财务共享模式下企业会计电子档案管理研究

江西省高速公路物资有限公司

引言

财务共享模式的意思是，企业在现代科学技术的背景之下建立一个网络财务共享中心，让企业旗下的所有分公司将财务工作都交给财务共享中心去处理。这种财务共享模式和传统的财务管理模式有很大的区别，它能让企业在财务管理中更加的标准化。

一、财务共享模式下企业会计电子档案管理中存在的弊病

（一）企业会计电子档案归档管理不完善

财务共享模式下企业会计档案的归档管理是一项非常重要的内容。财务共享模式下的企业会计归档管理不同于传统模式企业会计归档管理，传统的会计档案都是通过纸张进行保存和传输，而财务共享模式下的会计档案是通过信息系统进行保存和传输，而且在归档的时候，传统的会计档案都是通过纸质的会计档案进行装订和保存，在这个过程之中很容易出现错误，而财务共享模式下的会计电子档案直接把档案传输到财务中心就好了，就算出现纰漏更改起来也较为容易。但是根据现阶段的情况来看，财务共享模式下的企业会计电子档案还是存在一些问题，有许多企业并不重视对会计电子档案的归档管理，这就会导致会计电子档案在管理的过程中很容易出现不按规范进行储存的现象，再加上许多企业并没有一个规范的制度去管理电子档案，使得电子档案没有进行专门的分类和核对，一旦企业急需用到某个电子档案，就会很难从混乱的电子档案中找到需要用到的电子档案，这就大大降低了企业的工作效率。

（二）企业中的利益相关者很容易利用漏洞进行作假

财务共享模式下的企业会计电子档案管理都是由财务中心进行统一管理的，因为是利用信息技术手段进行管理，在管理过程中难免有漏洞。企业的分公司就很容易利用这种漏洞来数据造假，比如企业的某一家分公司业绩十分差，为了躲避总公司惩罚并且维护自身利益，这些分公司就可以通过科技手段对电子档案中的业绩数据进行更改，使得本身不达标的业绩在电子档案中变为达标。另外，在财务共享模式下的企业会计电子档案也很容易出现贿赂情况，比如在进行账目核对的时候，总公司往往会派财务中心的人到分公司去实际核对账目，而在这个过程之中就很容易出现分公司贿赂财务中心人员，要求和财务中心人员伪造电子档案，以达到从总公司谋取不正当利益的目的。由此可见，在财务共享模式下的企业会计电子档案管理虽说是方便了许多，但是也造成了许多不必要的问题，企业不能对这些方面视而不见。

（三）企业会计电子档案的管理制度不齐全

根据目前的情况来看，许多企业的高层管理人员的思想还停留在传统的会计档案管理中，没有意识到自身的思想已经严重影响到了财务管理模式下企业会计电子档案的管理，也不知道财务管理模式在企业中所起到的作用。在这种情况之下，企业就很难针对会计电子档案制定一个健全的制度。这种情况就会使得会计电子档案没有安全保障、没有齐全的管理设备以及没有足够的资金支持。这样一来更会为企业会计电子档案的管理造成漏洞，而且，企业会计电子档案如果没有一个完善的管理制度，企业中的员工利用其中的漏洞进行造假的现场就会更为猖獗，使得企业电子档案管理不但不能发挥其自身应有的作用，甚至还为企业中的员工进行作假提供了平台。

二、财务共享模式下企业会计电子档案管理问题的解决策略

（一）完善企业会计电子档案归档管理制度

从上文就可以得知，目前企业会计电子档案的归档管理没有一个完善的制度。这主要是企业的不重视造成的，所以想要完善企业会计电子档案的归档管理制度，首先就要企业自身重视起来。企业重视起来之后，可以在会计电子档案管理中设立一个专门负责归档管理的部门，让其负责对会计电子档案的归档进行核对，查看是否有归档错误的电子档案。而且每一个档案都有属于其自身的代码，这个部门需要运用代码对归档了的会计电子档案进行储存，让每一个归档了的会计电子档案都能够正确无误，企业下次需要急用哪个会计电子档案的时候，通过会计电子档案的代码也能够及时地找出来，十分的方便。其次，如果会计电子档案储存过多的话，会增加管理的难度，同时也会让工作人员查找起来比较困难，对此，企业可以让负责归档管理的部门定期地对会计电子档案进行整理，把一些过期作废的，或者毫无用处的会计电子档案进行及时的删除，保证每一个存放在财务中心的会计电子档案都是有用的。企业通过设立归档管理部门的方式，就可以让会计电子档案在归档过程中更加的规范，并且不容易产生错误，大大提升了企业的办事效率，使得财务共享模式下的会计电子档案管理起来更加得心应手。

