数字转型背景下文书档案数字化的有效对策

文/陕西钢铁集团有限公司 张静

一、数字转型背景下文书档案数字化建设的必要性

（一）是提升文书档案管理实效的必然要求。人类进入数字化社会后，信息技术对各行各业的影响不断加深，文书档案数字化已经成为时代发展趋势。加快文书档案数字化建设，充分将现代信息技术应用至文书档案管理的各个环节，不断改革文书档案管理内容，能够更好地采集信息资源，提升立卷归档效率。除此之外，传统纸质化、纯手工化的管理模式中，文书档案保管周期短、成本高，且容易受档案管理环境的影响。与此相比，加快文书档案数字化建设，将文书档案转化为数字化的形式进行保存、加工和管理，能够延长文书档案保管期限，打破文书档案开发利用的时间壁垒和空间壁垒，最大限度地保证文书档案资源的完整性、真实性和原始性。

（二）是满足文书档案利用需求的内在要求。文书档案是企业日常行政事务中产生的信息资源，具有重要的社会价值、文化价值、经济价值、科研价值。因此，充分挖掘文书档案的价值，满足相关主体的利用需求，是数字化时代文书档案管理工作的目标之一。首先，加快文书档案数字化建设，简化文书档案收集、整理以及编辑的各个流程，打造一体化的档案管理模式，能够更好地对文书档案进行查询与检索，为企业相关的查档、用档主体提供信息参考。例如，文书档案数字化后，能够改变现有的档案管理、档案利用格局，在同一时间满足多个主体的查档需求，提升企业整体工作的效率和质量。其次，文书档案记载了日常行政事务的全过程，反映了企业日常行政事务的内容和规律，具有十分关键的参考、指导和借鉴作用。加快文书档案数字化建设，搭建相应的档案服务平台，可以直接在内网或者外网终端为相关主体提供档案服务，帮助其更好地了解相关信息。最后，加快文书档案数字化建设，能够进一步为企业管理者提供决策依据，增强决策的科学性、准确性以及可行性。

二、数字转型背景下文书档案数字化建设中存在的主要问题

（一）建设制度不健全，影响数字化建设的规范性。一是部分企业没有结合本企业需求以及数字化建设目标，出台《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度。在缺乏有效制度的指引下，不同档案管理人员采取不同的管理标准、开发利用标准，影响文书档案管理质量。二是文书档案数字化建设的标准不清晰，对于数字类档案的归档清单、归档格式、归档流程缺乏明确的规定，数字档案的规范性有待加强。三是未结合互联网环境，对数字类文书档案的查阅、传输流程进行明确和细化，不利于厘清权责。

（二）建设水平低，影响数字化建设的可持续性。部分企业文书档案管理系统建设不完善，难以满足数字转型背景下文书档案数字化的要求，无法适应数字化社会的发展趋势。典型表现为：一是文书档案管理系统缺乏格式转化功能，大量文书档案资源的格式无法统一，后期处理难度大，不利于档案数据库建设，并且无法兼容声像、图像等形式的文件，难以适应文书档案形式、种类愈发多元化的要求，以及与企业合同管理系统、财务管理系统、OA办公系统的数据关联度低，无法实现电子文件自动同步与更新。二是大数据技术的应用水平低，导致企业在文书档案资料自动识别、自动提取、自动检索领域仍然存在缺陷。三是云储存技术的应用水平低，导致企业难以实现文书档案自动备份、一站式共享的目标。

（三）文书档案管理队伍建设滞后，影响数字化建设的效率。当前部分企业文书档案管理队伍建设滞后，档案管理人员的业务水平与数字转型背景下文书档案管理要求不匹配，阻碍了数字化进程。一是部分企业对临聘、劳务派遣类档案管理人员的培训不足，导致其不仅对数字化信息技术缺乏必要的了解，而且也对日常的档案业务知识、档案管理流程缺乏足够了解，很难快速融入工作环境中。二是文书档案培训内容单一，忽视从信息技术应用、档案数字化建设、档案安全保密等角度对人员进行综合性培训，无法做到与时俱进。

