新时期信息技术在农业档案管理中的应用

文/刘雪梅

农业档案管理对促进农业健康发展有着重要的作用，实现信息化农业档案管理是每一位农业档案管理工作者的职责所在。在当前“藏粮于地、藏粮于技”的战略背景下，推动农业档案管理信息化方向发展，实现农业档案科学、合理、有效地保存、使用以及交流，是农业科技的研发、推广与使用不可或缺的组成部分[1]。农业信息化档案管理必将是未来发展的趋势，是农业发展的必然选择。

一、农业档案管理的概念

农业档案是档案的重要组成部分，具有完整性、独立性的特点，主要是记录在农业发展过程中的相关信息，主要包括农业的生产、发展，消费以及交换环节，还包括农业管理制度、体制的变化、农业信息的收集、整理、查阅以及安全问题。在农业档案中还会涉及人事档案、行政管理档案、市场化建设档案等[2]。

农业档案信息化发展主要是通过运用互联网技术、物联网技术以及区域链技术进行管理，不受时间、空间、地区的限制。电子版的档案上传快、下载方便、更新及时，能够实现资源共享与共用，保证了工作模式的规范化与高效率。

二、信息技术在农业档案管理中的重要意义

（一）有利于保护农业档案的完整性

一些年代久远的珍贵纸质档案会逐渐破损，伴随着信息化的发展，历史悠久的珍贵档案可以通过机器扫描获得扫描件，改变了传统存储方式，从而减少了纸质资料被翻阅破损的情况发生。通过电子版农业档案查阅资料，还减少了文档丢失、损坏的可能。

（二）有利于准确对农业档案分类

通过计算机将各类文档分开储存，并自动进行分类与整理，避免了人为分类产生的误差，有效降低了档案管理人员的工作量，能够有效保障存放的准确度，对是否丢失档案有着及时的反馈，能高质量推动组织管理工作[3]。

（三）有利于提高农业档案的利用效率

信息化农业档案管理，使人们可通过计算机系统查阅到相关农业档案资料，并在电子版本上查阅、复制，有效解决了农业查找档案困难的问题，提高了农业档案的有效利用率。

三、信息技术在农业档案管理应用中存在的问题

（一）农业档案管理意识淡薄

在农业档案管理的过程中，部分科研人员对自己的科研成果、调查数据等不愿公开，设置为保密等级，档案出现无法持续更新的状态。受传统档案管理理念的影响，部分管理人员依然存在“重管理、重安全、轻开发、轻利用”的工作现象，对档案信息只做简单的收集工作，便于存取，工作的技术含量低，对应用信息技术处理农业档案管理工作的态度表现出不反对也不支持[4]。除此以外，少数管理人员缺乏主动服务意识，无法将精力放在处理档案工作中。这些问题对提升农业档案管理工作产生了阻碍。

（二）档案资源开发不充分

因为信息化平台建设还处于初级阶段，资源在传递与开发过程中，无法保持同步更新和存在重复研究的情况，导致了严重的信息不对称。科研项目建立时，部分国家、省级农业单位主要采用在线申报、审核、进度汇报、提交成果的程序，而信息同步传递具有较大的滞后性，电子文档的真实性以及完整性无法得到保障。档案管理工作人员无法在第一时间对资源进行整理，导致档案资源开发无法实现最大化。

（三）档案管理制度不够完善

农业档案管理制度执行不到位，管理工作中，档案管理人员具有较强的随意性，没有严格实施具体的档案管理制度，经常出现档案归档不及时，档案信息完整性不够，农业档案出现丢失的问题。除此以外，部分领导在制定管理制度时不愿结合实际情况，深入思考，以“一刀切”的方式做档案管理工作，给档案的查阅、使用以及维护带来许多困难，降低了档案管理的效率，阻碍了档案管理朝着信息化方向的发展[5]。

（四）档案管理信息化建设不够

目前，我国管理部门信息化建设较为薄弱，信息系统的功能模块不完善，对知识产权、机密信息的保护建设还有待提高。当前随着互联网的发展，许多年轻人都喜爱在互联网中寻找相关的农业信息，对农业档案管理的期望值不高，兴趣不强。这是因为当前档案管理信息硬件水平和软件水平提升速度慢，存在着许多需要完善的地方。

