高校财务管理中人工智能的应用探索

2021-11-22梁红梅南京邮电大学

财会学习 2021年36期

梁红梅南京邮电大学

引言

一方面，经济社会在数字技术的全面推动下发生了巨大变化，各类计算机、网络技术开始向财务管理领域蔓延渗透，倒逼财务管理模式变革。而近年来，我国高校教育发展形势向好，各类经费收入增加，财务整体工作量骤增。另一方面，随着“放管服”政策的深入推进，高校获得更多的自主权，其对内部财务管理工作亦提出了全新要求，如何让管理人员从繁重的财务工作中脱离出来，开展更高效的管理工作，是当下亟待思考和解决的重要问题，而人工智能的出现为此提供了可行性。对此，高校应顺应时代发展，在财务管理工作中加强对人工智能的应用，以提升管理水平为目的，推动财务服务效能提升，创新管理模式。

一、高校财务人工智能的发展状况及影响

以人工智能为导向的智慧财务建设，在很大程度上加快了财务一体化战略的形成进程，依托业财融合，高校财务服务职能衔接更加密切。而基于精细化管理，依托人工智能全面收集高校数据，并有效整合和智能处理这些数据，使得财务管理流程运作规范化、低成本、高效率运行，有利于三级财务管理智能体系的构建。总之，智能时代的来临使财务工作者面临日益增长的数据需求，必须要建立健全完善的操作体系，具备资金归集、线上授权审批、实时查询、数据分析、票据收集、档案管理等功能[1]。基于人工智能的智慧财务，使得业财融合流程更加完善，不仅对岗位职责进行了重新认定，合理完善了财务岗位，同时重新梳理了岗位职责，有利于完善费用报销、凭据流通、费用支付、信用评估、风险控制等环节。总之，高校财务管理作为高校内部控制体系的重要组成部分，引入人工智能是财务决策更加科学、合理的重要体现，同时也是高校教学计划得以顺利开展的重要前提，是当前财务管理的必然趋势。

二、人工智能在高校财务管理应用中的优势

（一）无人化

通过全面梳理收支业务流程，依托人工智能在校园内铺设财务移动终端或是财务智能机器人，能够自动处理一些重复性工作，且还能24小时工作，有利于提高工作效率，为全校师生提供更优质、便捷的服务体验。

（二）自助化

依托财务自助终端，工作人员可以随时办理业务而不再受时间限制，且还能实现费用报销物流化。通过自主设备可以实时查询业务办理进度，了解报销接单、制单、复核等物流情况，省去了在服务大厅排队缴费、报销的时间[2]，“集中收费排队长”“往返次数多”等现象能够得到极大缓解，充分体现出以人为本的服务理念。

（三）规范化

在人工智能的赋能下，财务管理逐渐向智慧财务范畴转变，业务流程更加规范，各项财务制度不再流于形式，而是与各类信息系统紧密联系起来，避免了因固化的制度和死板的操作流程导致浪费师生及工作人员时间与精力这一现象的发生，有助于提升工作效率，遏制不规范操作行为，为构建起和谐校园环境奠基。

（四）自动化

通过人工智能可以将报销、审核等环节有机整合起来，使得财务前段流程自动化开展，减少了现实排队消耗的时间，有助于优化财务服务职能，改善工作环境。可以说人工智能在一定程度上替代了人工窗口的功能，降低了管理难度。尤其是对于财务信息采集、录入等工作，设备可自动完成，能够有效降低运行成本，提高院校经济与社会效益。

（五）共享化

会计信息的生成需要通过获取和加工数据来实现，在高校财务管理中，依旧存在着非常明显的“信息孤岛”现象。而在财务管理中引入人工智能，也即搭建起共享平台，使得财务部门能够及时全面向各部门、院系收集所需各类经济活动相关数据，通过平台整合、数据处理，挖掘有效信息，生成相应的财务数据[3]，并及时向有需求的部门或院系反馈相关信息，真正实现数据互通互联。

