数字化转型背景下的电子档案单套制归档探析

2021-11-22中国航发四川燃气涡轮研究院信息档案中心唐祖芳

办公室业务 2021年13期

文/中国航发四川燃气涡轮研究院信息档案中心唐祖芳

随着大数据、云计算、物联网和人工智能等信息技术的飞速发展，给信息安全保护和数字记忆留存等工作带来巨大挑战。伴随着无纸化办公的普及，产生了大量的电子文件和电子档案，其数据总量呈现出爆炸式的增长。国际数据公司（IDC）在其发布的研究报告——《数字宇宙》（Digital Universe）中指出，预计全球数据量将达到44ZB，而中国的数据量将会突破8ZB大关。面对如此迅猛的增长，全世界范围内的文件档案管理领域都在重点关注文件管理的数字化转型。

一、国内外文件管理的数字化转型背景

文件管理的数字转型意味着将从以“纸质载体归档”为主的管理模式转向以“电子信息归档”为主的管理模式，数字化转型的范围涵盖了电子文件的形成、流转到归档、开放利用直至保存和处置等全生命周期过程。文件管理的数字化转型不单单是业务部门、信息化部门和档案管理部门的局部调整，而是一项涉及文件管理模式、组织架构、业务定位以及发展方向等全方位整合的系统工程，其涉及政策、法规、技术与管理等的支撑和保障。

（一）国外数字化转型实践。近几年来，以美国、澳大利亚、加拿大等为代表的欧美国家提出要全面迈向以文件管理和数字信息为主导的新时代，并纷纷出台了其电子文件的数字化转型发展规划及系列的配套措施，从而实现其规划目标，还以此设置具体的时间表。文件管理的数字化转型已经成为世界范围内档案管理领域的基本发展趋势。

（二）国内数字化转型实践。在全球范围文件管理数字化转型背景下，随着我国“互联网+”行动计划的提出以及电子政务建设的深入，电子文件的数量成指数形式增长，再加上数据类型呈现出多元化的特点，这都对目前的电子文件管理模式带来巨大的挑战。在国家、地方和行业政策法规的引导下，一些信息化程度较高的行业、政府机关和企业事业单位率先在电子公文、电子税单、电子合同、电子病历等业务领域中开展电子文件单轨制管理探索。

（三）电子文件“双套制”“双轨制”管理的弊端日益凸显。在各行业领域，伴随着电子文件管理的相关政策法规、标准规范的逐步完善，全面实施电子文件归档和数据接收工作的条件已日趋成熟，电子文件的“单套制”“单轨制”管理模式已基本形成。“双套制”“双轨制”在电子文件管理过程中的弊端日益凸显，实践证明，“双套制”已无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。

另外，三维数模、多媒体文件以及一些关系型数据库文件等都无法转换成纸质文件。加上采用电子文件“单套制”“单轨制”管理模式，能极大地降低组织机构的管理成本，提高效率。

二、企业实施电子档案单套制归档面临的主要问题

随着信息技术的普遍应用和信息化建设的深入，对企业来说，无论是在型号研制还是在经营管理活动过程中，产生了大量的电子数据。而企业的数据资源既要在线应用，又要作为档案来进行管理，这使得档案的形态和管理方式都发生了根本性的变化，电子档案管理模式面临一系列新的问题和挑战。

（一）“一把手”推行单套制管理的意愿不强。因出于对电子档案的安全性保障等多方面因素的考虑，还未建立电子档案的信任机制；加上企业对组织内部电子文件管理能力的自评估不足，导致“一把手”推行单套制管理的意愿不强。

（二）档案人员的思维观念跟不上信息化变革。长久以来，人们对“双套制”管理的依赖以及对脱离档案系统后的电子档案的可信程度不高，导致推行电子档案“单套制”“单轨制”的主观意愿不强，很难冲破“双套制”管理的舒适区。

（三）在保障电子档案安全性方面的技术支撑不足。一方面，业务系统在设计之初大多都未考虑电子文件归档的“四性”问题，使得业务系统中的电子文件在信息流转及归档过程中极易出现信息要素的丢失或被篡改，无法保证归档电子文件的“四性”。另一方面，档案系统在接收归档的电子文件时，也未开展电子文件归档的“四性”检测，这都制约着电子档案单套制管理的进程。

