互联网信息化环境下的医院会计档案管理

2021-11-22陈幸兰河南中医药大学第一附属医院

财会学习 2021年35期

陈幸兰河南中医药大学第一附属医院

引言

互联网信息化环境下，医院会计档案逐步由纸质档案模式向电子档案模式过渡，会计档案在网络环境中也实现了资源共享，这不仅提高了会计档案的利用率，同时，也节省了大量的人力资源成本。而对会计档案管理人员来说，受到传统思想观念的影响，一时间难以接受这种新型的信息化管理模式，档案资料的收集、归档、建目、借阅、检索、保管等工作流程依然沿用传统的手工操作模式，这严重影响了会计档案管理工作效率，给医院其他各项工作的顺利开展制造了障碍。因此，为了快速适应互联网信息化大环境，医院应当从转变档案管理人员的思想观念着手，建立一套科学完善的会计档案信息化管理体系，使会计档案的实际应用价值得到切实体现。

一、医院会计档案管理在互联网信息化环境下的显著特点

（一）省时省工，减少投入成本

医院会计档案管理是一项工作内容烦琐、管理流程复杂的基础性工作，过去，在人工管理模式下，档案资料的收集、整理、归档、查阅、审核、保管等流程需要耗费大量的人力资源，无形当中使工作效率大打折扣。而在互联网信息化环境下，会计凭证、会计报表、各种单据等档案资料都建立了电子档案，管理人员只需要登录档案信息管理系统便可以完成烦琐的工作流程。比如以档案检索工作为例，过去在检索查阅会计档案资料时，管理人员需要对纸质档案的保管区域进行确认，然后再逐一按照档案编码目录进行查找，这一过程，需要耗费大量的时间。而档案信息系统建立以后，管理人员可以直接在检索界面输入所要查找的档案资料的关键字即可快速检索到相关的电子档案资料，给医院节省了大量的人力资源成本[1]。

（二）推进了档案规范化管理进程

由于医院在经营发展过程中，资金往来账目频繁，形成的会计凭证以及各种财务会计资料相对较多，如果依然采取过去传统的档案管理模式，大量的纸质资料将占用一个较大的存储空间，受保管条件的影响，档案资料极易出现丢失、受潮、受损甚至烧毁的情况，进而给医院造成巨大的损失。而在互联网信息化环境下，纸质的会计档案转变成为易保管、易查阅、易建档的电子档案，这就使得档案管理流程变得清晰化和规范化，同时，也能够节省大量的纸质档案存储空间，无形当中为医院减少了大量的支出成本。

二、互联网信息化环境下医院会计档案管理存在的问题

（一）档案存储介质的不安全因素

众所周知，当医院的计算机接入互联网以后，极易受到网络病毒、木马程序的侵蚀或者黑客的攻击，而存储会计档案资源的数据库的安全风险系数也不断攀升，在这种情况下，医院一些重要的会计核算数据以及会计报表等关系重大的档案资料极易出现丢失、被盗的情况，虽然系统管理人员定期对系统进行杀毒处理，但是，网络病毒与木马程序攻击的不确定性，使得会计档案资料仍然要面对损坏与被盗的风险。比如外来人员随意接入U盘或者移动硬盘等外部存储介质，这些存储介质如果自带木马程序，将极易在计算机系统内传播，进而波及会计档案资料的存储数据库[2]。

（二）信息系统管理标准不统一

随着互联网技术与信息技术的迅猛发展，各种系统应用软件也呈现出多元化发展态势，甚至一些应用软件并没有经过权威的IT部门的审批，并流入市场，以至于医院的会计档案系统也五花八门，没有一个统一的行业规范和标准。而对于医院的会计档案管理工作而言，本身就是一项严谨性与严密性较高的工作，但是，在建立档案应用系统时，由于相关技术人员缺乏对软件专业性与权威性的认知，使医院内部所使用的档案管理系统的功能性严重缺失，甚至对一些会计档案的报表格式也无法兼容，这不仅影响了工作进程，而且也使档案信息化建设严重滞后。

（三）档案管理人员综合素养亟待提升

档案管理人员的专业技术水平、各项管理制度的执行力以及个人职业素养与档案管理工作绩效的高低存在密切关联，然而，就目前医院会计档案的管理队伍来说，在学历、学识、经验、专业技能等方面表现的参差不齐，尤其在互联网信息化环境下，一些管理人员仍然沿用过去的工作模式，对档案信息系统的操作功能一知半解，甚至对电子文档、电子报表的制作等一些基础性工作，也难以胜任，以至于档案管理涉及的工作内容也无法正常衔接。

三、互联网信息化环境下医院会计档案管理策略

（一）增强安全防范意识，健全安全保障体系

医院会计档案涉及医院内部的各项财务数据，一旦泄露或者丢失，将给医院带来巨大的损失。因此，医院的各级管理层领导以及会计档案的管理人员应当进一步增强安全防范意识，在原有安全保障机制的基础上，构筑一道坚固的安全防护屏障。首先，针对电子会计档案资料数据库进行加密处理，通过设置安全防火墙，在医院内部局域网与外部互联网之间建立一个安全绿色防护屏障，以抵御计算机病毒、木马程序以及网络黑客的攻击。其次，针对会计档案信息管理系统，应当结合医院各科室以及决策层领导的职责权限，设置一个界面登录权限，在进入会计档案操作界面以后，需要经过身份认证或者复杂密码的输入才能浏览到相关的档案资源。最后，由于互联网信息化环境下，计算机病毒的入侵路径呈现出多样化特点，因此系统管理人员应当定期下载安装漏洞补丁，同时，应当严禁外来人员携带外部存储介质登录医院内部的计算机系统，以保障会计档案资源的安全性[3]。

（二）增强信息意识，统一管理标准

进入21世纪后，互联网信息化建设步伐逐年加快，在这一背景下，医院也顺应当下时代的前进节奏，相继建立了会计档案信息管理系统，并在实际运行过程中收到了良好的应用效果。因此，会计档案管理人员应当始终秉持一种与时俱进的态度，进一步增强信息意识，快速适应高效快捷的信息化管理流程，及时摒弃过去老套的思想观念。同时，为了提升医院会计档案资源的利用率，医院在优化档案信息管理系统时，应当建立一套标准化、规范化的档案管理系统的统一执行标准，在保证系统兼容性的同时，使医院会计档案管理系统的功能性保持一致，以便于各项工作的高效展开。比如以管理系统的档案检索功能为例，医院各科室的检索界面应当具有相同的风格，而且在检索过程中，只需要输入简短的关键字或者关键词组即可查询到所需的档案资源，这种标准统一的管理系统既可提升档案管理绩效，同时，也给医院各科室的医护人员与管理人员提供了便捷的人性化服务。

（三）抓好培训再教育工作，提高管理人员综合素养

人才是医院会计档案管理工作高效展开的先决保障，尤其在互联网信息化背景之下，档案管理工作对人才的专业技能水平的要求越来越高，基于此，医院的人力资源部门应当结合会计档案管理岗位的职责权限，编制一个科学系统的内部培训方案，将会计档案管理工作涉及的财务基础知识、系统操作方法、医院规章制度等内容纳入培训方案当中，并通过集中培训、专家讲座和远程互动等方式，对会计档案的管理人员进行培训再教育，使管理人员能够清醒地认识到会计档案信息化管理的重要性，进而切实履行自身的岗位职责与工作义务。与此同时，医院可以定期举办一些岗位大练兵活动、信息管理系统操作大赛等活动，挖掘出更多优秀人才，为会计档案网络信息化建设注入源源不断的驱动力。