三、人工智能在高校财务管理中的应用

（一）在数据处理中的应用

步入新时代，高校经济业务范畴不断增加，财务核算范畴持续扩大，数据来源愈发多样化。传统的财务工作方式就是由财务部门向其他部门和院系收集信息，然后手工录入、计算数据，由于数据体量庞大，出现人工失误的可能性更高。加之财务信息具有机密性，从风险角度来看，无法与其他部门实时共享，这就导致“信息孤岛”现象普遍存在。而通过人工智能可以减少大量手工作业，能够进行高效数据处理，提高数据处理的精确性，降低错误率。数据处理依托人工智能搭建起交互式平台，该平台可以在校园内主干网络的各个节点布设，并与财务系统统一管理，实现根据不同部门、院系的业务需求，有针对性地提供数据交互服务，有效避免了重复作业，突破了数据边界的束缚，摆脱了“信息孤岛”。此外，系统还可以连接银行端口，与银行数据互通互联，从而自动与银行进行对账且生成银行余额调节表。有相关试验数据显示，财务机器人每天可以自动与15家银行进行对账，并自动打印相关表格，整个过程只需要借助人工智能技术即可，无须人工干预。通过银行预留的客户端，还能够自动进行银行卡与用户名对比，完成老师工资代发，学生奖学金、助学金等发放，财务人员不需要往返银行办理[4]；连接税务端口，通过自助操作设备就可以完成税务工作，无须再前往税务大厅；根据预先设定的财务报表模板，通过对相关财务数据进行整合提炼，自动生成相应报表，而通过语音合成技术还能直接以语音形式进行播报，播报内容不局限于格式化解读报告，还可以分析报告中的异常情况，并发出预警信号。依托大数据，机器人可进行自我学习，具备问题查找的能力，还能科学分析和预测业务的发展趋势，并给出专业化的意见。

（二）在会计审核业务中的应用

高校财务账务处理伴随着业务量的陡然增加而出现巨大压力，尤其是在月底和学期末时。以往，临近期末师生就会排队进行报销，甚至一些师生早晨4、5点就起床排队，报销业务工作效率较低。随着时代发展，尽管一些学校推出了网约报账、手机报销等方式，但是普及率不高，并没有从根源上解决这一现状。而基于人工智能的财务系统，具有图像识别、二维码识别、大数据智能算法等功能，直接扫描发票二维码或是拍照就可以识别并转化成电子形式，系统会自动存储，并验证发票真伪，识别发票的日期、金额、内容[5]。验证完成后在线填写电子版审批单，系统根据权限规则，完成相应的电子签批。待财务人员在后台审批复核无误后，系统会在原始凭证上生成相应的二维码，每张原始凭证对应一个二维码。根据报账人员所填写的相关信息，自动检索匹配对应的会计分录模块，财务人员复核无误后即可自动记账。而已经过记账的凭证自动转化成标准格式的电子凭证，并与原始凭证归集到一起再系统归档。账务处理完成后，通过财务机器人就可以连接银行端口，然后直接进行支付。

（三）在高校收费中的应用

近年来高等教育体制改革持续推进，高校办学规模不断扩大，学生数量激增，高校收费工作面临巨大压力。随着财务信息化建设战略的实施，在很大程度上改变了收费模式，逐渐从银行代扣、现场集中缴费等方式转变为银校直连批扣、平台统一支付缴费、微信缴费、支付宝缴费等多种方式结合，提高了收费工作效率，减轻了师生的负担，收费服务水平有所提升，但依旧存在着诸多问题，如受场地、通信等因素影响较大，票据管理难度增加，网络缴费端口无法进入等。对此，必须要寻求更有效的解决方案，而人工智能具有自动化、智能化、集约化等优势，可以有效解决现场收费拥堵问题，弥补微信、支付宝等第三方平台缴费与校园统一支付平台缴费票证管理线下脱节的问题。在人工智能终端中，学生通过人脸识别、语音识别或是账号密码输入等方式进入到缴费界面，这样财务人员工作量将会大大减少，还能避免人为操作失误。而在缴费界面，学生可以直接查询缴费情况，并根据所显示的信息选择要缴纳的项目，选定后系统会给出具体的缴费途径，包括银行卡、二维码支付等，真正实现了收费全过程智能化。而在缴费完成后，学生还可以选择是否打印凭条及发票，同时通过身份证还能查询缴费详情。此外，系统还支持查询每张收费单的明细及批量打印功能，也可在第三方平台完成缴费后，在人工智能终端进行补打，极大节省了财务人员打印凭证、分发缴费票据的时间，同时也有利于票据统一化、集成化管理[6]。在完成收费工作后，智能终端可以根据收费信息，直接连接学校账务处理软件端口，账务系统可以自动生成记账凭证，通过所生成的二维码可以与原始凭证匹配，方便财务人员登录账务软件直接获得该批次账务信息，同时也进一步提高了原始票证与记账凭证的匹配度，有利于票据精细化管理。