三、数字转型背景下文书档案数字化建设的有效对策

（一）完善文书档案数字化建设制度，从制度上规范文书档案数字化工作。为更好地确保文书档案数字化建设有章可循、有据可依，企业必须要加强制度建设。首先要进一步出台《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度，明确档案数字化建设的具体职责以及分工，细化各项工作的具体内容以及需要满足的条件。其次要明确文书档案数字化建设的标准，在文书档案管理系统中设置归档清单、归档格式、归档流程等基本参数。一是归档清单要与归档范围相匹配，做到明确具体、应归尽归，保障文书档案数据库的完整性，同时，为了避免电子文件归档不及时的问题，要明确电子文件归档、更新、清退的具体时限，落实相关的绩效考核以及责任；二是数字类文书档案的格式应根据文件的具体类别，采用PDF、JPG、AVI等常见的格式。三是要明确各个职能部门在文书档案管理系统中的流程节点、具体分工，真正做到一环扣一环，充分发挥文书档案管理系统的作用。最后要结合互联网环境，坚持安全管控的基本原则，明确不同主体在文书档案管理系统终端的查阅权限、使用权限、传输权限，避免发生相应的泄密事件。

（二）综合应用多种信息技术，打造可持续化的管理模式。首先要确保文书档案管理系统功能充足，满足当下文书档案深层次管理与开发的需求。一是企业应确保文书档案管理系统可以对不同的电子文件进行格式转化，减轻档案管理人员工作繁琐度，提升效率，满足后期档案编研的需要。二是企业应确保文书档案系统能够兼容声像、图像、文件类等档案资源，适应互联网环境下档案形式多元化的趋势。三是企业要通过技术手段，确保文书档案管理系统与企业合同管理系统、财务管理系统、OA办公系统能够实现数据关联与数据共享，便于后期对文书档案进行一站式登记、清点、核查、录入。其次要加快应用大数据技术，提升对图像、文字的自动识别能力、自动提取能力和自动检索能力，满足数据库建设的需要。尤其要通过大数据技术为企业提供决策支持、数据支持，真正发挥文书档案的价值。最后要加快应用云储存技术。企业可以购买云服务商的云储存服务，并打通云储存系统与文书档案管理系统的数据传输壁垒，实现文书档案自动备份，做好事后防范工作。

（三）加强文书档案管理队伍建设，适应数字时代的转型需要。文书档案数字化建设繁杂琐碎且工作量大，离不开高素质的人才队伍及企业的人才支撑。为此，企业必须以档案数字化建设、标准化管理、精细化利用为目标，以文书档案信息资源开发为核心，培育技术型、专业型、复合型的档案管理人才队伍。一是要重视临聘、劳务派遣类档案管理人员的培训，完善岗前培训和岗中培训。尤其是在岗前培训中，要提升该类人员对文书档案数字化建设、档案业务知识、档案管理流程的了解程度，避免档案管理脱离企业业务，督促其切实做好文书档案资源的收集、分类、整理、归档保存以及借阅使用等工作。二是要完善文书档案管理人员培训工作。一方面，企业要着眼于数字化建设的基本要求，重点开展以信息技术利用为核心的档案管理培训工作，制定档案管理人才培育方案，真正做到培训工作整体推进、突出重点、及时规划，实现档案数字化建设的目标。同时，也要侧重于从实践操作的角度对档案管理人员进行培训，全面提升档案管理人员的实践能力，避免培训工作理论化和形式化；另一方面，企业应深化与档案馆、图书馆等专业部门的合作，大力开展以信息技术、档案数字化建设、档案安全保密为主题的交流活动、论坛活动、讲座活动，为档案管理人员提供交流学习平台，借鉴档案数字化建设中的新经验，全面提升人才建设质量。

四、结语

数字转型背景下，信息技术对文书档案管理工作的影响进一步加深，企业档案管理改革已成趋势。由于文书档案数字化建设系统性强，涉及面广，管理方式、内容都会影响档案管理的成效，所以档案管理人员要牢固树立创新意识，用新思维解决企业文书档案数字化建设中存在的问题，确保档案资源齐全、规范、完整、安全、有效、真实。只有如此，才能最大限度减少企业档案管理成本，便于后期开发和利用。