浅析财务共享系统的优势劣势以及应对策略

沈冰清 中铁物贸集团有限公司轨道集成分公司

一、财务共享系统平台

(一)财务共享平台的特点

最近几年，随着不断地引入各种财务共享系统及中心管理模式，我国很多大型的建筑企业(如中国建筑工程总公司、中国交通建设股份有限公司、中国中铁股份有限公司等)都已进行了各种财务共享系统的建立，且已经把财务共享系统推广到各个子分公司及各个项目工地，并用之。财务共享系统的出现顺应了这个时代社会发展的要求，在这个人工智能、电子化，人人一台电脑的年代，形成共享中心已成必然趋势。尤其在去年的新冠疫情蔓延时期，财务共享系统平台的成立为我们财务人员远程办公提供了很好的便利，无论是单据的远程传递还是资金付款的审批及单据的报销都是在财务共享系统远程端操作，其特点主要是有着较高的效率且成本不高，同时拥有传统的财务核算系统不具备的功能。

(二)财务共享服务的定义

财务共享服务，其定义严格说是一种将分散于各业务单位重复性高、易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化，并集中到财务共享中心进行统一化处理。财务共享中心的基础是标准化，岗位按流程进行专业分工，分配业务水平匹配的员工在信息系统平台上基于影像资料在线来进行所有的财务共享业务的处理。简单来讲就是将现有的一部分财务职能集中到集团层面集中处理和操作，同时撤销原来各内部单位相关财务职能而改由集团财务共享服务中心统一提供服务。各业务系统数据与财务系统数据在业财共享平台进行互联互通，使业务数据成为财务工作的支撑，使财务信息成为业务管控的依据。

(三)财务共享中心的职能

财务共享中心承担所核算单位的会计核算、资金收付的结算、报表与税务的日常工作；进行数据的资产管理；进行落地与核算环节的各项控制；财务分析的数据、财务指标的预警、反馈内控执行情况的管理建议书；通过标准化的流程来配合法人单位的财务报表审计、税务检查等相关活动；保管电子财务会计凭证、电子财务会计档案等资料，随着不断深化的共享业务，财务共享的职能也随之进行调整。共享中心上线后，通过合理使用业财共享系统、电子影像系统、银企互联系统、税务管理系统，为各核算单位提供集中的财务会计核算、资金的结算、税款缴纳等服务，同比传统的财务业务处理模式，财务共享中心流程主要有以下几个要点：所有业务处理全部通过系统在线提单，即每发生一项业务，需要通过相对应的业务表单，在系统上传递并履行审批手续，原始凭证由各单位财务部门人员审核并保管；纸质原始单据统一改为平铺粘贴；对所有原始凭证进行影像系统扫描并上传；对所有单据均进行电子审批，或BCP系统推送，取消手工签批；所有会计凭证由系统自动生成。对于单据报销，直接可以线上审批，或者通过手机移动端审批，费用报销、控制费用标准以及云端查询等功能实现随时随地进行。通过财务共享远程查询，可以提前控制费用额度，解决事后控制带来的弊端。

二、财务共享系统的优势

不管是财务共享，还是传统的财务核算系统，都有利有弊，只谈财务共享的优势是不客观的，因此企业在选择财务共享系统时要尽量考虑其优势、避免其劣势，保证财务共享系统在今后的工作中发挥最大的作用。下面笔者就以上问题做做浅谈及分析。

(一)有利于企业标准化管理

企业运行财务共享前，各个子分公司及项目工地的操作流程、账务处理、财务管理制度及审批流程都是不一致的，而财务共享中心为公司财务流程合规以及各种管理数据的一致提供了非常好的公开透明的平台，也为企业的管理和控制及账务处理统一奠定了基础。各个公司及各个工地由于先前财务人员经验及业务水平的不同，往往入账科目及收入成本列账不同，报销单据不统一，各个公司审批手续、审批都流程不同，此次大家在使用各自公司的财务共享系统的过程中，操作的标准化提升了工作的效率，并且为入账科目、审批流程等都做了统一。

(二)有利于资金集中管理

对于子分公司及项目工地比较多比较分散的大型企业，可以将原来由各单位自己管控自己操作的几百个资金账户，归口由共享中心统一管理，可以有效的控制资金的使用，由公司总部合理的调配资金，避免资金闲置及浪费，对平衡各个子分公司及项目工地的资金并缓解他们的资金紧张，发挥着积极的作用。现金流是一个企业发展必不可少的，进行统一管理为大宗材料实行集中采购提供了条件，可使各个公司在资金使用时杜绝出现无预算、支出失控的发生。使用财务共享系统可以使企业账户管理集中和统一，可以使货币资金收支高度集中，使企业预算管控高度集中统一，这对于企业开展投融资活动极其有利，且可使资金提高使用效率，对于企业的发展起着促进作用。

