新时代提升办公室档案管理工作效率的方法路径探究

2021-11-22四川省凉山州会理县民政局王万美

办公室业务 2021年13期

文/四川省凉山州会理县民政局王万美

一、办公室档案管理的基本概述

（一）档案的种类。信息化建设在办公室档案管理中发挥着十分重要的作用，根据档案种类进行划分，可以将其分为资料信息档案和资料规划档案，具体如下：1.资料信息档案。档案主要是记录相关报告，多为资料后期的研究内容，是相关工作开展的主要依据，办公室档案管理不只是记录和表现资料相关的内容文字，主要是通过管理反映当前情况，以此为发展建设提供意见。2.资料规划档案。档案可以理解为工作发展的“动向”，从记录到保存形成一份完整资料，其中主要包括相关工作中出现的问题、活动、相关建设等，因此档案本身也可以将其称之为企业单位的“历史资料”。

（二）档案的特点。保障档案具有永久保存和流传的价值，会详细记录相关工作的各项内容，并将此内容进行储存，使得档案具有时间价值及应用价值。而办公室档案的内容和种类较为丰富，通常呈现杂乱的特点，不同工作的档案存在较大差异，因此在管理中需要结合实际情况针对性分析，以此使档案具有永久保存和流传的价值，该目标对于我国发展建设有着重要意义。另外，办公室档案管理应具有跟踪性，要求详细记录相关工作中的全部内容，为后续的建设提供资料参考。

二、办公室档案管理的作用

（一）服务于相关建设。随着我国经济的不断发展，各行各业正在不断完善，由此进一步带动了办公室档案管理工作的革新。为确保办公室档案管理工作的有序推进，需要落实档案管理工作，使其能够贯穿于整体执行的全过程，保证相关工作能够顺利开展。此外，行业发展离不开档案资料的支持，而数字化办公室档案管理则能够有效提高服务质量，实现技术与档案管理之间的相辅相成。

（二）提高档案应用效率。档案中囊括相关工作开展的全过程，是对工作的真实记录，所以为保障档案的准确性和可靠性，在数字化建设中需贯彻落实国家各项法律法规与标准强制性要求，保障档案管理质量。同时，还要注重利用数字化手段提升管理效率，如数字档案查询功能可同时检索20-30个档案信息，最终检索出来的结果按照特定要求进行排序，以此实现个性化服务与配套调取，由此可以看出融合互联网技术能够完善档案管理工作，进而提高档案的应用效率。

（三）提供资料保障。当前我国各行各业正处于转型的关键期，若想实现可持续发展，就需要对办公室档案管理改革工作加强关注力度，基于档案资料制定可行性计划，而领导则应充分发挥示范作用，确保相关工作开展顺利推进。办公室档案管理活动需要贯穿于工作全过程，将创新管理作为质量和效率的稳定保障，进而使相关工作的开展更加符合时代发展需求。

三、新时代办公室档案管理的现状

（一）档案管理制度未能完善。由于事业单位档案管理逐渐向数字化方向发展，虽然为整理记录带来了许多便利，但是数字化载体依旧需要消耗人力物力，并且后期需要进行维护和更新，所以就当前阶段而言，许多事业单位的档案管理制度仍然不够完善，比如录入工作较为繁琐，降低了管理人员的工作积极性等。除此之外，部分事业单位未对电子档案管理加强重视，导致相关档案管理制度无法进一步落实，影响档案管理的有效实施。

（二）管理工作负荷比较大。档案管理在业务活动中有着不可替代的作用，其不仅可以将资源档案保存下来，还可以对此类资料进行有效利用。但档案管理工作负担较重，比如当前随着部分事业单位规模的不断扩大，相关工作变迁等现象频繁发生，增加了档案管理工作的负荷，使管理过程中的工作量随之增加，对管理人员带来了巨大的工作压力。比如简单的信息录入工作，并没有充分发挥数字化技术的作用，其原因是实际建设过程中缺乏信息化技术的应用，无法实现电子材料的转换。由此可以看出，信息化建设在档案管理中有着不可替代的作用。