（二）增强企业会计电子档案管理系统安全性

1.增强企业会计电子档案管理系统中的硬件设施安全性

企业利用财务共享模式来管理会计电子档案，都有一个专门用来保存会计电子档案的机房，而这个机房里面的安全性直接就影响到会计电子档案的安全性。如果企业没有对机房中的会计电子档案采取相关保护措施，一旦机房里面发生火灾、进水或者地震，硬件设施因此而损坏，那么对会计电子档案造成的打击是致命的，所以企业应该重视机房硬件设施的保护。首先，企业可以在机房顶部加装一个避雷器，以此来降低雷电天气被雷劈中的概率，企业还可以在机房的设备中装一个电涌保护器，这个保护器可以让电压不超过设备所能承受电压的极限，还可以把因雷电而产生的强大电流转移到别处去，通过增加避雷器和电涌保护器的方式，机房便可以在雷雨天气中安然无恙了。造成机房硬件设施损坏的原因是多种多样的，针对这种不可抗力因素，企业可以把会计电子档案存到云端，或者进行备份。这样一来，不管是自然灾害对硬件设施造成的伤害还是人为造成的伤害，机房都能够在短时间内把会计电子档案数据进行恢复，企业的运行不会因此而受到任何影响。企业还可以通过外部供应商为机房安装一个热站，如果机房的设备因为不可抗因素突然不能运转了，热站就可以让设备快速恢复运转。企业通过上述所提出的方法，可以有效地提升企业会计电子档案的安全性。

2.增强企业会计电子档案管理系统中的网络安全性

企业需要加强对会计电子档案数据的保护。首先，企业要安排技术人员经常对会计电子档案的管理系统的安全性进行测试，并且在系统中加入相关的杀毒软件，技术人员一旦发现系统中出现病毒就要及时地查杀，要确保会计电子档案管理系统中没有漏洞和病毒。除了检查的手段之外，企业还需要做好保障措施，比如设置权限，确保只有经过公司财务中心同意的计算机，并且必须是企业内部的计算机才能访问会计电子档案中的数据。其次，企业中负责会计数据保护的技术人员也是非常重要的一个影响因素，其技术好坏直接影响到企业会计电子档案管理系统安全性，所以企业应该加强对数据保护人员技术的培养。企业可以邀请专家来定期为数据保护人员进行培训，或者安排优秀的数据保护人员到专门的机构去学习，企业通过这样的方式就能有效提升技术人员的技能。企业还可以定期对数据保护人员的技能进行测试，确保其能力能够达标。

（三）完善企业电子档案内部管理制度

上文中已经提到，在财务共享模式下的企业电子档案管理很容易出现贿赂现象，企业必须严格的制止这种现象发生。首先，企业可以改革管理制度，比如增加一个对账监管部门负责监督财务中心人员与分公司的对账过程，这个监管部门直接对总公司负责，不与分公司和财务中心人员有利益关联，一旦分公司与财务中心人员出现贿赂现象，或者对账数据出现错误，这个监管部门直接向总公司汇报。企业通过这样的方式就能有效解决贿赂现象。

结语

综上所述，随着科技的不断发展，财务共享模式在企业中运用越来越广泛。但是有许多企业在财务共享模式下的会计电子档案管理还是存在一些问题，本文从几个方面对这些问题进行了分析，发现造成这些问题最主要的原因还是由于企业对于会计电子档案的管理并不重视，而且没有建立一个完善的管理制度来对会计电子档案进行管理。本文就在这样的基础之上提出了一些解决的策略，主要是从归档管理制度、会计电子档案的管理系统以及企业内部制度三个方面来提出策略的，虽说还是有一些局限，但还是希望能为企业运用财务共享模式提供一些解决思路。