（五）档案管理人员专业素质不高

新时代下，推动信息技术在农业档案管理中的应用，要求管理人员必须要能够熟练处理数据，对相关信息的查询了如指掌。但当前档案管理人员的总体数量普遍不足、质量不高、缺乏对计算机设备的运用能力、档案管理工作质量提升慢、工作效率不高等问题，这对推进档案管理工作信息化带来了一定程度的制约。

四、完善农业档案信息化管理的策略

（一）加强信息化档案管理意识

基础组织要注重培养基础干部主动认识信息化，单位领导、科研人员以及档案的管理人员要充分认识到信息技术对档案管理工作的促进作用，档案部门要加强信息化开发理念以及信息技术的学习，对农业档案管理信息化工作目标进行细致划分；加大经费支持，以加快档案管理工作信息化。档案管理人员要始终保持高度的责任感与职业道德，树立良好的服务意识，明确工作职责；科研人员要及时反馈研究成果，协助农业档案的更新。

（二）大力发展档案信息化建设

首先，要打造具有一定规模的服务器集群，充分利用好存储效率高，存储量大的优势，实现一个功能完善的网络。其次，对硬件系统，要定期进行维护与更新，定期排查监测系统的运行情况，定期排查，避免发生故障的危险。如扫描与打印设备、存储系统，及时更新能够确保电子信息数据在保存以及传输过程中的安全性与稳定性。此外，对软件程序建设方面要不断与时俱进，结合先进的信息技术以及具体的农业档案开发需求，不断完善软件的各种功能，建立相对应的数据库，建立健全档案信息化。

（三）强化档案信息管理制度

档案部门要完善日常的管理制度，建立健全管理机制；将工作责任落实到个人，任何环节出现问题都可直接追究到个人。在农业档案管理信息技术应用中，相关的管理部门要在符合“放管服”改革的要求下，建立详细的规章制度，明确自身的管理职责、管理的任务分布、监督的责任，制定出具有可操作性、适应性强的奖惩制度，提高档案管理的效率。

（四）全面提高档案管理人员专业素质

高素质的档案管理人员对档案工作与信息技术的结合起着重要的引领作用。首先，充分利用聘用体系，提高农业档案管理人员的工资待遇，要不断选拔、培养、引入专业素质过硬、德才兼备的专业人才。其次，要加大对农业档案管理人员的培养力度，开展多种形式的专业培训，提高农业档案管理人员对信息技术水平的应用，提供多种外出学习和交流的机会，学习多种管理办法与管理技术。

（五）加强信息网络风险安全防护

在利用信息化技术进行农业档案管理时，网络安全是推进信息化农业档案管理的关键。档案部门要根据信息保护等级、知识产权的具体情况，对农业档案资源进行规范化处理、多渠道、多层次地开发农业档案信息，保障好信息的安全存储与查阅。在确保档案保密原则的前提下，上传能够开放的农业档案信息，为用户提供所需要的农业档案信息，实现高效率的管理工作。

（六）提高农业档案管理的服务水平

档案管理人员要树立积极的档案推广服务观念，深入分析用户的需求，建立档案信息反馈机制，与用户有效互动。档案管理人员要根据档案对于农业档案数据库的需求，对档案及时做出更新，不断丰富农业档案内容，优化当前档案管理工作，提高服务水平。

五、结语

农业档案管理信息化是一项长期工作。随着新时期互联网技术对人们的影响越来越大，促使农业档案管理信息化建设要提升到一个新的水平。广大农业档案管理工作者应该不断适应时代潮流，提高对农业档案管理信息化的重视程度，促进信息技术在农业档案管理中的应用，通过深度加工电子档案，加强档案信息化的平台建设、加强信息网络风险安全防护，提高农业档案管理的服务水平等策略，致力于信息技术在农业档案管理，推动农业档案管理改革工作高质量发展，为农业农村现代化发展助力。