自然资源档案管理信息化现状分析

文/山东临沂市兰山区自然资源局 李骞

我国档案管理信息化逐步发展成熟，各地自然资源档案管理部门都已实现了档案管理的信息化，但是在档案管理信息化实施过程中，个别领导对自然资源档案管理信息化建设的重视程度不够，并主要侧重于信息管理系统的业务处理和系统操作上的监管，而且在信息化建设中投入的资金和人员有限，降低了自然资源档案的利用率，档案服务质量未能得到明显的改善。

一、自然资源档案管理信息化现状

现阶段自然资源档案管理已经完成了信息化建设，根据档案管理信息化的需求，购置了齐全的信息化管理设备，像计算机、打印机、软件、扫描仪、绘图仪等，并且已经初步形成了信息化管理体系。但是在实际的档案信息化管理中，由于系统运用和管理方面存在不足，导致档案管理信息化程度较低，未能与地质资料馆、土地档案馆等实现信息共享，使得自然资源档案不够全面。另外，自然资源档案部门存有大量的纸质档案，这些档案需转换为电子档案，这就需要档案管理部门加强监管，对档案管理人员进行系统的信息技术培训，以避免人员操作失误引起电子档案中的数据出现错误或者缺失。虽然档案管理部门已经进行了信息化建设，但是部分档案管理部门还存在着手工操作的现象，这主要体现在人工检索和查询上，再加上档案管理部门工作人员数量有限，而平时的档案管理工作内容较多、任务繁重，没有足够的人手和时间进行档案利用工作。再加上自然资源档案管理部门传统的工作观念和工作模式与信息化管理的实际需求相背离，对自然资源档案管理信息化的开展有着一定的阻碍，致使自然资源档案利用率不高、服务质量和效率低下。

二、自然资源档案管理信息化面临的问题

（一）信息共享程度较低。自然资源档案在以往的管理中只注重于档案的管理工作，对其利用方面的重视程度不够，使得档案管理工作人员对档案利用的认识不足。他们将工作重心放在了档案管理中，致使自然资源档案失去了管理的价值，档案为了保管而管理，未能实现档案管理的经济效益。而在信息化建设中对信息共享存在认识偏差、疑虑和困惑，主要有以下几个问题：首先，整个部门的重视程度不一，重视部门的业务办理，而轻视档案信息化管理；其次，受到资金的限制，信息化基础设施较为陈旧，设备老旧现象较为严重；再次，档案管理人员信息技术水平较差，档案管理系统仅能使用常用的几个功能，系统的利用率较低；最后，自然资源档案信息共享的建设涉及多个部门和众多的人员，在沟通和协调上存在一定的困难。自然资源档案信息共享是信息化建设的重点，需要多个部门之间的密切配合以及良好的沟通和协调，并且其中还涉及相关政府部门的网络平台。目前自然资源档案管理部门在纸质档案管理中投入了大量的资源，降低了档案信息化的管理效率，需要档案管理部门将这些纸质档案以及新接收的档案尽快转换为电子档案，这些工作将是档案管理部门当下和未来工作的难点和重点。

（二）信息化管理制度存在不足。档案管理信息化的顺利实施，需要与之匹配的管理制度。受到传统档案管理模式和观念的影响，档案管理部门没有及时的转换工作思维，还在延续传统的管理模式，导致档案管理信息化进展缓慢。档案管理方式方法不符合信息化发展需求，尤其是档案信息安全管理制度的缺失，容易引起自然资源档案信息丢失和泄漏问题。在档案信息化建设中缺少长效化的管理措施，管理理念较为落后，没有按照档案相关法律法规的要求依法治档，造成原有的档案管理制度存在不足，埋下了安全隐患，需要档案管理部门在今后的档案管理信息化中进行逐步改进，修补档案管理信息化中的漏洞，确保自然资源档案管理信息化的高效运行。

