机关事业单位贯彻落实新修订《档案法》的工作思路探讨

文/自然资源部海洋减灾中心 王伟红；国家海洋信息中心、中国海洋档案馆 孙晓燕

一、新修订《档案法》的新要求

随着大数据时代的到来，档案工作的环境、内容和对象发生了翻天覆地的变化，迫切要求创新档案工作理念、模式和方法，进行全面的数字转型和智能升级。社会公众对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放利用、提供优质高效服务。新《档案法》于2020年6月20日经第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过，自2021年1月1日起施行。此次档案法的修订紧紧围绕习近平总书记提出的档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”三方面要求，条目从原来的二十七条增加至五十三条，增设“监督检查”和“档案信息化建设”新章节，明确提出监督检查的具体事项和措施，强调电子档案的法律地位、要求和作用，规定了信息化系统建设和安全管理要求。新档案法还明确要求完善档案管理体制，健全档案管理相关制度，推动档案开放与利用。

二、机关事业单位档案工作现状和存在的问题

我国的政治体制正处于不断改革完善过程中，机关事业单位广泛参与社会事务管理，涉及科学、教育、文化和卫生等多个领域，在我国经济社会发展中扮演着重要角色。机关事业单位的档案是各项业务工作和社会活动开展的真实记录，是认识历史和了解历史的客观证据。因此，对机关事业单位档案实施科学有效的管理具有重要意义，然而，当前机关事业单位档案管理还存在诸多问题。

（一）档案意识有待提高。虽然多数机关事业单位认识到档案工作的重要性，明确指定档案工作管理部门和分管领导，但仍存在“统一领导、分级管理”的工作原则落实不到位，档案部门管理各类档案的要求执行不到位、监督指导力度不够、措施不多等问题，尚未达到各类档案“颗粒归仓”的目标。档案工作与业务工作统筹考虑不够，同步部署、同步实施和同步发展的要求未能有效落实，日常工作中开展档案收集、整理、归档的主动性和自觉性不够，档案宣传活动不多、宣传载体和平台不足，尚未普遍形成全员参与档案工作的良好氛围。个别单位的档案管理工作无人监督，领导不重视，除应对上级检查之外，档案日常维护都是能省则省、能免则免。此外，部分单位还存在档案管理人员缺失、内部分工不明，导致了档案管理工作失效。

（二）档案管理制度不健全。大部分机关事业单位的档案管理制度未能随着国家档案政策出台和自身职能调整及时制定和修订，导致档案工作人员在无制度遵循下开展工作。例如，很多单位没有明确制定档案管理办法，导致档案管理长期处于被忽略的状态。文书档案、科研业务档案、照片档案、电子档案等没有制定归档范围和保管期限等制度和标准，档案保管、利用、鉴定和销毁等缺少制度遵循，即便部分单位制定了档案管理制度，但日常工作中执行不到位，管理随意，长此以往导致档案缺失和损毁，机关档案应有的价值和作用得不到充分发挥。

（三）档案管理软硬件投入不足。受档案意识和重视程度的影响，部分机关事业单位没有设置专门的档案库房，个别单位将档案资料堆放在地下仓库和租借房中。部分单位虽然配备了档案库房，为档案安全保管提供了必要保障，但随着档案数量的增加，库房容量明显不足，且大部分库房为普通办公用房改造，难以满足防潮、防虫和防尘等专业档案库房要求，使档案长久保存面临挑战。部分单位的档案部门没有配备计算机等基本的信息化管理设备，仍使用传统的纸质载体方式管理，使用受限且程序繁琐，还极易造成档案丢失和缺损。