（四）在财务风险预警中的应用

随着人工智能的发展，为财务智能化建设提供数字支持，也使得高校财务管理面临新挑战和新机遇，推动财务管理必须要加强风险预警，防范网络安全。利用人工智能技术中自然语言解析技术，围绕关键词构建起分析数据库，与聚类比较技术，从预算资金分配、预算执行两个维度建立相应的风险点[7]。基于预算资金分配层面，要关注资金分配是否合理，分析和发现资金分配中存在的问题；基于预算执行层面，则更倾向于资金使用监管，以求能够及时发现预算执行、经费支出等环节存在的问题，真正实现财务风险预警前移，从而将风险控制在萌芽阶段，确保财务工作有序开展。

（五）在会计档案中的应用

近年来高校发展势头迅猛，办学规模不断扩大，招生人数更是逐年攀升，就形成了大量的文献档案，档案利用率越来越高。伴随着财务管理水平的提升，对于财务档案的使用需求扩大，会计档案信息化管理成为必然趋势，而人工智能的应用能够进一步提高档案管理效率，实现文档管理智能化。智能终端在收集各种财务数据后，利用自身大量的电子空间将档案转变为电子形式，师生可以通过终端查询发票、记账凭证等电子信息，还可以下载、打印凭证，经财务批准后还能拷贝相关档案，这也使得档案查询更加便捷，有利于档案价值最大化发挥。

四、高校财务管理中人工智能应用的保障措施

（一）建立统一的软、硬件平台

智能软件平台是实施和利用人工智能最主要的媒介，在高校财务管理中应用人工智能，首先需要建设与之相匹配的软硬件平台，切实发挥出人工智能的优势，进一步推动高校财务管理工作效率全面提升。同时，借助云平台便捷化的存储功能，还能推动人工智能与其他系统软件的无缝对接，提高财务管理效率。此外，高校自身也拥有资源优势，通过建设统一的智能平台，将平台打造成财务管理中枢，还能在该平台增加其他数据管理端口。依托财务数据搭建的平台，可以与高校其他管理系统衔接起来，真正实现数据互通互联。同时，平台可以和外部系统如银行、税务、社保等专业系统连接，实现业务线上化、数据实时共享。

（二）加强岗位职责再定义与业务流程再造

归根结底，在财务管理中引入人工智能的本质还是推动管理模式的转型，但需要在执行过程中避免只是进行单一的系统变更，财务岗位职责与业务流程依旧“换汤不换药”。人工智能时代下，机器是最核心的要素，物流是图像识别技术，要想其高效运行，就对高校财务管理提出了新要求，必须重新梳理财务岗位的职责，优化业务流程，具体而言可以从以下三方面入手：一是高校要全面梳理引进人工智能后的财务流程，明确需要财务人员参与的关键环节，重新定义岗位职责，优化业务流程。二是梳理和制定操作权限清单，秉承“不同岗位职责分离”的原则，完善财务岗位制衡机制，强化对人工智能下财务工作的风险管理。三是优化会计人员职能。引入人工智能后，必将有会计人员被释放出来，所以要引导这些人员向财务分析领域转变，着力培养管理会计人才，从而为高校发展提供翔实的财务数据服务。

（三）加强复合型人才培养

专业技术人员是保证人工智能在财务管理中有效应用的重要基础，因此要加强信息智能领域人才培养，一方面要加强对学校内部财务人员进行智能化培训，提高他们智能化建设水平；另一方面要加大人才引进，多招聘一些既懂财务专业知识，又懂人工智能应用的复合型人才，同时做好绩效政策，巩固人才队伍。不仅如此，还应加强财务人员职业素养和专业素养培训，强化其专业技能，并将人工智能应用纳入考核范畴，作为绩效考核、职位晋升、评优评先的重要指标，督促财务人员能够自觉提升自我专业素养，通过学习提高自己对于智能化工具的应用水平。此外，财务人员应树立起终生学习理念，积极探索新领域，学习新技术，成为能够适应时代变革的财务复合型人才，能够主动适应新时代背景下财务管理工作所面临的新形势，成为人工智能系统与财务会计领域的跨行业专家。