（三）档案利用率较低。自然资源档案管理部门在实际的档案管理信息化中，工作的重心没有放在档案信息化管理上，而是放在了业务办理和系统操作上，档案管理工作人员日常工作的主要任务是业务处理或者是窗口服务，对档案的后续整理、归档的重视程度不够，再加上档案管理工作人员较少、业务能力有限，导致档案管理质量较差，工作人员将大部分工作时间放在了查找档案上，而新的档案还在逐渐积累，原有的档案还需转换为电子档案，最终导致档案大量积压，未能得到充分的利用，致使档案管理工作效率低下。自然资源档案管理信息化建设本身起步较晚，而其又涉及不动产登记、国土规划、林地保护等多个方面的工作，如果档案整理归档不及时将会影响这些工作的顺利开展。在以往的档案管理中整理归档的主要是纸质档案，纸质档案库存量极大，部分材料存在不完整的现象，给档案管理信息化的开展造成较大的阻碍，大量纸质档案有待系统性整理，而且查找利用资料较为困难。

三、促进自然资源档案管理信息化发展的策略

（一）提升信息共享程度。构建完善的信息共享机制，实现自然资源档案管理相关部门的信息共享，整合地区内的自然资源档案，实行统一领导、分级管理，以科学合理分类自然资源档案的类目并注重非涉密档案的充分利用。建立统一的档案管理系统，打造功能强大的数据库存储管辖区域内的所有自然资源档案，相关工作人员可借助档案管理系统进行档案信息的查阅和检索。对于涉密档案档案管理部门需按照档案保密法的要求，对涉密档案进行严加管理，防止人员操作失误或者网络不安全因素的影响，对档案的信息安全产生威胁。

（二）增强服务职能。自然资源档案管理信息化建设的主要目的是实现档案的充分利用，将档案作为社会的公共信息资源，为人民大众提供优质的档案服务进而实现自然资源档案在土地开发、生态保护、不动产登记中的职能，满足社会经济发展的需求。第一，档案管理部门应由被动服务转变为主动服务，向社会积极宣传自然资源档案的价值，引起社会各界的关注并向社会征求对档案管理信息化服务建设的意见，补齐档案管理信息化的短板以及向人民大众普及档案服务的具体内容和细节，为档案的利用做好铺垫；第二，以档案管理信息化完善建设为契机，依据我国《档案法》的要求建立自然资源档案官方网站，依托于互联网络为群众提供档案服务，以及在网络中宣传和推广自身的服务，积极拓宽服务范围以实现档案利用的最大化。

（三）加强信息化管理制度建设。管理制度的完善建设是开展档案管理信息化建设的前提，针对自然资源档案管理信息化完善建设的实际需求，建立与之匹配的长效化管理机制：第一，依法治档。依据我国《档案法》《保密法》《中华人民共和国土地管理法》和《中华人民共和国矿产资源法》等的规定和要求，依法进行自然资源档案的管理工作；第二，贯彻执行“八防”的要求，切实做好档案管理的基础工作。严把收集质量关，保证文件资料的完整、真实收集，并按照档案整理标准和要求，保证档案工作的规范化；第三，档案管理系统是信息化建设的关键，在系统正式投入使用之前需由政府网络安全管理部门进行系统测试，以确保系统各项性能的稳定性和安全性；第四，电子档案的形成需经过多个环节，并对每个环节进行实时监督管理，尤其是涉密档案需要做好信息安全管理工作，以防止出现信息泄露问题；第五，面向公众的档案平台实行实名注册制，用户只有提交真实合法的证件并审核合格后才可进行档案查阅和利用。

（四）构建多渠道的档案服务平台。档案管理部门需借助当下信息技术的优势提高自身的档案管理水平，充分利用现有的自然档案资源构建一个多渠道的档案服务体系，实现自然资源档案的价值。要建立多渠道的网络查询平台，用户可通过手机添加档案管理部门的微信公众号，在公众号中可以自助查询档案，或者是在档案管理部门的业务办理区域设置档案查询机，以及构建自身的档案资源平台，以便为用户提供便利的档案查询服务。通过将档案的各项服务延伸至最前沿，使用户随时随地就可获取档案服务，简单的业务无须用户专门去档案服务窗口办理，进而提高用户对自然资源档案服务的满意度。

四、结语

在信息时代，各行各业管理信息化发展已成定局，在这一形势下，自然资源档案管理部门需认真分析自身信息化管理中的不足，积极进行档案管理信息化的建设并修补自身管理中的漏洞，为自然资源档案的开发利用做好准备。自然资源档案涉及的内容较多，包括了土地管理、地质矿产、地质环境、不动产登记等多个方面，关系到我国国土资源的利用，这需要在档案管理信息化中保证档案的真实性和有效性，以提高自然资源档案的利用价值，发挥出其应有的服务职能。