（四）业务系统数据归档面临诸多问题。业务系统数据归档强调数据保管权限的移交以及一系列使数据及其证明信息实现档案化管理的手段。业务系统的数据归档不能片面地等同于电子文件归档，更不能等同于数据备份保存。目前业务数据归档普遍存在以下问题：

1.业务部门对数据归档的价值认知不足。业务部门经常会认为数据归档对业务活动支撑的作用有限或数据归档后不能提供针对专业的细分应用和信息资源服务，从而不愿意进行数据归档，转而由业务系统自行保存。这不仅会加剧各个业务系统之间的数据壁垒，导致业务系统数据共享难度加大，还会大大加重业务系统的负担，降低业务系统运行效率，极易造成数据丢失或损失关联信息的情况，将对企业数据资产造成严重的影响。

2.业务系统数据归档设计不足。数据归档涉及的业务系统众多，包括了设计、仿真、试验测试、生产制造、保障、运营及决策等系统，除设计和运营管理系统外的其他多数业务系统，在建设之初并未系统考虑电子文件归档问题；另外各业务系统产生了大量的结构化、半结构化和非结构化的数据，其数据管理要求和归档模式也不同。因此研究制定体系化的归档解决方案与策略，以满足各业务系统不同的数据归档需求，将成为今后数据归档的重点研究方向。

3.数据管理部门的职责定位不清。随着数字化转型升级的深入，档案部门将不再是唯一的数据资产保管部门，数据中心、数据资产部门等的设置可能会形成新的业务系统数据归档的权责划分格局。而如何划定业务部门、数据中心和档案管理部门的工作范畴及职责，将直接关系到今后档案部门在数据归档、数字资源体系建设及知识管理等相关业务活动中的定位。

三、实施电子档案单套制归档的措施及建议

（一）做好数据管理的顶层设计和规划。针对数据管理缺失的问题，一方面，企业要组织开展数据普查，了解科研、生产和经营管理过程中数据管理的问题和应用需求，形成整个组织架构下的数据管理图谱和数据治理方案；另外，通过对企业电子文件管理能力的自评估，认清其在电子文件管理中的不足，从而合理制定出数字化转型和电子文件长期保存战略与发展规划。

（二）主动转变观念，加强复合型档案人才队伍建设。文件管理的数字转型必然伴随着旧观念的更新，老思想、老观念已无法适应电子文件管理的变革。业务主管部门、档案部门等都应主动转变观念，认清电子文件单轨制管理是文件管理的发展趋势；企业还要有针对性地招收和培养业务能力强、具有信息化相关知识和应用能力的复合型人才；档案人员要主动学习关于元数据、备份、迁移、可信时间戳、电子签章、数字水印、区块链等方面的新知识和新技能。

（三）多元主体协同发力，推进电子档案单套制归档。电子文件的“收、管、存、用”是一个相互衔接和连续的过程，而电子文件的“单套制”“单轨制”管理对电子文件的前端介入和全过程管控提出了更高的要求，需要业务部门、档案部门、信息化部门等多元主体的协调与合作，共同推进管理模式的转型。

档案部门一方面要加强与业务部门之间的协调和沟通，主动了解业务系统中电子文件的形成情况和归档需求；另一方面也要加强对电子文件的形成、流转、采集、归档和利用等全过程的监督和指导。

（四）构建电子档案单套制管理的制度保障体系。企业要根据国家、地方和行业相关政策和规范，结合业务实际，合理制定电子档案单套制管理的相关标准规范，从而确保电子文件从形成到利用等全生命周期过程有章可循，及电子档案数据和信息的完整保存。

（五）新技术应用保障电子文件真实性。保障电子文件的“四性”，历来被认为是推进单套制和单轨制的关键问题，通过应用CA认证、数字水印、可信时间戳、电子签章、区块链技术等来保障电子文件的真实性。目前各行业的试点单位正在尝试使用区块链技术，从而实现对电子档案的存证，并进行跨企业真实性验证。区块链技术在金融、合同管理和资产管理等领域的实践，正逐渐形成文件档案管理的一种新技术环境。