（三）档案管理工作人员素质问题。部分档案管理工作人员存在综合素质不高的问题，主要表现是将自身的工作仅定义为档案录入与档案保管等，缺乏对档案管理工作的深刻认知，实际工作无法满足时代需求。同时当前管理人员技术手段掌握相对匮乏，不利于档案管理在新阶段进行改革与发展。所以在新形势下的档案管理数字化创新中，必须要以相应的软件设备与硬件设备作为支撑，避免档案管理受到影响，进而使档案管理制度及具体工作得到落实。

四、新时代提升办公室档案管理工作效率的基本要素

在当前新时代背景下，办公室档案管理需要改变现有模式，提高企业单位的服务质量，为实现可持续发展提供推动力。现代化办公室档案管理模式是其转变的主要方向，通过信息化手段提高档案资料的应用率，避免出现档案数据无从查找或丢失的问题，具体要素如下：

（一）完整保存办公室相关资料。开展办公室档案管理信息化建设则可以有效改善传统档案管理中的不足，使相关资料转变为电子文档，在此基础上最大化避免档案原件损坏，提高档案管理水平与管理质量。

（二）提升办公室档案管理效率。在传统的办公室档案管理中，多数采用人工的方式对档案进行分类整理，这样的方式可能出现档案登记与实际不符的现象，并且会因工作量大而降低效率。因此可通过加强智能化建设提高档案管理效率，进一步减少档案管理过程中的工作量，降低管理失误率，保证档案管理工作的有效进行。

（三）增强企业单位的综合竞争力。科学的办公室档案管理能够有效提高企业单位的综合竞争力，通过加强建设实现内部信息资源的共享，在建设完成后避免出现风险问题，以此改善管理环境，提升办公室档案管理质量。

五、新时代提升办公室档案管理工作效率的方法路径

（一）重视数字化建设。我国当前的发展离不开数字化建设，因此管理人员也应充分重视数字化建设，将办公室档案管理数字化建设作为改革的重点工作，并将其列入当前的建设规划中，在此基础上完善档案数字化管理意识，提高办公室档案管理数字化的应用。同时，也应该加强对档案管理数字化建设的投入，在资源方面给予支持，积极引进先进的技术与设备建立良好的管理平台，充分发挥出管理体系的价值，实现档案管理改革。

（二）提高档案管理意识。在当前档案管理工作中应对档案资源的利用提出新的要求，以改革被动管理理念，借助数字技术将被动管理服务转变为主动推送服务，进而促使档案管理人员服务的主动意识加强，使档案管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析，进而对档案资源进行优化处理。同时，需要建立相应的档案查询平台，严格管理档案资源的查询和借阅，促进工作的顺利开展，以此提高档案管理改革的效果。

（三）完善档案管理系统。在新时期，必须积极转变思想观念，顺应时代发展趋势，依据方便利用的原则，利用数字化管理模式改变传统档案，利用计算机快速准确查询所需档案，实现档案管理数字化发展。在大数据时代，档案管理应结合现代化手段将评价体系不断完善，组织优质的团队定期对不同层次的工作人员进行系统化培训，以此加大档案管理力度，进一步完善评价体系，在确保档案信息安全的前提下，杜绝违规现象的出现，从而使评价体系能够切实发挥出其实际意义。

（四）提高管理人员意识。在当前事业单位档案管理工作中，通过培训促使管理人员能够树立责任意识，贯彻落实创新、协调、绿色、开放的发展理念，将被动管理理念彻底转变，要求管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析，提高自身素质，同时要求人才熟练掌握现代档案管理技术，不断挖掘档案价值，在此基础上引进高素质人才，分析档案中的多项内容，保证管理的有效性。除此之外，人员培训需要渗透思想教育，要求档案管理人员接受新的理论、新的技术，加大自身知识储备量，进而推动事业单位的创新发展。

（五）开展档案编研工作。档案编研能够分析档案中的多项内容，不断挖掘档案价值，发挥其基础的服务作用。从技术方面建立管理规章制度，结合实际情况构建出完善的管理体系，各机构进行协调管理，使档案数字化管理标准化。在档案编研过程中应该严格执行《档案管理规定》，努力把“档案库”变成“思想库”，发挥数字化档案的价值，提高后续的档案应用服务质量。同时，需要构建责任风险体制，要求各机构进行协调管理，进一步提高利用效率和满意度。