大数据时代的档案数字化建设研究

2021-11-22济南市莱芜区人力资源和社会保障局王霞

办公室业务 2021年13期

文/济南市莱芜区人力资源和社会保障局王霞

21世纪以来，计算机网络技术迅速发展，并迅速应用到了各行各业，充分融入生活、工作、学习的方方面面。在档案管理工作中，信息技术发挥了重要的作用，大数据时代的到来更助推档案管理向数字化方向发展。文章将对大数据时代的档案管理工作展开研究，以供参考。

一、大数据时代为档案管理工作带来的机遇

（一）大数据时代的概念与特点。美国的麦肯锡公司最早提出了大数据时代这一全新概念，该公司在所发布的报告当中指出：在现今这个时代当中，数据融入社会的每一个行业之内，其发展为重要的生产要素。可以说，社会公众对数据信息的发掘和使用，意味着生产率增长及消费者盈余的实现。在网络技术以及信息技术发展速度一日千里的背景之下，大数据技术的重要性日益凸显，其在社会生活与生产的各个领域当中持续得到推广和应用。审视大数据技术来看，其涵盖了下述特质：数据信息体量巨大，涉及的类目较多，具有较高的传输速率和时效性。由大数据技术的前述特质可以作出这样的论断：其发展将为人类社会带来巨大的思维变革。

（二）大数据时代为档案管理工作带来的机遇。首先，从档案管理工作自身所表现出的特点来看，工作量大、工作强度高是此项工作的鲜明表现，因此可以说，档案管理从业人员将大数据技术引入日常工作当中，将为自身所从事的工作带来全新的发展契机，具体而言，借助对此种技术的引入，能够提升档案管理工作的安全性，并且实现对档案资源的自动化管理，由此达到提升档案管理工作效度的目的。其次，档案管理从业人员借助云技术等现代信息技术手段，能够实现对档案信息资源的高效收集，从而提升归档工作的效率，并且实现对档案信息资源的集成化管理，由此将让档案资源使用者在网络的帮助之下，实现对档案信息资源的高效查找和利用，这样便提升了对档案信息资源的利用率。第三，大数据时代，档案数据能够得到更迅速的利用和更深度的挖掘。在大数据时代，档案管理工作可以有更高效的平台，档案管理工作人员能够加速档案大数据存储系统的建设和档案大数据挖掘利用支撑平台的建设，以档案数据为中心，建立分布处理、集中管理的存储体系，具备良好的性能，并能够进行灵活的分配与配置，还具有模块化建设和复制拷贝等功能，在存储功能以外，实现对档案大数据的快速利用，可以使用开源的Hadoop架构，与结构化、非结构化的数据处理子系统相结合，对海量结构化数据进行检索、分析以及深度挖掘。

最后，在网络技术得到普及的当下，社会公众基于工作与生活的需要，对档案信息资源的使用诉求不断提升，档案管理从业人员如果能够依托大数据技术等相关信息技术手段实现对档案信息资源的建档、归档与整合，将实现对档案信息资源的数字化处理，由此将会大大节省使用者的档案信息资源查找和利用时间成本，让其获得良好的档案信息资源利用体验。

二、大数据时代的档案数字化建设

所谓档案数字化建设，指的是利用计算机技术、扫描技术、存储技术、数据库技术等高新技术，将传统载体的档案资源进行转换，使其具备信息化、数字化的特点，以便于档案信息的存储、利用与共享。大数据时代，要想做好档案的数字化建设，就必须做好档案资源的数字化工作，规范档案数字化工作，开发与培养数字化档案人才，做好档案数字化的安全管理。下面笔者将对这几个方面的策略逐一进行探究。

（一）做好档案资源的数字化工作。档案管理从业人员在借助现代信息技术手段对现有的档案信息资源进行数字化处理时，应当遵循批次处理原则和主次处理原则，之所以强调这一点的原因在于，档案管理机构所存放的档案信息资源体量巨大，每一种档案信息资源的价值亦存在着显著的差异，若档案管理从业人员追求一次性实现对现有档案信息资源的数字化处理，将背负巨大的工作压力，而且会因为未能区分档案信息资源的重要程度而导致资源浪费。鉴于此，各个档案管理机构在对现有档案信息资源进行数字化处理之前，应当先行着手对档案信息资源进行遴选，以便对馆藏档案信息资源进行数字化处理优先级排序，从而优先实现对价值相对较高的档案信息资源（如保管价值高、利用率高）的数字化处理，如此将会使档案使用者获得更为优质的服务体验。

