员，才能在今后的财务工作中发展得更加顺利，业财融合型的人才，是企业所真正需要的，记账式的会计职能，最终是要被机器所替代。财务的职能需要走在业务的前端，努力去提升企业的价值。