(三)便于企业远程审计及财务监察、节约成本

原来的审计和财务监察工作要深入一线，费时费力，审计和财务监察工作的覆盖面很难达到要求，现在的审计和财务监察人员通过居家或者远程办公，就可以通过财务共享系统对所有单位的账务及凭证附件进行审计和监察。不但节约了差旅费用、提高了工作效率，而且还降低了工作的强度。财务共享中心的建立其实就是大型企业想让公司业务流程标准化，账务处理一致，审批流程一致的产物，所以，财务共享中心的建设有更透明化的财务数据，远程办公更便捷，使审计效率大大提高。

(四)有利于规避税务风险

传统的财务核算模式对每月增值税发票要求实时准确认证处理，难于计算管理，有较大工作量并且出错率还高。运用财务共享系统后，可以对增值税发票的处理状态进行实时动态跟踪，避免了发票信息不准确，发票过期无法抵扣的现象，保证了公司销项发票的正常开具并及时入账形成收入。同时使用共享系统后，它可以自动识别电子发票和纸质发票信息，这对发票的真假验证、发票上票面信息的获得都有很大的帮助。在使用财务共享平台时，在会计核算时，可以嵌入可能涉及的涉税风险提示，这对减少企业的税务风险，及时传达集团公司相关制度和要求是极有利的。

(五)有利于电子档案的发展及管理

财务共享实现了原始凭证的电子化管理，不仅便于远程查找，也利于后期的查找工作，在异地急需的情况下，可以先参看电子版影像资料。财务共享系统无论从发票的扫描还是清晰度上都做了明确要求，对于不规范的影像无法归档，这使得原始凭证的电子档案越来越标准，越来越规范。财务共享系统电子资料不需要有固定的库房、档案柜以及采用防霉防虫防火等设施，极大程度地节约了公司的人力和财力，也更便于管理。有效解决了目前纸质财务档案资料管理中的问题，如没有统一的标准、内容不齐全，整理质量低下，规格不一致等。还可以在事件完毕后及时地把资料扫描录入财务共享操作系统，避免出现资料散失遗漏的问题。

三、财务共享系统的劣势

每件事情都有他的正反面，谈完了财务共享系统的优势，下面我们再来谈谈财务共享系统的劣势：

(一)距离差距导致远程服务沟通不及时和单据传递不及时

由于财务共享系统是通过远程收集集中数据来实现财务的共享，其中涉及到企业各个部门，无论是采购部门还是销售部门，无论时人力部门还是现场工作部门，与当面沟通交流的准确性与真实性相比，网络沟通上的缺陷就明显体现出来了，往往通过电话或者qq沟通，容易造成误解。对于人员流动比较大的企业，有些新来的业务人员对共享系统不熟悉，不能很快地进行单据报销及付款申请，容易耽误日常工作。另外线下的情况也不是千篇一律的，而是复杂多样的，单据传递的不及时会导致业务无法开展及付款不及时。有时还会导致问题变得更加复杂。

(二)流程过多，操作复杂

财务共享中心应用以来，由于员工对于新生事务学习与接受具有天生的抵触情绪，加之财务人员对财务业务水平的不一，外加业财融合后，业务的每一步都与财务关联，导致信息传递有误差，所以导致很多重复及返工的工作。例如银行承兑汇票单号，往往需要在同一笔业务中需要输入好几遍，即使已经上传了电子影像，仍旧需要入账电子单据号，并保留相关纸质资料并装订，无形中增加了很多工作量。另一方面由于系统智能化，很多现实问题，个别问题不能及时解决，所以偶尔会耽误工作效率。

(三)财务人员脱离业务，对一些业务数据的敏感性失去一定的判断

财务人员不再与公司的基层业务销售人员直接接触，交流越来越少了，面对的仅仅是一堆堆的纸质数据，这些数据经过共享的系统上传后，由于时间差或者沟通不及时，往往无法确切表达公司目前所面临的各种经济状况，这样财务人员也就无法将公司的业绩的感性情况表达出来；如有数据错误或者发票错误，一般只是在财务共享系统上直接驳回，大部分情况只是线上沟通。共享中心就是把工作分工特别细，每一个模块去一个人操作或者叫负责。不管是智能化还是人工，这些人出去哪里有职业发展前景？那可不就是越来越脱离业务，沦为辅助岗位。财务共享听上去很时尚，但这也会造成了业务与财务的脱钩问题，因为本身在财务共享中心的人员，可能并不是做过业务的人员，而且有可能对业务也并不熟悉，就会造成对一些业务数据的敏感性失去一定的判断。另外财务共享中心的数据也有可能并不一定会及时地传到业务端，也失去了财务与业务的一个深度融合，对财务的数据的价值会有所降低。