（二）规范档案数字化工作。在各种现代信息技术手段相继被引入档案管理工作领域后，大批数字化档案信息资源随之问世。不过对于档案管理从业人员而言，因为这些数字化档案产生的时期不同，储存介质、文件格式等不尽相同，由此导致了档案信息资源管理难度提高。为达到提升档案信息资源管理效率以及管理效度的目的，档案管理机构应当从下述方面着手：1.建立统一规范的数字化档案格式、存储平台。在不同部门将电子档案信息资源发送至档案信息管理部门时，如若格式以及存储平台等未能统一，则极易导致档案信息资源丢失或者遗漏，这样将会造成档案管理部门工作的低效。2.建立数字化档案文件编号机制，制定文件信息收发清单，这样将会实现对档案信息资源的高效化流程管理。3.建立标准化文化收发机制。收件部门在收件之后应当第一时间给予发件部门回馈。如此一来，将会极大地提升档案管理工作的标准化和规范化程度。

（三）开发与培养数字化档案人才。必须把传统档案管理工作模式转变为数字化档案管理模式，这有赖于档案管理机构的从业人员队伍素质，也就是说，档案管理从业人员应当具备扎实的信息化技术以及数字化技术素养，了解信息化技术以及数字化技术的特点，可以在日常档案管理工作当中熟练应用现代信息技术手段去提升工作效率。现阶段国内档案管理机构对于从业人员队伍建设的重视程度不足，特别在一些企事业单位当中，被安排到档案管理部门的人员均是无法胜任其他岗位工作的人员，这种人力资源配置状况在相当大的程度上影响到档案管理工作数字化模式的建立。为此，档案管理部门应该开发与培养数字化档案人才。为此，可以从以下几点入手：1.聘请档案管理专业人才，尤其是信息化水平较高、熟练掌握档案管理软件的使用和档案数字化加工方法的专业人才。在档案数字化的发展背景下，聘请具有一定信息化水平的人才是至关重要的，对于档案的数字化发展是非常有必要的。2.引进专业的档案外包服务公司，加强对基层档案管理人员的培训和继续教育。为了进一步提升人才的培养速度和培养质量，档案管理部门可以引进专业的档案外包服务公司，同时也要强化基层档案管理人员的信息化培训，以及继续教育的力度。3.提高档案管理人才的待遇，以市场经济来刺激后继人才的产生和专业技能的提升。为了使档案管理的信息化、数字化过程更加顺利，应该适当提高档案管理人才的待遇，吸引高水平人才。4.强化对档案管理人才的考核，以考核促发展。现如今，在档案管理人才的考核中，可以增加对于数字化技术操作的考核，从而提升档案管理工作者的工作积极性。

（四）做好档案数字化的安全管理。建立档案管理工作数字化模式的目的在于实现对档案信息资源的高效共享。在大数据时代，纸质档案转变为数字化的电子档案，能够使档案的存储期限更长，防止部分档案被篡改，尤其能够更好地保护历史久远的档案材料。但是在档案数字化的过程中，安全问题依然不容小觑。档案管理从业人员应当意识到，各类蠕虫、木马等病毒对于数字化档案信息资源的潜在威胁。鉴于此，档案管理机构应当购置先进的杀毒软件，为档案数据库安装最新的病毒防火墙，同时，设置安全密钥，对不安全端口进行升级，这些方式将最大限度地提升数字化档案信息资源的安全性。除此之外，应当建立严格的安全管理责任机制，把责任落实到具体的个人，使每一个档案管理从业人员都能够形成高度的安全管理风险意识。借助前述方式，将实现对数字化档案信息资源的安全管理，避免数字化档案信息资源遭泄露、遗失和损毁。