（四）档案信息化和开发利用程度不高。虽然多数机关事业单位都在积极开展档案信息化工作，但与本单位信息化整体工作脱节，或明显落后于本单位信息化进度，没有配备档案管理系统软件，部分单位虽配备有档案管理系统软件，但未与单位办公OA系统和业务管理系统相衔接，部分单位没有档案信息化专业人员，影响档案信息化建设的进程。信息化程度不高也制约着档案的利用开发，档案深度开发产品少，多限于大事记、文件汇编等传统档案编研形式，距离“档案工作要由封闭走向开放，由重保管走向重服务”要求尚有较大差距。大多数单位因档案数字化程度低，仅能以目录检索方式提供档案利用，不能提供全文在线阅览，档案利用效率较低，难以高质量满足业务工作信息检索的需求。

三、机关事业单位贯彻新修订档案法的思路

（一）营造浓厚的档案法宣传氛围，提高档案意识。机关事业单位的档案管理部门要借助新《档案法》出台的机会，将学习宣贯《档案法》作为本单位普法工作和档案工作的重要任务，做好档案法普及宣传。通过组织召开专题学习会、研讨会、培训会等形式，让机关事业单位的领导干部和普通职工深刻认识到档案工作的政治属性，加深全体人员对档案工作的认识和理解，从而提高档案法制意识。同时，要丰富宣传手段，借助机关事业单位主办的报纸、期刊、微信公众号和抖音等平台，开设介绍档案法和档案知识的专栏，增强单位职工对档案法认识的深度，促使全面形成掌握档案法、遵守档案法和运用档案法的氛围。

（二）建立完善的档案管理体制和管理制度。新《档案法》为我国今后档案工作明确了基本原则和发展方向，但具体到每个机关事业单位还应根据其精神实质，强化“依法依规”的档案工作思路，以“为党管档、为国守史、为民服务”作为档案工作的目的和档案人的职责使命，在充分考虑本单位实际情况的基础上，明确机关事业单位的档案工作发展布局，建立完善的档案管理体制。对本单位已有制度进行全面系统梳理，并进行配套管理制度的研究和制定，确保与新《档案法》的精神实际衔接，促使各项要求落地，构建起科学完备、全面系统和操作性强的档案管理制度。

（三）保障档案管理软硬件投入，提高信息化水平。机关事业单位应加大对档案工作的支持，对档案工作人员、经费、用房、信息化建设等各方面提供有力保障，尝试争取长期稳定的专项经费。根据新修订《档案法》要求，机关事业单位的档案信息化工作应统一规划，并纳入本单位信息化建设的总体考虑，同步谋划和实施，保障传统数字化档案和原生电子档案等档案数字资源的安全长久保存。机关事业单位要转变工作思路，传统的纸质档案“收、管、用”模式向“自动化、系统化、数字化”转变。积极利用信息技术手段对档案进行收集、整理、分类，建立新的档案管理流程。同时要保障信息化建设所需要的软硬件设备的经费投入，及时完成单位存量和增量档案的数字化。有条件的单位应配备与办公OA系统相衔接的专业的档案管理系统和查询检索服务利用系统，开展数字档案室建设，满足档案信息化建设和档案服务利用的需要。

（四）提高档案开放利用程度。一是制定完善的档案利用制度和标准。结合本单位档案管理实际，基于国家有关政府信息公开、档案鉴定和降密解密的总体要求，制定符合机关事业单位实际的档案利用制度，保障档案利用的安全。二是健全档案利用体系。建设资源丰富、种类齐全、安全高效的档案利用体系，并强化信息技术在档案利用环节发挥作用，让用户更方便快捷获得档案信息咨询，推动档案利用的现代化。三是要提高档案利用效果。充分掌握档案利用服务对象群体的特点和需求，有针对性地预测、追踪和研究分析档案利用需求、趋势和重点，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、文件选编汇编、档案专题展览、文化产品等，达到方便查阅和扩大利用范围的效果。四是积极服务大局。在国家政治生活重大活动、重大事件、重大纪念日等节点，积极挖掘档案资源，积极推出档案专题展览、专题视频等多种形式的档案产品，利用网站、微信、微博和抖音等自媒体平台，多渠道、多角度发挥机关档案的价值。