(四)工作流程机械化，类似于流水线，后期整理纸质档案非常冗繁

财务共享在企业运行后，越来越多的财务人员发现，财务工作量大且重复工作多，学不到什么财务知识，了解不到大局，越来越多的人感觉和流水线、代理记账公司差不多，像工具人一样，一成不变的岗位工作，导致财务人员从过去备受企业重视的核心财务部门人员变成 财务工作流水线上的操作员，长期以往，心理上容易出现不平衡，工作热情降低，对职业发展方向产生迷茫，对未来智能化财务工作适应性降低。无论是工作量的增加还是心理的失衡，都需要财务共享系统不断改进，不断完善。目前，我们使用财务共享系统时，每月根据业务量的多少都有大量凭证生成，这时需要打印电子银行付款存根，打印生成的收款、付款和转账凭证，然后再找到原始请款手续，原始业务单据，原始进项或者销项发票，按顺序一一整理，然后装订成凭证，像某些大的企业，一个月要上千张凭证，有些原始附件需要从银行、税务局、业务员手中一一获取，一一对应放入已经打印好的原始凭证中去，这使得后期纸质档案整理非常冗繁，既有电子版又要做好纸质凭证的保管，这使得财务工作量相当于原来的两到三倍。而且随着财务共享中心模式的推广，越来越多的用人单位都开始了解到财务共享中心的运行模式，在这种分工下财务人员缺少独当一面的经验和能力，只局限于大企业超细分工下的一部分，有可能就是打印凭证岗位，有可能是装订凭证岗位，也有可能就是整理发票岗位等等，这样财务人员了解的相关财务内容越来越少，财务人员学到的东西也越来越少，只是看到整个财务系统的一部分，不能从整体大局上了解企业的财务状况及经营状况。

(五)对财务人员以后的个人职业发展造成阻碍

人工智能的出现开始颠覆着传统行业，会计行业也不例外，毕竟计算机比人出错的概率要小得多。财务共享首先冲击的是基层岗位中缺乏技术含量的人员，这类人员可以说只会简单的记账，不具备参加公司重大决策的能力，不能为公司创造利益。在财务共享环境下，共享成本更低，效率相对更高，记账错误率小，可长时间工作，具备基层人员无法达到的收益。这时公司财务只需要管理者在面对公司重大问题时做出决策，而无需对人员进行管理。作为企业的财务人员，最重要的是要做到了解企业的收入、利润、资产、负债等整体情况，但是随着共享中心的出现导致整体财务被细分为很多个部分，导致每个财务只需做好手上这细分的一小部分工作。而当需要变换岗位或者跳槽去别的公司工作时，财务人员会感觉力所不能及，这相当于变相的弱化了财务人员的部分工作能力和学习意愿，也对财务人员以后的个人职业发展造成了一定的阻碍。

四、应对措施

决定财务共享系统可成功运营的因素，主要是共享表单的设计和对审批流程进行优化。如果共享表单设计不合理，会导致流程冗余，操作复杂，给财务共享系统的运营带来很大的阻力，消耗大量的人力物力财力；而如果流程设计不合理，会导致流程运行不通畅，造成窝工等现象。其次，对于流程设计的配合性，只有业财融合才能促进企业快速发展，即业务以财务规定为依据，财务以业务发展趋势为根基，相互配合，彼此互通。再者，要做到流程设计的扩容性，在公司规模不断扩大的过程中，会增多经营业务种类，对于新兴业务，财务表单要不断完善，从而达到新兴业务的要求，避免出现表单没有及时更新，而造成新兴业务处理不及时，进而使得公司的业务处理受到不良影响。另外，财务共享中心可以增强财务部门的管理功能，简化财务运作流程，优化财务工作的管理模式，实现对深层次数据的挖掘和企业内部各部门运营的协调与管控。

财务共享需要财务人员会做账、会报表、会数据分析、知信息、懂技术、懂法律、懂采购、懂销售。在大数据时代背景下，擅长于信息技术的财务人员也越来越受到企业的青睐。仅局限于基础的财务核算工作的财务人员是必然会被时代淘汰掉的。财务工作者需不断学习新知识、新技术，培养大局意识，做到能基于财务数据为企业提供有价值的决策意见。同时，应建立财务人员的轮岗机制，使每个人能够在各个岗位上工作并相互学习，同时也可以轮换到业务岗位，使个人的发展与企业的发展相结合。这就要求我们在学好本身财务知识的同时，要实打实的深入到公司业务中去，支持一线部门，创造更大的价值。

五、结语

今后，财务人员是要渐渐转型成为一名高级管理人才的，因此必须要精通财务管理，企业会计、审计税务、银行条例、金融融资等相关专业知识，同时还要熟悉财务法规、公司条例、经营开发及管理、企业合并、内控、法律合规等内部管理知识，随着财务共享的普及，成为一名管理会计将是大势所趋。■